“本来是为了节约投标成本，可是好心却办成了坏事。”近日，某市政府采购代理机构的工作人员小李向政府采购信息报记者讲述了他们不久前遭遇的一件尴尬事。据小李介绍，受采购人的委托，今年5月，他们就采购人所需的检测仪器组织了公开招标，由于当地没有生产该仪器的厂商，甚至代理商也没有。为了节约供应商的投标成本，确保采购的顺利实现，该代理机构在广泛发布招标公告的同时，还在招标文件中规定，投标人可以通过邮递的方式递交投标文件。
截至投标截止时间，共有7家代理商参与了该仪器招标的报名。开标时，代理机构的项目负责人却只看到6家投标人的投标文件。代理机构项目负责人就此判断实际投标人只有6家。但采购结果公布后，J公司却致电代理机构：“我公司参与了贵单位的投标，所投仪器也比Q公司的要好，报价还比他们的低，为何不是我公司中标……”对此，代理机构负责人感到有些莫名其妙：“你们报了个名就能算投标吗?”
J公司的代表迫不及待地解释：“我们公司是通过快递的方式向你们单位递交投标文件的，还是我亲自去邮的，邮得也非常早……”但代理机构项目负责人却说：“不可能，我们开标的时候根本就没看到你们的投标文件。”
由于双方未能就“J公司是否有效递交了投标文件”达成共识，J公司便向当地财政部门提起了投诉。而监管部门在介入调查后发现，J公司的确通过快递的方式向代理机构递交了投标文件，收件人为某市政府采购代理机构，但代理机构专门负责收发邮件的工作人员并没有把该投标文件转交给该项目的具体负责人。
对于上述采购中出现的问题，当地财政部门的相关负责人认为，代理机构和J公司都存在一定的过失，都应该为过失造成的后果承担相应的责任。在当地财政部门的相关负责人看来，代理机构的过失可以从两个层面进行分析：一方面，未在招标文件中明确具体的投标文件收受人。“既然允许投标人通过邮递的方式递交投标文件，那么就应该在招标文件中明确具体的收件人。投标文件的收受人应该在投标截止前将收到的投标文件递交送达开标地点”;另一方面，在未明确具体的投标文件收受人的情况下，应该在开标前到收发室查看一下有无新到的投标文件，抑或是在投标截止时间前通过电话的方式询问一下“报了名而又未递交投标文件的J公司未投标的原因”。代理机构只要注意到了其中的一个方面，都不会出现上面的问题。
而对于J公司来说，当地财政部门的相关负责人认为，他们的过失主要在于邮递投标文件前没有主动向代理机构询问该项目具体的投标文件收受人。在邮递之后，也没主动在投标截止时间前及时与代理机构联系，核实自己邮出的投标文件是否在规定的时间内送到了具体的负责人手中。
根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第三十一条的规定，投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件密封送达投标地点。在湖南省某政府采购代理机构的负责人看来，投标文件的送达形式可以是多种多样的，但一定要保证及时送达，并保证其密封性。因此如果委托他人送达的，必须保证对方不会拆封并及时送达;如果是以邮寄方式送达的，投标人必须留出邮寄时间，保证投标文件能够在截止时间之前送达招标人指定的地点。值得注意的是，投标人递交投标文件的时间不是以“邮戳为准”。招标采购单位在收到投标文件后，应当向投标人出具标有投标文件的签收人和签收时间的凭证，并妥善保存投标文件。
业界专家提醒，为了避免“允许邮寄投标文件可能带来的纠纷”，代理机构应该在招标文件中对潜在投标人进行必要的提醒，如：在指定具体的投标文件收件人的前提下，要求投标人必须将投标文件寄给具体的投标文件收受人;要求投标人如果以邮寄方式递交投标文件的，须留出邮寄所需的时间，并提示投标人递交投标文件的时间是以收到邮件的时间为准，而不以“邮戳为准”;要求投标人在投标截止时间前两天与代理机构联系，确认投标文件是否送达等等。另外，还应在招标文件中明确，代理机构收到投标文件后，将向投标人出具签收凭证;投标人也可以在递交投标文件后及时主动向代理机构索要凭证。有了这样的规定，就不会出现案例中的遗憾了。
《浙江省重点建设工程投标文件递交、接收和开标暂行规定》选登
一、投标文件递交
第一条投标人应当在招标文件规定的投标截止时间前，按照招标文件对投标文件密封、标识、递交的要求，将投标文件递交至浙江省重大建设工程交易管理中心(以下简称“省交易中心”)。
第三条投标人在投标截止时间前，对已递交的投标文件进行补充、修改或要求撤回的，应以书面形式，并按招标文件的要求签字、盖章、密封、标识及递交。
二、投标文件接收
第四条招标人应委派二名以上工作人员或委托公证机构代表，在省交易中心工作人员协助下，在投标截止时间前，检查确认投标文件及投标补充文件的密封、标识、投标人全称、投标保证金或投标保函均符合招标文件要求后，才能接收投标文件;否则，招标人应当拒收或要求投标人在投标截止时间前更正后重新递交投标文件。
第五条招标人收到投标文件和投标补充文件后，应填写《投标文件签收单》一式三份，注明投标文件的件数、送达时间、包装和密封状况，分别由递交人、接收人和省交易中心代表签字，招标人、投标人和省交易中心三方各保留一份。招标人收到有效的投标保证金后，向投标人出具财务收据。
