干货分享：教你如何给外贸客户打电话思维导图

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2022-11-12

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思维导图大纲

电话到底应该怎么打呢？

1、确定打电话的目的

打电话之前，你先要确定好你打电话的目的，比如说是因客户信息不完整而打电话询问等等。确认好了你的目的，打电话的时候就能明确地表达你的需求，对方也能了解你的目的。如果打电话之前不能想好你打电话的目的，很容易在电话过程中产生停顿，不仅浪费了客户的时间，会让客户感觉你很不专业。

2、注意礼貌用语

无论是以何种方式沟通，礼貌都是必须的，像电话这种较为直接的交流方式就更要注重礼貌了。不管是大客户还是小客户，都要保持基本的礼貌。你的不礼貌导致的不仅仅是受到不礼貌对待的客户的流失，他们或许还会把这件事告诉相熟的人，这部分人里面也许就有你的潜在客户。如此一来，你流失的客户的数目将是不可估量的。

3、学好外贸英语口语

平时，你可以多学习外贸英语口语，给客户打电话的时候要注意表达的准确性、恰当性。同一个意思在英语里往往会有许多不同的表达方式，适用于不同场合，要注意区分他们。表达的不当会导致客户理解上的误差，不利于双方后面的沟通的进行。可以试想一下，如果你因用错英语单词而报错了价格，在发现后再改价格的话客户未必会认可，反而会让客户觉得你是出尔反尔。

结合下面这些话术

一、接电话第一句怎么说？

1.Hello/Good morning/Good afternoon. [Company name], [your name] speaking, how may I help you?

你好/早上好/下午好。[公司名称]，[您的姓名]，我能为您效劳吗？

2.[Company name], [your name] speaking.

我是[公司名称]，[您的姓名]。

二、打电话如何自报家门？

1.Hello, this is [your name] from [company name].

你好，我是[公司名称]的[你的名字]。

例：Hello, this is Neil Jenkins from ABC Travels.

2.Hi, it's [your name] from [company name].

嗨，我是[公司名称]的[你的名字]。

例：Hi, it's Neil Jenkins from ABC Travels.

三、如何打电话找人？

1.May I speak to [person's name]?

我可以和[人名]通话吗？

例：May I (please) speak to Mr. Smith?

2.I'd like to speak to [person's name], please.

我想和[人名]通话。

例：I'd like to speak to Mr. Smith, please.

如果你很确定你要找谁，可以用这样的句型。

四、如何阐明打电话原因？

一般打电话时候，开头的时候，你需要稍微阐释下，为什么你要打这通电话，这样双方都能判断下面该如何处理，是直接对话，还是需要转达等。

那么，阐释打电话原因有哪些常用句式呢？

1. I'm calling to ask about/discuss/clarify…

例：I'm calling to ask about your current printing promotion.

我打电话来，是想谈谈我们最近的打印机促销。

2. I just wanted to ask…

例：I just wanted to ask if you need any more details about our plan?

我想打电话过来问下，你是否需要知道我们下个计划的具体细节？

3. Could you tell me…?

例：Could you tell me the address of Friday's networking event?

你能告诉我周五的酒会的地址吗？

五、常用寒暄语

打电话开始时候少不了寒暄一下。英文里，管这个叫做small talk，那么寒暄话如何说呢？

1. Hi, [first name], how are you?

嗨，[名字]，你好吗？

如果你记不起来具体要说什么了，或者难以开口直接请别人帮忙，可以用这样比较general的句型作为开头，做为ice breaker.

2. How are you getting on with…?

你过得怎么样…？

如果你能记住具体细节，想要以此拉近和对方关系，可以用这句。

比如，如果你记得对方公司刚刚搬进一幢新的大楼，你可以这么说：

How are you getting on with preparations to change office buildings next month?下个月你要搬去新大楼了，准备得怎样了？

六、如果你发现对方不是找你的，你只能帮忙留个口信，那么可以怎么说呢？

1. I'm sorry, she/he's not here today. Can I take a message?

对不起，她/他今天不在。我能带个口信吗？

2. I'm afraid he/she's not available at the moment. Can I take a message?

恐怕他/她现在不在。我能带个口信吗？

3. I'm afraid she's in a meeting until 4 p.m. Can I take a message?

恐怕她要开会到下午4点，我能留个口信吗？

4. Could I ask who's calling, please?

请问你是谁？

5. I'll give him/her your message as soon as he/she gets back.

他/她一回来，我就给他/她你的信息。

七、打电话要找的人不在，如何拜托转达？

如果你打了个电话过去，发现要找的人不在，如何拜托接电话的人转达呢？

1.Could you please take a message? Please tell her/him that…

你能带个口信吗？请告诉她/他…

例：Could you please take a message? Please tell her that Cindy from accounting called about Mr. Shapiro's expense reports.

你能记一下吗？告诉她会计部的Cindy打电话来问Shapiro的费用报告事情。

2.I'd like to leave her/him a message. Please let her/him know that…

我想给她/他留个口信。请让她/他知道…

例：I'd like to leave him a message. Please let him know that tomorrow's lunch meeting is cancelled.

我想要留信告诉他，明天的午餐会取消了。

八、询问别人什么时间有空？

Asking when somebody will be available？

1. When is a good time to call?

什么时候打过来比较方便呢？

2. When is she/he going to be back?

他/她什么时候会回来？

九、如何询问更多信息？

1. Could I ask what company you're with?

我能问下，你在哪家公司工作呢？

2. Could you give me your mobile number, please?

你能告诉我你的手机号码吗？

十、如何请求别人重复一遍？

Asking the other person to repeat information

有时候，讲电话难免听不清楚对方的话，怎么要求对方重复呢？

1. Could you spell that for me, please?

你能拼写下吗？

2. How do you spell that, please?

请问下，那个怎么拼写？

3. Would you mind speaking up a bit? I can’t hear you very well.

您能说得大声点吗？我听不太清楚。

4.I think we have a bad connection.

不好意思线路不好，听不清楚。

5. I'm sorry, I didn't catch your first name.

不好意思，我没能记下你的名字。

十一、与买家确认重要信息

Let me see if I got that right.

让我看看我是否正确。

When you say…do you mean…?

当你说…你的意思是…？

So if I understand you correctly…

所以如果我没听错…

Just to confirm, …

只是为了确认…

Just to clarify, you said…

为了澄清，你说…

I'm not sure I understand. Did you mean…?

再跟您确认一下，您的意思是……

十二、无法回答对方的问题？

有时候，你确实没法回答别人相关问题，那么如何说你帮不了别人呢？

1. I'm afraid I can't give you that information.

对不起，我不能告诉你相关信息。

2. Sorry, but I'm not allowed to give details about that.

对不起，我无法告诉你细节。

十三、电话如何结束？

1. Thank you very much for your help.

谢谢你的帮忙。

2. Thanks for calling.

谢谢你来电。

3. Thank you for your time.

谢谢你抽出宝贵时间。

4. Thank you for your time. Have a great day!

谢谢，祝您愉快！

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