据全国人大政府采购法起草小组的专家说,这一条的立法目的就是为了维护委托的严肃性,维护双方当事人的合法权益,防止因口头委托,发生不良后果,损害当事人利益,才要求采购人必须与采购代理机构签订委托代理协议,在协议中明确代理事项,约定双方的权利义务,使各当事人在采购活动中,各负其责,共同做好采购工作。其次,这种做法是一种没有理智的表现。俗话说,不怕一万,就怕万一。口头委托虽然效率高些,但很容易出问题,因为,口头委托随意性大,准确性差,双方权利和义务界定不清。这样在具体委托事项实施中,一方面,被委托方很难准确地把握委托方的需求,还很容易超越委托权限行事,出了力还讨不到好;另一方面,委托方也容易干预实施中的委托事项,影响了委托事项的正常实施,还认为这属于正常委托,可以想象,顺顺当当实施委托事项,是很难做到的。
一旦委托事项不能达到预期效果,双方就会互相埋怨,轻则提出投诉,重则对簿公堂。如有理智的话,就不会口头委托,就会依法办事,签订委托代理协议。再次,这种做法是图轻松、怕麻烦、不负责任的表现。在一些采购人看来,口头委托一下,多省事。可往往事与人违,如2005年8月下旬,某县中学经办人打电话给该县政府采购中心口头委托他们采购500套桌椅,结果,采购中心有关人员依据电话记录,为该校采购了300套桌椅,比校方的实际需求少购了200套桌椅,在投诉答辩会上,双方都不承认错,采购中心人员说,你们电话中明明讲的是300套,不信请看电话记录;学校经办人则说,我确实在电话中讲的是500套,后经调解商定,重新采购。可这样一来,使200名新生推迟了7天才入学上课,这给学校和采购中心都造成了不好的影响。
从这个小例不难看出,如果采购双方经办人都有一点工作责任心,都要求签订委托代理协议,就不会发生200名新生推迟7天才入学上课的结果。因此,只要发生委托采购事项,双方就一定要签订委托代理协议,书面形式千万不可免。当前,之所以仍有不少采购人以口头形式委托,不与被委托方签订委托代理协议。其原因主要是有不少人政府采购法制意识薄弱,认为签订委托代理协议是可有可无的事项,甚至有不少人还散布,签订书面委托代理协议太麻烦,口头委托就行了,并且还以本单位进行过几次政府采购都是口头委托的事实来证明。所以,针对上述现象,我们决不能听之任之,必须加大对《政府采购法》的宣传力度,使人们能自觉执行法律规定,凡要进行委托采购,就必须以书面形式签订委托代理协议,同时,必须加大执法力度,对凡未签订委托代理协议,就为采购人采购的采购代理机构要严肃查处,只有这样,才能避免口头委托现象的蔓延。