拒绝理由通知：即审查意见通知书，有“最初”和“最后”之分，后者在通知书的开头有“拒绝理由通知(最后)”字样，而没有写明为“最后”的通知都可以认为是“最初的拒绝理由通知”。
最初的拒绝理由通知：并不等同于中国所说的“第一次审查意见通知书”，除特殊情况外(在分案申请中权利要求和母案完全相同，再以已经发出过的、与母案完全相同的拒绝理由通知申请人时，第一次即为“最后的拒绝理由通知”)，审查员发出的第一次“拒绝理由通知”都是“最初的拒绝理由通知”，而第二次也不一定都是“最后的拒绝理由通知”。日本特许厅规定，审查员必须在最初的拒绝理由通知里，对进行审查的权利要求阐述全部拒绝理由，但是有时候也有可能遗漏，对于应该但没有提出的这些拒绝理由所发出的“拒绝理由通知”，即使是第二次审查意见通知书，还属于“最初的拒绝理由通知”。
最后的拒绝理由通知：在申请人根据最初的拒绝理由通知进行了合法的修改后，只有在出现了修改前没有的新的驳回理由时，审查员才会发出最后的拒绝理由通知。而如果此修改没有克服最初的拒绝理由通知所述的缺陷，则直接作出驳回决定。
特别技术特征：与中国所说的区别技术特征基本上相同，必须具备以下条件：首先，对于现有技术必须具有新颖性;其次，与现有技术的区别不得是公知或惯用手段。
被审查的权利要求：日本审查员并不理所当然地对所有权利要求进行审查。例如，具有如下例1所示的从属关系的权利要求中，假设权利要求1(下称“权1”)的技术特征A被判断为不是特别技术特征，那么只审查权1以及其从属权利要求2和从属于权2的权3，而权4和5则不被审查。此种情况下，被审查的最底层权利要求为权3。
例1：权利要求1(独立权利要求)：具有必要技术特征A
权利要求2(权1的从属权利要求)：具有技术特征A+B
权利要求3(权2的从属权利要求)：具有技术特征A+B+C
权利要求4(权1的从属权利要求)：具有技术特征A+D
权利要求5(权1的从属权利要求)：具有技术特征A+E
答复“最初的拒绝理由通知”时对修改权利要求书的限制条件
最初的拒绝理由通知的答复期限为，自发出之日起3个月内，如果申请人在日本国外，则最多可延长3次，每次一个月，即最长总计6个月内进行答复。从内容上来看，要遵循以下原则。
首先，被审查的发明与修改后的发明，必须满足单一性的要求，即修改前后权利要求所记载的发明必须具有相同的特别技术特征。如果被审查的发明不具备特别技术特征，则修改后的权利要求必须具有作为特别技术特征判断依据的修改前权利要求的所有技术特征。
答复最初的拒绝理由通知时所提出的修改后的权利要求，只要没有满足上述条件之一，在没有其他特殊理由的情况下，则不会考虑修改案而被直接驳回。
以例1为例，如果审查员判断权利要求1不存在特别技术特征，而权利要求2具有特别技术特征，即B为特别技术特征，那么根据以上原则，修改后的权利要求必须包含原权2的所有技术特征，在此需要做的修改是删除原权1，如果有新增权利要求，必须是包含原权2所有技术特征的权2的从属权利要求。
如果审查员认为权利要求1至3都不具有特别技术特征时，修改后的权利要求必须具有作为判断有无特别技术特征的最后的依据的权3的所有技术特征，即删除权利要求1和2的同时，追加对权利要求3作出进一步限定的技术特征。
总之，答复最初的拒绝理由通知时所作的修改，必须在满足上述原则的前提下进行，即对于具有特别技术特征的权利要求，删除其上位的权利要求并根据需要进一步缩小其保护范围;对于不存在有特别技术特征的权利要求的发明，将被审查的最底层的权利要求以上的上位权利要求全部删除，并且对最底层的权利要求进行进一步限定。
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