质量和价格是决定最终能否成交的前提。所以，在和买家接触之前，一定要弄清楚自己产品是否符合目标市场的质量规范?与此同时，要设法了解国内其它同行的质量和价格水平。要知道，国外买家既然能从网上查询到你的产品信息，肯定会同时查询到其它多家供应商的信息。他获得询价和样品，也来自多个供应商。只有你产品的性价比优与同行，才有可能获得定单。
有了因特网，获取同行的产品信息和价格相对容易，也更隐蔽，这在业界已不是什么秘密。一句话，供应商应该对自己的产品要做到心中有数。
从一份报价的E-mail中买家可以看出诸多问题，这一点出口商一定要注意。首先是及时。买家希望尽可能早地得到反馈，这样要求供应商每天多次上网查询E-mail，保证第一时间给买家一个答复。
其次是报价的专业性。买家希望和精通产品的人联系。在回复查询或在报价时，一定要注明产品的规格(specification)，如果你给的答复中这方面只字不提，或是错误百出，一看就是外行，买家会认为你不是真正的生产厂家，或者对产品并不熟悉，兴趣会大减。
为了避免这种问题的产生，不少的出口商提前进行准备，将各产品的名称、性能、规格和报价做成一张标准的表格，该表格经过了技术部门和出口部门的确认，有买家查询时，立即将表格作为电子邮件的附件发送，保证了及时和专业的特点，这是一个很好的习惯。
和买家开始联系时还要注意，在电子邮件的后面，一定要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息内容，给对方一个很正规的印象。有些出口商答复时大大咧咧，常常忘这忘那，很容易给买家留下不好的印象。
使用电子邮件报价时，还要注意根据客户情况定制报价。比如，欧美的客户和中东的客户很可能在产品质量的档次上要求不样，当然价格有差别，你需要细分客户，然后给出不同的报价，否则会把对方吓跑。
最后，就是要保证不要有任何语法和拼写的错误。最好是反复检查确认，必要时请可信的客户帮助核对，细节问题上争取不要有任何不必要的错误。
不要因为客户暂时不下单就将其抛到一边，应该随时和对方保持联系，无论是有新产品，或是价格有和变动，抑或是在节日，多和对方沟通，日久见人心，只要客户觉得你的产品有竞争力，他最终会回头找到你的。如果你长时间不和客户联系，对方当然也会把你忘记。
管理客户资料真的很困难?并非如此。只要方法得当，操作起来会得心应手。建议各位多学习使用一些软件系统，如微软的Outlook，或者是更简单易用的World Merge等。领悟了其中的技能技巧，你会感到轻松自如。
