提升工作效率的十种办法思维导图

boaboa

2022-11-23

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地铁

重要

简单

工作效率

工作状态

公司工作方法

到达公司前就让自己进入工作状态比如可以在坐车、坐地铁时就简单的写好今天需要完成的最重要的事情

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思维导图大纲

搞清楚工作的目标与要求，可避免重复作业，减少错误的机会

你必须理清的问题包括：我现在的工作必须做出哪些改变?可否建议我，要从哪个地方开始?我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?

懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度

对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。

拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。

在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且会因为你的拖延而影响到其他人?而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标?

主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担

“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆工作，实在是没道理。

”但是有没有可能问题是出在你自己身上?你有没有适当地反映真实情况? 如果你不说出来，老板就会以为你有时间做这么多的事情。

况且，他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。

老板其实是需要被提醒的。

你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级?你不是不做，但是凡事有先有后。

提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，体谅他所面临的压力。

你该做的是协助主管解决问题，而不是把问题推给主管。

当然，更不应该自己承受问题。

报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让老板感到满意

多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办?”根据商业心理顾问公司的心理学家约翰· 维佛所进行的研究，有10%到15%的人在面对老板时会有恐惧的心理，而且如果向老板报告时手中的数据不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。

其实，这种担忧是多余的。

太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。

“内容精简，切中要点，最重要的是能够帮助我快速地做决策。

”这是约翰逊询问多位资深主管对于简报内容的要求时，所得出的普遍性结论。

你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。

向老板报告时，要能精准地掌控时间。

简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间

真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。

因此，重点不在于简报，而是沟通的质量。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。

在做任何的简报之前，你必须思考以下三点原则：希望听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定?

接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，

这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅度地减轻你的工作负担。

简报的过程不应只有你一个人在说话，提出问题，可以让你和观众有互动的机会。

这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容，其余的时间应该是与听众互动。

有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上

正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。

这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容，

除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除 25%的信件。

邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会

“最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。

”这是约翰逊在实施“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。

该怎么做呢?你必须：

把每一封电子邮件的内容限制在大约在8到12句的范围内。

超过20个字就应换行。

如果超过3行必须空行。

当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变

不论你提出什么样的想法或意见，每一次都是吃了闭门羹。

如果真的遇到这样的主管，完全没有沟通的可能时，这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。

这时你必须做出选择：你是否能够接受这样的工作环境，凡事只依照主管的意见做事，还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题，无关乎好与坏。

只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源

老板对你的信任来自你解决问题的能力。

所以你必须从不同的角度去思考：什么是让你的老板感到最头痛的问题?是无法依照原定计划完成，还是无法掌控情况，对于未来感到不确定?是希望员工能够做得更多，以降低成本?当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，作为你说服老板的理由，这是最有效的。

不要只强调你的单位或是部门的需求，你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题，达成目标。

你的重点在于老板所担心的问题，而不是预算数字。

当你第一次提出要求时，最重要的是让老板了解你的提案，会议时间越短越好，最好不要超过15分钟的时间。

千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算，这样通常不会有太高的成功率。

你的目标应该是有第二次讨论的机会。

如果老板愿意再次讨论预算的问题，通常成功机会可高达八成以上。

专注工作本身，而不是业绩评量的名目，才能真正有好的表现

你要做的只有以下两件事情

至少每个月询问你的主管

“我做得如何?”尽量提出具体的问题，

例如：“老板对于我所排定的进度是否有什么意见?”“我想会议流程非常顺畅，你认为还有地方要改进的吗?”

你应该随时和主管沟通自己的工作表现，而不是只有在每年一次的业绩评量，

这样你可以事先知道自己的缺点在哪，及时做出改正，同时也可以了解主管的期望。

至少每个月询问

“原先的工作安排有没有必要调整?”也许你的目标是在年初，甚至是前一年年底所定下的，

然而外在的环境有所改变，先前所设定的目标势必做出调整，所以应该随时确认最优先的目标是哪些。

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3.9

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2.3

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