在英美法系国家,董事会秘书制度设置的最初目的是为了完善公司内部的管理,使公司 运转更加规范和协调。它随着公司制度的发展而衍生,并从公司法角度进行规制。在中国设立董事会秘书制度的主要目的是为了满足公司上市后的规范运作和监管要求,也更多地表现 为证监会和证券交易所从证券法的角度进行规制。纵观中国与在英美法系国家董事会秘书制度设立与制度变迁,其核心区别体现在立法目的、法规的制度主体及对公司治理的影响三个 方面。在各国董事会秘书制度的发展中,共同之处是当面对取消董事会秘书强制性规定的建议时,都会伴有争议或否决,这在一定程度上说明了董事会秘书在公司发展中日益重要的地位和作用。
英美法系国家董事会秘书的法律地位经过了一个不断上升的过程。在英国,董事会秘书 的职责涉及处理董事会相关文件及联络等事宜、签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书和行政管理性合同、及时信息披露文件和信息等方面。英国董事会秘书在公司管理方面的 职权具体包括:(1)参加包括董事会会议在内的公司的所有会议,并负责会议记录;(2)保管 公司的各项会议记录、决定、合同、股东名册等文件,并证明其与其副本的真实性;(3)认定所有发出的通知依公司章程细则而言均属正当,或均为法律所要求;(4)作为公司印章的 保管人,并认定公司印章在所有文件上代表公司的使用均系经过正当授权}(5)根据公司主管机关的要求及时准确地提供和披露有关文件和信息;(6)与总裁或一名副总裁一起,签署根 据董事会决定授权发行的公司股份证书;(7)据董事会的随时指定,主持处理其他属于董事
在我国,根据中国证监会、沪深证券交易所制定的有关规定,上市公司均应设立董事会 秘书。董事会秘书属于公司组织机构的一部分,作为上市公司高级管理人员,负责处理董事会执行职权所产生的事务,但缺乏规范性,很多公司董事会秘书难有实质意义的高管地位。 大型国有企业改制后的上市公司,董事会秘书的地位和收人大多与部门中层管理人员相当,很难发展为尽职的高管人员,更无法实现披露、协调及监管联络的治理职能。
与英国公司法规定有限责任公司和股份有限公司均需设立董事会秘书不同,我国新公司 法只规定上市公司须设立董事会秘书,而对未上市的股份有限公司和有限责任公司却没有同样的规定。实践中,董事会秘书在处理董事会执行职权所涉及的事务中起着不可或缺的作用, 为了健全公司组织机构,更好地发挥董事会职能,应当尽早将相关证券规章中涉及公司治理
结构及董事会秘书的章目纳入公司法规定。凡依照《公司法》所成立的公司均应设立董事会 秘书,并明确其作为公司高级管理人员的法律地位。
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