浅谈如何提升高校办公室人员工作效率思维导图

boaboa

2022-11-23

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办公室人员

综合素质

工作难度

工作要求

提高

高校

提高高校办公室人员综合素质。随着当今工作难度的增大和工作要求的不断提高,对高校办公室人员的综合素质

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思维导图大纲

高校办公室人员工作效率低下的原因

办公室人员存有惰性心理,工作技能低下。

高校办公室人员在某一职位上工作时间长了之后,积累了一定的工作经验,对于日常所负责的工作都比较了解,

认为自己随随便便就能够应对这些事务,因此就逐渐地产生了惰性心理,失去了工作的热情。

但是,当今教育事业在飞速的发展,如果办公室人员不能随之进步,就会被淘汰。

惰性心理会使得办公室人员对教育事业的革新无法准确地把握,对于新信息的判断不够精准,也就会影响平时的工作效率。

另外,对于一些较为先进的办公技术未能进行积极的学习和锻炼,在操作办公新系统的时候不够熟悉,也会影响日常工作的正常开展。

办公室人员对自己的定位不够明确。

高校办公室的工作一般都比较繁琐,工作任务也都比较重,除了一般日常需要负责的工作之外,还有可能会有临时需要处理的事务。

另外,由于办公室中时常会有人出入,联系相关工作人员处理事情,那么办公室人员在按照自己日常工作节奏处理事务的时候,就有可能会随时被打断,也有可能需要临时增加工作量。

办公室的工作无关大小,对于任何一项事务都应当认真、谨慎地对待。

但有些办公室人员对自己的定位不够明确,无法做到利用零碎的时间抓紧处理自己手头的工作,也就导致了工作效率大幅度下降。

其他外界因素的影响。

随着如今信息技术的不断进步,手机、电脑等已经成为人们生活、工作中不可或缺的电子设备,这些设备的应用在帮助办公室人员开展工作的同时,也传递着丰富的信息,

而有些办公室人员容易被这些信息所吸引,会时不时地进行浏览,如微信朋友圈、网络购物等,这些行为会不知不觉地消耗大量的时间。

如果办公室人员在进行工作的时候,没有足够的定力,无法用强大的约束力来约束自己,严格按照计划中的内容开展自己的工作,

就会把大量宝贵的时间消耗在这些无意义的信息浏览上,最终导致正常的工作无法完成。

高校办公室人员工作效率提升策略

转变高校办公室人员的意识。

提高其学习意识

时代在不断发展,技术在不断革新,如果不积极学习,就会落后于他人。

高校办公室人员应当不断地学习国家新政策、教育新理论,才能保证政治思想活跃,才能对新的信息有着极强的敏感性和控制力,才能正确定位自己的角色。

还要不断地学习相关业务知识,不断地提升自己,才能胜任自己的工作。

所谓的学习,并非一定要在固定的时间、固定的地点,办公室人员还应当积极地寻找平时的空闲时间,从书本资料、网络和周围的同事身上学习。

树立终身学习的意识,才能有不断学习的动力,才能不断地提升工作能力,实现高效率的工作。

提高其服务意识

高校办公室是一个服务性的综合部门,是为高校领导以及全体师生提供服务的机构,同时也是高校的窗口,

办公室工作中所涉及到的方面非常广,往往会与高校的各个部门产生联系,因此,办公室人员的服务态度就成为了高校形象的一种反应。

不断地提升办公室人员的服务意识,从工作中的各个细节入手,通过工作细节来体现办公室人员的面貌,从而让高校领导和全体师生对其服务感到满意。

服务工作做得好,才能被高校所认可,办公室的形象和地位也就得到相应的提升。

高其奉献意识

和高校内的其他部门相比较,办公室在各类业绩和各种荣誉方面的评比性比较弱。

正是由于办公室的这个特点,工作人员应当放下攀比心理,做到不追求荣誉、不嫉妒他人,拥有一颗淡泊名利的平常心,保持着为他人服务即为光荣的责任感。

提高其协作意识

高校办公室在高校教育工作开展过程中,发挥着重要的纽带作用,促进了高校各个部门之间的团结协作,要做到这一点,

办公室内部的工作人员应当从自身做起,与办公室的其他同事进行良好的合作。

当办公室工作中遇到岗位空缺、人手不够的情况时,办公室人员应当积极主动地站出来,承接一些力所能及的工作。

在平时的工作中,要多与其他同事进行沟通交流,互帮互助,以强大的协作能力,攻克业务上的难关,实现工作效率的大幅提升。

提升高校办公室人员工作能力。

提升执行能力

办公室工作的顺利开展,离不开工作人员强大的业务执行能力。

第一,办公室人员要养成及时处理工作的好习惯,不能把工作推脱到以后再做。

由于办公室工作比较繁杂,可能在工作繁忙时容易忘记或遗漏,工作人员可以通过自己的方式记录下来,并每日查看确认是否所有工作都已经完成。

第二,要发挥工作人员的主观能动性。由于办公室的日常工作相似度比较高,有很强的规律性,工作人员应当擅长总结经验,

在比较空闲的时候,把以后可能会需要做的工作提前准备,尽量把工作赶在前面。

第三,要注重工作质量。办公室工作并非是做得多、工作时间长就可以,更重要的是工作质量。

工作人员应当认真地对待每一项工作,并且运用以往的经验和自己的优势,保证工作质量,避免重复多次处理同一件事,对于提高工作效率有很大的帮助。

提升服务能力

切实提高服务能力,才能将服务意识落实到工作当中去。

第一,办公室人员应当树立积极的工作作风,从高校领导和师生的反馈中虚心接受意见,并且不断反思自己在工作中还存在的问题,从而及时改正优化。

第二,要拥有良好的工作态度,对办公室工作始终保持积极的心态和不变的热情。

第三,要主动通过学习、锻炼,不断提升自己的业务能力,增强自己处理事务的实力,从而为高校领导和全体师生提供更好的服务。

提升协调能力

高校办公室是一个需要高度协调的部门。

一方面,办公室要协调好高校其他部门之间的工作,要发挥上传下达和彼此联系的功能,这就要求办公室人员能够积极地与其他部门的人员进行沟通。

另一方面,办公室内人员彼此之间也需要协调合作,通过提升办公室人员的协调能力,从而相互帮助,彼此协作,才能够共同处理好工作中的问题,共同提升办公室工作效率。

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