对合同类公证要想做到心中有数，必须解决公证在合同公证中有什么作用的认识问题。也就是说，公证员首先要了解合同公证要解决的是什么性质的问题，才能对症下药，既解决当事人的需求，又限定公证所承担的风险。
的确，合同公证不是订立合同的必须形式，是否公证要根据当事人的选择。面对选择了公证的合同当事人，我们是否清楚他们需要的是什么#我们能做的是什么呢?
根据《合同法》第44条规定，“依法成立的合同自成立时生效。”这里，《合同法》将成立与生效作为两个法律概念：合同成立仅指受要约人同意要约内容的意思表示到达要约人。《合同法》第25条规定：承诺生效时合同成立。而合同的生效除了包含合同成立外，还要求合同的成立符合法律、行政法规的相关规定。也就是说，合同的订立完全是合同当事人根据自己意愿可以进行的事，而合同的生效则要受法律强制性规定的约束，不受合同当事人主观意志的影响。合同生效的意义在于使合同产生法律上的履行效力。
合同成立与生效是两个法律概念，并不是说合同成立与生效是截然分开的两步骤。实际上，只要依法成立的合同在合同成立的同时就产生了法律效力，只有在订立时违法的合同，才不生效。即使该合同已经履行，合同也是自始无效。可以说，合同的订立过程对于今后合同的效力影响至关重要。而公证的介入恰恰就是在合同的订立过程中，对合同进行法律规范和合法性审查，以减少无效合同的出现，维护合同应有的法律效力。
通过公证审查和法律告知，只要能够使合同在订立后，产生应有的法律效力，公证员就算尽到了合法性审查的义务。因此，合同生效与否并非是公证形式对合同的额外赋予，而是合同依法成立后法律赋予合同自身的效力。公证审查只是帮助合同当事人从法律角度对合同订立的合法性进行把关，公证所承担的责任也仅此而已。至于合同的履行，是基于合同生效所发生的当事人应尽的义务，因当事人原因发生的合同履行不能、违约，由当事人承担相应的责任。
由于合同的生效包括合同的成立和合同的合法订立两方面内容，公证员对合同的审查就应包括合同成立要件的审查和生效要件的审查。“合同成立是指双方当事人就合同的必要条款达成一致意见，即使意思存在重大瑕疵，只要”表示“取得一致，合同即可成立。判断合同是否成立的标准，是看双方当事人的外在意思表示是否取得一致。”“合同生效，应当在合同成立的基础上，同时具备法律要求的其他要件。”(隋彭生 《合同法》第32页 “合同的要件”)因此，对合同合法性(有效性)的审查包括：主体资格的合法审查、合同当事人意思表示真实性审查、合同形式的合法审查、合同内容的合法审查和合同手续的合法性审查5 个方面。
合同成立的合法，首先要审查签订合同的主体是否合法。比如：自然人为主体的合同(如委托、代理、赠与合同)，签约人就必须是完全民事行为能力人，对所处分的权利有完全的资格，没有瑕疵。一般的买卖合同，要审查合同主体是否有效成立、经营范围与合同内容是否一致、签订合同的人是否有代理权限、合同的用章是否与合同主体一致;担保合同除了上述审查内容外，还要审查保证人是否为《担保法》所禁止、保证人是否有代为清偿的能力、担保行为是否经担保单位同意、根据担保形式审查担保物(权利)是否可以设定该类型的担保、担保物的所有权有无瑕疵等。在公证实务操作中，这一部分主要以当事人提供的相关材料进行证明，如法人营业执照、公司章程、董事会决议、会计报表、法人授权委托书、担保物的权属证明等。
对当事人意思表示真实的审查的另一个重要方面，是公证员对所发现的问题，要及时告知当事人相关的法律规定、权利义务和法律后果，并要求当事人对告知内容明确表态。这样做一方面是防止当事人因不了解或错误理解相关法律规定作出违反本意的表示，从而使其权利受到损害;另一方面是通过履行告知义务，使当事人的真实意思表示的真实性得以明示。
第三，要对合同形式的合法进行审查。《合同法》第10条规定，“当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。”书面形式一般包括合同书、信件、数据电文、传真等。在审查时，应问明当事人合同文本的形式和范围，并明示当事人：对于公证后，在合同履行过程中当事人变更原合同内容的电函、邮件不属于本合同公证所证明之范围。
第四，要对合同内容的合法与否进行审查。所谓对合同内容进行审查并不是指要审查合同的可行性，而是指审查合同条款中有无违反法律、法规禁止性规定的内容和审查是否存有损害公共利益、社会公德的内容。比如：当事人签订的合同是买卖文物，合同的标的违法，就不能公证。如当事人以婚姻为条件，要求一方当事人给付一定金钱，也违反《婚姻法》规定，不能公证。
第五，合同手续的合法审查。《合同法》规定：法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，依照其规定。“对于必须办理一定手续才生效的合同，公证员要告知当事人合同生效的要件，并在公证词中注明。如《担保法》规定某些抵押物经登记后抵押合同才生效的，必须告知当事人办理抵押登记手续和相应的法律后果。
2000年7月合同类公证进行要素式改革后，对公证词要素化的要求，实际上就是要求公证员将对合同的上述5方面的审查具象到公证词中，将原来抽象的证明结论具体化。
根据司法部原公证司 1992年10月颁布的公证格式，合同公证书的结构是这样的：
第一段证明合同的成立。“兹证明 XXX 的法定代表人 XXX与 XXX 单位的法定代表人 XXX 于 X年 X月 X日，在 XX地，在我的面前，签订了前面的《XX合同》。”
第二段是公证员对合同生效*合法性+审查的结论。“经查，上述双方当事人的签约行为符合 《中华人民共和国》合同法第55 条的规定;合同上双方当事人的签字、印章属实;合同内容符合《中华人民共和国 XXX X法》的规定。”
这个结构的优点是语言凝炼，结构清晰，反映了公证书的权威性。缺点是无法体现公证员的个案劳动过程，对于不同的合同特殊性审查反映不出来。
2000年7月公证书要素式改革后，公证词改为3段式，突出了证明的合同的个案性，将合同成立的事实与对合同生效要件的审查，共同放在证词主体内容中，以公证员按法律规定对当事人提供的具体证明材料进行审查的形式进行表述，体现了公证员审查核实工作的个性化劳动。这一变革并未影响公证书的效力，在使用时也更为具象，同时，它要求公证员在严谨的法律思维之外，有良好的语言组织和表达能力。
我个人认为，合同要素式公证书中的要素，应主要包括对前述的5 个方面的审查;对于合同依法成立后，需特定形式才能生效的合同，公证词中也应当明示出来，从而将公证对合同订立的合法性进行审查的作用在公证书中得以完整体现。
上述5方面的审查，只是公证员根据实体法审查合同本身是否合同法时应注意的方面，它只是公证书生效的必备条件之一。除了在实体法上的合法性审查的要求外，公证办证程序的合法也是一个必要条件;公证词的要素式只是在表述上的完善，而公证程序要件是否完备则直接影响的是公证书自身的效力。虽然公证书的效力不会影响合同本身的效力，但程序的完备应当引起公证员们足够的重视。
合同类公证的另一个普遍存在的问题就是接谈笔录。不少公证员认为接谈笔录内容由于大量与合同内容重合，比如合同的标的、价格、权利义务等，笔录中没有必要进行重复性的记录，就算记了，也和合同没什么差别，所以“详见合同”、“知道”、“明白”就成了合同类公证笔录的常用语。
我个人以为，合同的效力独立于公证书的效力，合同才是确立当事人权利义务关系的依据。既然公证对于合同的作用主要是对合同订立合法与否的审查，那么公证工作中的收集取证和做笔录就要围绕“真实、合法”这几个字进行。如果说要求当事人提供相关证明材料是侧重于对合同订立有无违反法律、法规强制性规定的审查的话，笔录的重点则是侧重于对当事人意思表示真实性的审查和对法律风险的告知。
通过公证员对重点合同条款的寻问和告知，不仅使当事人能够对可能产生的法律风险的态度有所明示，进一步确认当事人订立合同的意思表示的真实性，而且填补了合同的法律漏洞，有助于发挥公证对合同效力审查的作用。
