这项职责又分为两个方面,一是“及时了解业主、物业使用人的意见和建议”,二是“及时了解业主、物业使用人的意见和建议,监督和协助物业管理企业履行物业服务合同;”
先说第一部分。业主委员会作为一个公益机构,其成员一般都是兼职和业余的从事这项工作,一般情况下,不太可能坚持坐班,因此,要想及时了解业主、物业使用人的意见和建议,就必须借助专职人员。从这个意义上说,秘书的设置非常重要。秘书的业务素质也直接关系到业主委员会与业主的关联度。
大量的业主信息甚至是一般性的制度解读,大部分都只能依靠秘书受理。并且在适当的时候汇总给各位委员,各位委员在必要的时候统一针对汇总的情况分类,从而确定相关途径解决。
当然,这仅仅是在业主委员会是执行机构和委员都是公益状态下的一种可行模式。对于那些已经把业主委员会设计成权利或准权力机构的小区,则必须设置相对专职的委员办公制度,否则,权力的缺失将可能会影响物业的正常管理。
广大业主的意见和建议,是业主委员会实现监督的重要信息来源,业主委员会应当在尽可能的条件下认真听取尽可能多的业主的意见和建议。但是,业主委员会的精力毕竟有限,不可能面面俱到,因此,作为业主应当给予充分的理解,不能因为业主委员会没有采纳和重视某一个或几个业主的意见和建议就高呼腐败,不能因为业主委员会没有征求某一个或几个业主的建议和意见就大喊暗箱操作。
每一个业主都应该在加强监督的同时给予业主委员会足够的理解和支持,业主委员会的委员都是社区的义工(当然有些江业主委员会设计成权力机构而享有特权或津贴的社区除外),他们都是为了大家共同的利益而牺牲自身的业余时间来为打假工作的,对于他们,要给予足够的宽容、理解和支持,当然,也不能纵容。既不能无端猜测,也不能听之任之。业主委员会的委员们的水平或许不如某个业主,但是他们有的是热心,他们愿意为大家付出。仅凭这一点,我们就应该尊重他们。
再说第二方面,“监督和协助物业管理企业履行物业服务合同”对于业主委员会而言是所有职责的重中之重。因为只有对物业公司实施有效的监督,才能有效的保护全体业主的权益,也才能保证物业管理的顺利进行。
说到监督,实际上非常琐碎,有一个很知名的小区的业主委员会主任曾经跟我提到过这样一件事,有一天回家的时候看到楼下放着一辆自行车,他马上找到保安部,保安部及时作了回应,那个业主临时回家取东西,因为紧急,来不及放入车库,车子是临时放置,并声称5分钟内取走,对此,当纸保安及时作了汇报,保安部也及时作出了反映,并指派当值保安负责监管,但是不得在业主如约的情况下干扰或影响到业主的正常活动(实际上这个业主并不知道这些)。这是一件小事,但是通过这件小事,我们看到了一个负责任的业委会主任和规范化的物业管理公司。在这个社区,类似的小事很多,也正是通过这些小事,业主委员会在称职的工作着,物业公司在尽职的管理和服务着。这样的物业公司在这样的管委会监督下,我们没有理由不相信物业能够得到最有效的管理,业主们的公共利益能得到最有效的保障。