加强仲裁秘书职责，规范仲裁办案程序思维导图

宠上天

2023-03-09

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自1995年仲裁法实施已十余年，我国的仲裁机构已达170家，这些仲裁机构都在努力探索适合各自地区的仲裁制度的发展模式，推动着中国仲裁事业的发展，其中不乏成绩瞩目者。仲裁法规定了我国的仲裁是机构仲裁，仲裁委员会下设办事机构，而在办事机构中实际参与、塑造着仲裁事业的，正是仲裁秘书。仲裁秘书工作并不只是办理诸如立案受理、文书送达、庭审记录、裁决书和调解书的制作、案卷归档等简单的事务性工作，而是有着丰富内涵的实务性和理论性密切结合的工作。仲裁秘书在仲裁过程中扮演着不可或缺的重要角色，只有明确了仲裁秘书的职责，树立

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思维导图大纲

一、仲裁秘书的概念及定位

“秘书”广泛意义上是指“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”，而仲裁秘书是指在商事仲裁机构中专职从事仲裁业务，负责案件的程序管理和服务工作的人员，也有机构称之为“办案秘书。

在仲裁过程中，仲裁秘书既要代表仲裁机构履行受理案件、协助组成仲裁庭、推进案件审理进程等职能以服务于当事人和仲裁庭，又应通过案件管理，确保仲裁程序中的参与者严格执行仲裁法、仲裁规则及相关规范以维护当事人仲裁权利和机构的公信力。因此，仲裁秘书在整个仲裁过程中起着举足轻重的地位，既是服务者，又是管理者、合作者和监督者。在仲裁实践中，有一个误区，仲裁秘书往往被当事人甚至是仲裁员称为“书记员”，这种称呼是不适当的，不准确的。我们来看一下书记员的概念和职责。在《人民法院书记员管理办法(试行)》中第一条规定书记员的概念是：书记员是审判工作的事务性辅助人员，在法官指导下工作。其第二条规定了书记员的职责有：办理庭前准备过程中的事务性工作；检查开庭时诉讼参与人的出庭情况，宣布法庭纪律；担任案件审理过程中的记录工作；整理、装订、归档案卷材料；完成法官交办的其他事务性工作。也就是说，书记员在审判过程中，主要从事的是事务性的服务工作，仅仅是服务者，并且是在法官指导下进行的带有被动性质的工作。而仲裁秘书的工作是主动性，既是服务者，又是案件的管理者。通过以上仲裁秘书与书记员概念和职责的比对，仲裁秘书与书记员是不能等同的，这是不言自明的。

在仲裁实践中，各仲裁机构的领导日渐认识到仲裁秘书的岗位的重要性，有一些仲裁机构明确要求担任仲裁秘书的人员的首要条件是法学学士以上学位，在业务能力的要求上也提出仲仲裁秘书的水平应当不低于仲裁员的水平。这种要求是否妥适，在此不论，但有一点是不容置疑的，那就是仲裁秘书的职责决定了其必须具备法律专业知识及驾驭案件的能力。以下本人将结合十余年的仲裁秘书实践，谈一下仲裁秘书在受案后的仲裁程序的不同阶段中的职责及应注意事项。

二、仲裁秘书在仲裁过程中的职责

1、接到案卷之初的前置审查

（1）初步审查主体的适格性

（2）审查仲裁协议（或仲裁条款）的有效性

仲裁协议是仲裁的基石，是当事人对仲裁机构管辖权的授权。有效的仲裁协议的存在，是仲裁程序得以启动的必备条件。尽管仲裁协议（或仲裁条款）的效力问题，属于立案时审查的对象，但作为办案秘书，对于涉案仲裁协议的效力最好予以审查。对于仲裁协议是否有瑕疵，被申请人是否会针对仲裁协议的效力提出异议，申请人的申请是否在协议的仲裁事项内，是否超出了法律规定的仲裁范围等等加以了解，做到心中有数，可以在接下来的程序中从容应对可能出现的问题，并且及时给仲裁庭以提醒。案例：有一起建筑工程合同纠纷案，申请人的仲裁请求除了要求裁决被申请人给付拖欠的工程款及承担违约金外，还要求裁决被申请人支付给申请人人防工程款及劳保基金。此案申请人的前两项请求属于仲裁事项的请求，后两项请求则超出了仲裁事项，不属于双方当事人约定的履行建筑工程合同发生的纠纷。开庭前，对申请人的请求予以疏理分类，开庭质证阶段就可以及时提醒仲裁庭注意，对不属于仲裁事项的请求和超出仲裁范围的请求不加以质证，从而节省了仲裁时间，提高了仲裁效率。

2、送达

第一次送达，根据不同情况采取不同的送达形式。或通知被申请人前来领取或邮寄送达。采取邮寄送达的，须索取妥投回执。地址无误但被拒收的，根据本会的仲裁规则，仲裁文书退回的视为送达之日。关于邮寄送达，应特别注意的是：要认真核对妥投回执签收单位的印章是否为被申请人本人的印章，以避免应收单位是甲单位实际签收单位是乙单位的情况。我承办的一个案件在送达上就发生了这样的情况。第一次送达后，在答辩期满前，被申请人未提交答辩及选定仲裁员声明。我电话查询了了速递服务电话，被告知第一次送达的仲裁申请书等已妥投，盖的是签收单位的收发章。于是虽未见到妥投回执，我还是放心地组庭了。组庭及开庭通知书同样以速递方式发出。开庭那天，被申请人如期到庭，但声称未收到第一次送达的仲裁申请书及选定的仲裁员声明等。后来两次送达的妥投回执先后收到，但是两张回执上盖的是另一单位的收发章。职业的敏感让我不安，因为有可能会出现程序的上的问题。我马上打有关速递人员的电话询问，得知被申请人与盖章的单位在同一地址办公，据说是同一单位。这种说法在法律上显然站不脚，不能证明两次送达的仲裁文书已妥投给被申请人，虽然被申请人实际上肯定是收到了，要不然不可能如期到庭。可是法律是用证据说话的，不能用推理。被申请人开庭时到庭也只能说明其接到了第二次送达的文书，得不出其同样收到了第一次送达的文书。是否是速递投递环节出现了问题？经仲裁庭合议，我和首席仲裁员去速递局调查取证。通过烟台速递局，被申请人所在地的速递局给我们出具了证明，证明根据邮政法的规定，我们两次送达的仲裁文书已视为妥投给了被申请人。从烟台速递局出来，一悬着的心终于放了下来。幸而我们及时取证，避免程序上出现漏洞。

3、协助组庭和确定开庭时间阶段

（1）根据争议金额和双方当事人的约定，确定适用普通程序还是简易程序。

根据仲裁规则的规定，适用普通程序的情形有以下两种：

一是争议金额超过20万元的；二是当事人约定适用普通程序的。这种情形，须提前告知当事人承担增加的费用。

适用简易程序的有：

一是争议金额不超过20万元的；二是争议金额超过20万元，但当事人约定或同意的。

应当注意的是，如果争议金额超过20万元，适用简易程序，缺少双方当事人的约定或同意，就是程序上的一个瑕疵。

（2）了解仲裁员有无回避情形

如发现当事人选定的仲裁员有回避情形，在组庭阶段即通知当事人另行选定，以避免由于对方当事人针对仲裁员提出回避申请，人为地延长仲裁时间。

组庭后仲裁秘书要适时提醒仲裁员阅卷，提醒其准时开庭。庭前阅卷是仲裁员的义务，但由于绝大多数仲裁员是兼职，其中律师又占多数。兼职性决定了仲裁员不可能倾心投入。这就需要仲裁秘书适时加以提醒。对于仲裁秘书来讲，做这种提醒很劳神。因为一个仲裁秘书手里可能同时有二、三十起案子，每一起案子有不同的开庭时间。每一个案子都要提前通知，普通程序的要给三个仲裁员打电话，是一件很辛苦的事情。讲到这里，仲裁秘书工作的琐碎性也就显现出来了。当然，我们的仲裁员也不乏严于律已、时间观念很强、职业操守高的仲裁员。这样的仲裁员就无须提醒了。但是对于有一些仲裁员，假如仲裁秘书不提醒，仲裁员庭前不阅卷，必然会影响庭审的效率；一旦不幸忘了开庭时间，就会让双方当事人苦等甚至不得不取消开庭，会直接损于仲裁机构的公信力。为了避免出现如此负面影响，仲裁秘书做这些辛苦的提醒也是值得的。

4、庭审阶段

（1）庭前核对当事人及委托代理人的身份

核对当事人及委托代理人的身份，是确保到庭人员符合法律规定的重要环节。对于自然人，要将本人与其身份证件核对。对于法定代表人要有单位开具的法定代表人证明。对于委托代理人，是律师及法律工作者的，要逐一核对的有一是律师执照和法律工作者证；二是律师事务所、法律服务所公函；三是当事人的授权委托书。原则上这三者缺一不可，但可以灵活掌握，如第二项，如果其开庭时未提交，可限期庭后提交。但是缺少第一项和第二项，是不可以到庭的，因为其自身的身份难以确定，加上缺少当事人的授权，不具备委托代理人的基本要件。如果没有准确核对当事人及委托代理人身份，不仅会出现程序上的缺陷，有可能不利于实体上的处理。案例：有一借贷纠纷仲裁案的申请人的委托代理人出庭时向仲裁庭出具了授权委托书及公函，表明其具有律师身份和当事人的授权。但当时仲裁秘书因疏乎没有查看其证件，就这样此代理人以律师身份参与了庭审，申请人庭后追加了要求被申请人承担律师费用的请求，质证时被申请人由于是普通老百姓，对收据未提出异议。后来，仲裁庭发现申请人提交的收据不是律师事务所的正规发票，进而又了解到其代理人并不是律师，而是法律服务者。出现这样尴尬的情形，就是由于仲裁秘书没有很好的把牢核对关。

（2）准确完整地记录开庭审理笔录

开庭审理笔录是记录仲裁庭开庭审理案件的全部活动的重要文书。仲裁庭开庭审理案件的全部活动，是指宣布开庭、仲裁庭调查、辩论和最后陈述、宣布闭庭。开庭审理笔录首先记明开庭时间、地点、旁听人员经过当事人同意及旁听人数、仲裁员和秘书姓名。然后按照仲裁庭审理进行的顺序如实记录。庭审笔录，是仲裁庭处理案件的主要依据，也是仲裁机构案卷档案的重要组成部分。它不仅记载着有关证据,如当事人的陈述和证人证言等；也记载着证据材料的提取情况，例如，鉴定人介绍鉴定情况、鉴定结论，以及其他证据来源等；同时，反映仲裁庭活动是否符合仲裁法及仲裁规则规定的程序，如仲裁程序违反法定程序的，是撤销裁决的事由之一。因此，准确完整地记录开庭审理笔录，是仲裁秘书的重要职责。

庭审笔录应完整地记录仲裁活动。庭审笔录不完整，就会成为法院撤销裁决的依据。曾有一个案子，笔录仅有庭审调查的记载。实际上庭审调查过程中，仲裁庭发现此案民过了仲裁时效，申请人已丧失法律上的胜诉权，因此也就没有继续开庭。休庭后，仲裁庭驳回了申请人的请求。申请人申请法院撤销仲裁裁决，法院以庭审违反法定程序为由支持了被申请人的请求。

5、仲裁庭评议阶段

仲裁庭评议意见是不公开的，仲裁秘书的职责是做评议记录，不能泄露仲裁庭评议结论，严守秘密。

6、结案送达阶段

裁决书或调解书由首席仲裁员或独任仲裁员起草，仲裁秘书负责校对。除了文字、数字上的校对，着重要校对的内容是双方当事人的名称、地址，仲裁请求和裁决内容，审查有无漏裁或超裁的事项。仲裁裁决书如有漏裁，可以补充裁决；如有超裁，则是导致撤销的事由。所以仲裁秘书校对裁决书的作用，相当于“防火墙”的作用，防患于未然。仲裁秘书在这一阶段的作用同样不可小觑。

特别应注意的是：根据仲裁法的规定，裁决书或调解书的原件应由仲裁员签字。在仲裁实践中，有的仲裁秘书认为仲裁员在评议笔录上签字就可以了，不必要在裁决书或调解书上再签字。这样的做法是不规范的，也与仲裁法的规定相悖的，应予以纠正。

裁决书或调解书的原件在主任签发后，就可印发了。送达前，须加盖“一大章两小章”。一大章即烟台仲裁委员会印章，两小章即“正本”或“副本”章和“该件与原件核对无异”章。送达后，要妥善保管好送达回执。因为如果当事人申请执行的话，执行法院会要求当事人提供裁决书或调解书的送达回执。

送达结束后，仲裁秘书最后的职责是案卷归档及仲裁员报酬的计算了。

当然，具体到每一个案子，仲裁秘书的职责还有协助仲裁庭作调解工作、调查取证工作。如果需要鉴定或审计，还要与鉴定、审计部门联系相关事宜。如有需要提交专家委员会咨询的案件，还要做好有关汇报材料的准备工作、专家委员意见的记录工作。遇到双方请求仲裁庭协助履行的，还要承担核收款项，然后转交款项的工作。当然，这项工作完全是份外工作，但为了方便当事人，这份工作仲裁秘书也一样当作份内工作做好。

三、结语

上文以仲裁程序的先后，对仲裁秘书的职责予以了概括说明，也提出了在每一阶段需要特别注意的地方。从仲裁秘书所承担的林林总总的职责可以推知，仲裁秘书除了具备专业法律知识，必须具备多种如文档管理、事务安排、文书写作等等工作技能，还需具备管理、协调等综合能力。在案件管理方面，一个仲裁庭组成后，秘书就是联系仲裁庭、当事人、代理人之间的纽带，如何成功组织开庭、合议，调和仲裁员之间的分歧，增强当事人、代理人对仲裁庭的信任从而协助作调解工作等，都需要仲裁秘书长期累积的组织协调经验和管理控制能力。另外，仲裁裁决的执行，案件审理中的保全、调查、公证、鉴定审计等工作都需要仲裁秘书与各个相关部门进行沟通和配合，尤其是在没有法律明确授权的情况下，更需要仲裁秘书以合作的态度和良好的沟通能力来保障仲裁的顺利进行。因此，具备管理协调能力的较高综合素质也是成为优秀仲裁秘书的必要条件。职业道德方面，要求仲裁秘书廉洁自律、勤勉敬业。严格自律，保守案件秘密，公平公正对待各方当事人。仲裁秘书的工作事无巨细，必须亲力亲为，有一些事务性的工作，重复单调，缺少勤勉敬业的工作作风是做不好这一工作的。

深圳仲裁委员会邹处平先生曾撰文曰：“仲裁案件质量和效率的高低，仲裁庭秘书系于一半”。此话虽可商榷，但对仲裁秘书之重视可见一斑。仲裁秘书承担着仲裁案件程序管理的重大责任，如果仲裁秘书的职责履行到位的话，仲裁程序就可以规范，仲裁案件的质量就可以保证。

第五章思维导图