由于涉及到展品出口、兑换外汇等问题，一般来说，企业要出国参加展览会必须由经国家批准的有出展权的主办单位来组织。目前，全国有200家这样的主办单位，包括贸促会系统(地方分会与行业分会)、各地经贸委、大型外贸工贸总公司、大型商会等。一般企业可通过这些主办单位的全年组展计划，了解可出国参加的展览会概况，并要向这些单位交纳一定费用。
1.企业选择展览会应和自身的营销、出口目标结合起来。一般来说，参加专业性的大型、有影响的展览会要比综合性的博览会效果好些。
2.由于现代专业展览业细分化程度越来越高，企业参加时，展品应注意和展览会的主题相一致。
4.将样品、货单及宣传材料准备齐全，以取得更好的展示与贸易效果。
作为一家要去国外参加展览会的企业，如何办理相关人员的出国手续和签证自然是他们非常关心的问题。鉴于我国政府目前对出入境管理还相对比较严格。展览行业的行政审批制度依然存在，参展人员如何办理出国手续还需要依据其所持有的护照类型来决定：
私人护照外观颜色为紫红色，正面写有“中华人民共和国护照”字样，由公安部出入境管理局及其在各地的派驻机构签发，通常有效期为5年，我国公民申请此类护照通常比较方便。由申请人在其户口所在地的出入境管理部门申请(从9月1日起，北京，上海等城市的居民仅凭借身份证，户口本就可以按需申颔护照，有些地区的公民需要提供其所在单位开具的同意涵或国外邀请人出具的邀请函，作为打算出国参展的人员，可以请国外客户帮助出具邀请函以办理私人护照)，申请人在提交材料后通常会在两周后得到护照。
私人护照持有者申请签证相对手续较为简便。大致程序如下：
签证约电话，预约时间→在签证当天带齐材料按时到达使馆 面试 →取签证
