1.首先每天早晨在计划清单上写下自己要做的所有事,包括未来一段时间的(打游戏,散步等娱乐项除外),不需要执行细节,例如:完成《番茄工作法》的读书笔记的博客、完成周报,等等。
2.然后在计划清单中选择自己认为最重要的,今天打算并且有能力完成的几件事情,填入今日待办,并在后面画上几个空心正方形,一个代表一个番茄时长(25分钟),根据任务复杂程度估算需要的番茄数,大于6个的任务需要进一步进行拆分。
3.专注工作一个番茄钟之后在正方形里画一个 X 号,如果估算完成任务番茄个数不够,那么在后面补上几个空心三角形,同样代表一个番茄时长,如果发现还不够,补上几个空心圆。完成任务后划掉今日待办和计划清单里的任务。
4.如果在专注工作的时候被打断,分为两种情况:
内部中断:突然冒出一个想法,例如突然想起今天世界杯忘了买彩票,或者要给同事打一个比较紧急的电话,在正在进行的今日待办任务后画一个 ,并在今日待办的下面另起一个计划外紧急部分:将紧急事件填入,然后继续任务。
外部中断:家里突然来了客人,总不能不搭理人家,这个时候只能放弃专注,在任务后面画上一个 ,表示终止一次,记下终止原因,并且此次番茄钟作废,等送走客人之后,重新开始番茄钟。
5.每完成一个番茄钟,休息5分钟,休息时间宁可发呆,也绝对不要进行任何与工作相关的事,看邮件也不行,让大脑充分脱离工作状态,虽然再次进入工作状态可能会花些时间,但是长远来看,有节律的工作效率更好。
6.休息之后,在今日待办和计划外紧急(如果有的话)列表里找到目前最重要最紧急的事情,拧起番茄钟,开始专注,连续完成四个番茄钟之后休息15-20分钟。
7.当一天结束之后,看看自己一天的番茄收获,完成专注多少个,中断多少次,终止多少次,预估的番茄时间是否准确,进行反思,并不断改善预估能力和预防中断,等等。