企业管理者：精力管理思维导图

U217001655

2022-11-27

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企业

管理

精力

对企业管理者中精力管理的概述

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思维导图大纲

1．中层经理的时间管理

>> 企业中员工的工作时间安排普遍存在下述现象：

早上8点钟上班，工作前准备用去半个小时。

8点半到9点半清理前一天积压的工作，需要一个小时。

9点半到10点半，不同部门的员工开始互相串联，互相打扰。

10点半到12点通常是会议时间。

12点到下午2点是午饭和休息时间。

2点到4点又是相互沟通与协调。

4点到5点，或者开会，或者聊天，或者发呆。

5点到5点半，准备下班，或者准备加班。

晚上加班时，很多企业的员工或是上网聊天，或是发呆甚至睡觉。

>> 时间是一种特殊的稀缺资源，它的特殊性在于：

无法失而复得：时间无法像失物一样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。

供给毫无弹性：时间的供给量每天是固定不变的，在任何情况下不会增加，也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。

无法蓄积：时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。

无法取代：任何一项活动都需要消耗时间，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源，它是不可替代的。

>> 德鲁克的研究，卓有成效的管理者有五个特点：

时间管理

分清内外

用人所长

要事优先

善于决策

>> 在中层经理人的所有管理技能中，时间管理最容易被忽略，中层经理时间安排有如下六个特点：

特点一：关联多，习惯将时间平均分配给上下左右，没有主次。

特点二：很难抓住重点，眉毛胡子一把抓。

特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被动应付。

特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽误时机。

特点五：不能很好地利用零散时间。

特点六：会议很多，且没有会议计划。

>> 图9.1 各层级管理者大体工作时间分布

>> 中层管理者的时间管理，有其特殊性，进行行之有效的管理，关键在于把控好三个大的方向：

第一，做好时间分配，根据自己所处的管理层级和组织、部门的实际情况，对各个大的板块进行时间划分，做到时间分配的科学化。

第二，进行充分授权，上下级之间明确职责，不越界，做管理者该做的事。

第三，掌握科学的时间管理技能，合理利用、管理时间，不让随时跳出来的各种“猴子”占用、打断自己的时间，提升专注力，提高单位时间的价值和效能。

2．高效时间规划，决定团队效率

>> （1）提升规划力

每天你都需要弄清楚以下这些问题：

今天都有哪些文件需要上报？

什么时间上报？

向谁汇报？

哪些资料需要准备就绪并与客户确定工作流程？

有多少个电话需要沟通？

它们分别需要多少时间？

还有多少由自己个人支配的时间？

>> 下面有一个表格，可以用来评估自己的规划力水平：

>> 表9.1 规划力测试

>> （2）合理分配时间，不加班加点

>> 时间的合理分配，体现在以下几个方面：

一年之计在于春，一日之计在于晨，做好年度、季度、月度、每周、每日的工作规划，使各项工作有条不紊地推进；

随时检查日表中的任务，再统筹协调安排；

能否最大限度地利用好时间，是否在合适的时间完成合适的任务；

分析任务并归类：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、可以合并的；

利用好上午时间，上午是可以取得最大工作效益的时间段。

3．分清轻重缓急，紧急重要的事情先行

>> 时间管理技能：

>> （1）分清任务的轻重缓急

>> 如何才能分清主次，把时间用在能够带来最大工作成效的地方呢？有三个判断标准：

>> 第一，什么是必须去做的？

>> 第二，哪些事情能带来最高绩效回报？

>> 第三，什么事情能带来最大的满足感？

>> （2）借用“象限时间管理法”

>> 四个象限：

Ⅰ象限是又重要又紧急的事情，

Ⅱ象限是重要但不紧急的事情，

Ⅲ象限是紧急但是不重要的事情，

Ⅳ象限是不重要也不紧急的事情。

如图9.2所示：

>> 图9.2 时间管理象限示意图

>> 如何安排这四类工作的先后顺序呢？要把握好以下三条原则：

第一，Ⅰ象限是紧急且重要的工作，当优先处理，这毋庸置疑，当工作中出现了这类紧急且重要的任务时，应停下手头其他工作去“救火”。

第二，对于Ⅱ象限和Ⅲ象限的工作次序安排，有一定争议，有人认为应该先处理Ⅱ象限（重要但不紧急）的工作，也有人主张应该先处理Ⅲ象限（紧急但不重要）的工作。我们先来推演一下两种处理模式的后果，Ⅱ象限工作重要但不紧急，如果不做的话，这类工作随着时间的推移，会变得越来越紧急，突破一定临界点后，就会变成Ⅰ象限工作，会变成突发事件。如果Ⅱ象限工作拖延不做的话，这类工作很可能会由于错过最佳时机而消失，由此遭致一定的损失。怎么处理这种矛盾呢？当时间有限，只能作出取舍选择时，那么应该选择Ⅱ类工作，以确保重要工作的完成。如果时间充足，或者可以延长工作时间的话，为了不耽误工作，可以统筹安排，即在Ⅱ类工作尚未变成Ⅰ类工作之前，先把Ⅲ类工作完成，再按部就班地处理Ⅱ类工作，这样可以两不耽误。

第三，避免让Ⅱ类工作演变成Ⅰ类工作。Ⅱ类工作一旦演变成Ⅰ类工作，会造成突发事件，比较急迫，难以处理，会打断经理人的正常工作进程，因此要注意做好工作预警，避免这种现象的发生。

>> 可以采用的方法包括：

替代：寻找到比此任务更重要或紧急的任务，或以更有成效的任务代替该任务，从而使得时间利用率更高。

授权：将任务的处理权授予他人，由他人代为处理。

舍弃：对部分任务，如果其重要程度和紧急程度都不高，可果断将之舍弃，腾出更多的时间来完成其他工作。

增加：对重要任务，要通过增加时间分配、增加工作量的方式，使该类任务的处理更加完美。

改进：改进部分任务的性质，可设法将Ⅰ类任务改成Ⅱ类任务。

杜绝：突发任务、重要任务和紧急任务一般也无法回避，因此，只能对不重要且不紧急的任务进行杜绝。

确保：确保重要任务能保质保量地按时完成。

聚焦：安排专门时间段，集中精力处理重要事务。

少做：少做不重要的工作。

不做：对不重要不紧急的任务可以选择不予理睬，特殊情况下，可以不做，以换取处理其他任务的时间。