《精力与时间双重管理研习手册》时间管理左膀右臂思维导图
ZYJ
2022-11-02
新任务明天做
拖延症是时间的毒药
怎么管理好时间
怎么学好时间管理
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思维导图大纲
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《精力与时间双重管理研习手册》时间管理左膀右臂思维导图模板大纲
第1章 日清单
核心点
（1）（工具）高效ToDo App的基础操作用法
（2）（方法）日清单的做法
（3）（理念）规划时间，掌控时间。我的时间，我做主
1-1 今天开始日清单
01 何为“日清单”
三层意义
第一，“日+清单”，指一日之内计划要做的所有事项的明细单，侧重于规划。
第二，“日清+单”，指一日内已完成事项的明细单，日事日清，侧重于执行与完成。
第三，“日清单”是“日程表”和“待办事项清单”两者优势的结合。（日清单样式可见下图B-1）
基本做法
（1）对一天的清醒时间进行安排和分配
人们常误以为时间管理是只管理工作8小时。
日清单是每一天所有清醒时间的规划和见证，它包括工作、生活、学习等所有方面
日清单是对所有任务的管理
（2）日清单中每个任务都有具体的开始时间，但没有标记结束时间
日清单是对一天时间的规划，那么，原则上下一个任务的开始时间，就是上一个任务的结束时间。
见图B-1中制作A文件为例。11：00处理邮件，意味着制作A文件所需时间是从9：00至11：00的两个小时
小讲堂 “空”任务
若一天中的任务安排不满，或某段时间特意留白不安排任务的话，建议添加名称为“空”的任务。
注意：千万不能因为没事做，便不做任何标识
原因
①如果不标识出来，这段时间就变成了时间黑洞，被磨叽或浪费了
②当后面有新任务时，可以将新任务直接替代“空”，便捷
③即使到时真的没有任务可做，那么可以自行安排学习、增进关系，甚至可以安排休闲娱乐，这些都是对这段时间的有计划地使用
小讲堂 蔡加尼克记忆效应
指我们对于尚未处理完的事情，比已处理完成的事情印象更加深刻。
我们不需要真正完成任务，只要为这项未完成的任务制作一个清晰的实施计划，就可以减轻压力，释放大脑的紧张感
02 日清单VS待办事项清单（见下图B-2）
待办事项清单（To-do List）劣势
（1）大部分的待办事项清单都没有附时间。即使偶尔有，一般也是截止期限
（2）待办事项清单一般默认按照记录的先后顺序显示，而这个顺序却不是实际处理的先后顺序
（3）基于惰性，每次从待办事项清单中做选择时，我们总会选择那些容易做的、轻松的事
（4）我们完成待办事项的速度，也就是打钩删除的速度，永远赶不上新增事项的速度
日清单在保留了待办事项优势的基础上，弥补了待办事项的劣势，并且将之转化为劣势
（1）日清单中的所有任务附有开始的时间点
（2）日清单按实际处理的先后顺序显示，依次推进任务的执行，无须每次重新思考与判断
（3）重要任务、复杂任务排序在前，能被有效及时处理
（4）有条不紊，养成良好的时间管理习惯
（5）日事日清，铸就自信
（6）搭配精力管理，效果增倍
03 日清单VS日程表（见下图B-3）
两者对比（见下图B-4）
小讲堂 日程VS任务VS待办事项
三者定义
“日程”是指必须于固定时间点去做的事项，它同时具有两个条件：
（1）有确定的时间点：于某年某月某日某时某刻
（2）这件事不是我们一个人能完成的，需要其他人或事等的配合才能共同完成
鉴于此，日程属于“硬时间”，即不能自己任意调整时间，亦称为“硬日程”
“任务”是指基于职责、义务或承诺等需要去做的事项
广义，即硬日程属于任务，任务包括硬日程
除硬日程以外的任务，是狭义上的任务，其特点为
（1）时间上更有弹性。任务可能有期间或期限，但不像硬日程那样固定在一个时间点
（2）任务不一定需要他人或事等的配合，大多可由一个人完成
狭义的任务更容易一个人调整时间，属于“软时间”。亦称为“软任务”
广义的任务（以下简称“任务”）包括硬日程和软任务
“待办事项”是指等待处理、将来去处理的事项
广义，即硬日程、软任务都属于待办事项，因为都是要在将来去办理的
除硬日程和软任务以外的待办事项，是狭义的待办事项
将狭义任务（软任务）和狭义待办事项区分
凡任务都是必须去做的，而狭义的待办事项则未必必须做，只能说将来有可能做，即称为“心愿”
1-2 用高效todo app制作日清单
01 用手机app辅助管理时间
时间管理的工具有两大类
传统的纸笔或电脑
现代的手机app（优势如下）
手机被我们随身携带，方便随时记录
手机、电脑跨平台共享，还可以多人共享，提高沟通效率
与纸笔记录相比，更方便修改和调整
app功能强大，版本升级，不断推陈出新
很多app自带统计功能，节省时间
02 高效todo app与时间轴
“高效todo app”
基础操作
下载（有安卓版与ios版）
注册账号
使用同步功能，日后更换手机，只要登陆账号，即可找到之前的旧数据
功能操作
将首界面默认设置的四象限，改为时间轴形式
时间轴的显示贴合我们的作息规律，可以无缝隙地嵌入到我们的时间管理中
时间轴能带给我们极强的时间意识
03 添加新任务与基本功能
添加名为【午】和【晚】的循环任务（“设置重复”，选择“每天”以及“一直重复”）
在添加新“任务”时，只设开始是时间，不设结束时间。
1-3 日清单必备：一日三分法与四色管理法
01 一日三分法
前期在app中设置【午】和【晚】的循环任务，其中的两个目的
通过每天的循环任务，可在app中显示出所有的日期，更便于安排任务
【午】和【晚】的循环任务在一天的日清单中起到分割线的作用。这两个任务可一天中的清醒时间（除了睡觉之外）分成三个时间块，故称为“一日三分法”
用法和益处
（1）高效安排任务，延长了每天的时长
时间也可以拆解，一日三分就是把一天的时间拆解成三份
使用三分法，把时间单位从1天缩短至按1/3天，以形成更强的时间观念
（2）缓解焦虑，提升执行力
焦虑会带来拖延，造成低效
（3）富有仪式感，减少拖拉磨蹭
（4）重视业余时间，分块安排任务
在不同的时间块，安排不同性质的任务，让1+1+1>3
02 四色管理法
硬日程因涉及他人时间，比较特殊，需优先安排硬日程。（四象限-用蓝色表示硬日程，其他都是软任务）
四象限颜色分级
绿色（不重要，不紧急）相当于“事务或杂务”
橙色（很重要，不紧急）橙色～常规任务，需提醒留意
红色（很重要，很紧急）“头等大事”，是很重要的任务
蓝色（不重要，很紧急）
软任务中，从重要程度上来说，依次是红色>橙色>绿色
03 常见的颜色使用误区
（1）错误用法：滥用红色
初学者最容易出现的第1个大问题就是红色任务太多
不同的性格，对红色任务的用法有所不同，建议如下：
平时较自律，对日清单的完成率较高，可偶尔使用红色
平时较松散，或者有习惯性的拖延，可以采用“每天三件要事”
红色任务容易带来紧张和焦虑，仅在必要时才使用
其中，对于硬日程，不论有多重要，都要用蓝色标记，以缓解焦虑
(2)错误用法：单色日清单
除了红色的过度使用外，容易出现的第2个问题是制作出单色日清单，例如：“全黄”或“全绿”
单色日清单的问题在于：不能马上识别各任务的重要紧急程度
（3）正确做法：彩色日清单
一份好的日清单是彩色的，代表着我们的彩色生活
1-4 日清单做法：近瞄远估
前言
“近瞄远估”
“近瞄”的对象是时间（即一整天），指详细制作近一天完成的日清单
“远估”的对象是单个任务，指对于执行时间较远的任务，先预估一个日期和时间点，写入日清单内
日清单的本质是提前对时间的利用做规划
靠大脑记忆其实是不靠谱的。尤其信息爆炸的时代，信息多到你的大脑根本来不及处理和记忆。大脑的功能是用来思考
01 随时随地添加新任务
时间管理的基本做法
不要依赖大脑，而是使用工具，来收集和管理所有的待办事项
制作日清单的注意事项
（1）“立即”的意思是马上，一分钟不耽误
如果手机不在身边，或者不方便马上列入日清单（比如在会议中），那么，可以先写在便签上。待条件允许后，第一时间把便签中的事项整理到日清单
（2）“三分钟原则”：如果你突然想起来都的某件待办事项，只要3分钟便能完成，而且不会打断现有手头工作的话，可以马上把它处理掉，而无须列入日清单
假如正在工作，突然想起来要打一个电话。根据不同的庆幸情形
如果是工作电话，且不影响手里都的事（比如你正在用微信进行日常联络），那么马上打电话
虽然是工作电话，但你正在起草一个重要报告，不愿思路被打断，那就把电话列入日清单
如果当下打电话打的时机不合适（比如突然想起来今天是老妈生日），先列入日清单，下班后给妈妈打电话。
(3)在加入日清单时，除了选择颜色外，还要为新任务选择具体的日期和开始时间点——这是日清单最大的特点
02 用近瞄制作次日的日清单
“近瞄”，使用的是日清单的第一层含义“日+清单”，即要规划出一天（晚上睡觉时间除外）所有任务。具体步骤如下：
步骤一：下班前后做日清单0.8版本
（1）趁大脑对当日工作的记忆新鲜，把相关附随事项、待办事项妥善安排到次日，可防遗漏。如果等到第二天才做日清单的话，很多小事或许已经不记得了
（2）当日工作结束的仪式感。因为我们安排的是次日的日清单，意味着当天的工作已经结束了。缓解下工作中的紧张或焦虑情绪，不要把工作中的情绪带出公司
（3）做日清单并不像背英语单词那样耗脑力，一点点精力就足够。同时，也能减少刷手机浪费时间
（4）提前做好日清单后，晚上时间大脑自动在后台运行“酝酿”
步骤二：上班前后做日清单1.0版本
（1）上班路上浏览和微调日清单
大脑需要一个过渡，从非工作状态过渡到工作状态
（2）到公司后查收新信息，快速增补日清单
根据查看邮箱和微信，对日清单进行调整
小讲堂 早晨浏览完邮件后，有如下几种处理方式：
A.用3分钟快速回复
B.用星号或标签标记邮件，表示等待处理
B-1.如果处理某封邮件需要较长时间的，那么这个任务要添加在日清单中
B-2.如果不需要太长时间打的，比如10-20分钟即可。则必须把每个邮件都逐一列在日清单里，只要留出一整块时间合并处理即可
03 用远估添加不确定的任务
（1）远估只有截止期限的任务
（2）远估不确定做与否的任务
在日清单中的操作步骤如下
第一步：添加问号任务
在任务前面加个“？”，代表“尚不确定”的意思
第二步：添加前置任务
凡是添加带问号任务的，在它的前面一定要增加一个确认的前置任务
小讲堂 时间余量
养成在截止期限前留出时间余量的习惯，而且最好是两道余量。即，给自己画两条安全线，让自己在安全线内跳舞
对我们而言，任何任务的最终日期都不应是他人给出的截止期限，而是我们给自己定下的安全期限（目标期限）
1-5 日清单玩法：刷日清单
01 纵向按时间轴，刷新当日的日清单
（1）每做完一件任务后，刷日清单：打钩该任务，查看下一项任务
（2）休息时，常刷日清单：检视日清单中任务的实际进度
当实际进度滞后于日清单计划时，要优先调整工作节奏
02 横向按周或项目，刷新日清单
（1）碎片时间里，近瞄制作近一周的日清单
（2）碎片时间里，将项目分解成任务，添加到日清单
（3）碎片时间里，添加连锁任务
03 添加连锁任务
此类由一个硬日程带来的多任务，即命名为“连锁任务”
任何一个硬日程的活动，基本可分为事前、事中、事后三个部分
1-6 日清单执行：新任务，明天做
01 按时间轴顺序打钩
原则上执行日清单时，应按周时间中显示的任务顺序，依次完成
02 新任务，明天做
新任务≠紧急任务
当遇见一件新任务时，不要立刻处理，判定是否紧急后再安排
03 推迟处理的沟通技巧
推迟处理的难点在于沟通
1-7 升级版日清单
前言
好的日清单，不仅要求有时间管理的能力，还要配合精力管理和时间记录的能力
01 结合精力管理，巧排序
在安排每天的日清单时，把任务与人的的精力状态相匹配，以下为一日三分法分配：
第一，“上午精力高，排要事”
第二，硬日程一般安排在下午
第三，晚上的精力低，尽量安排轻松的事
一天的任务安排通常时头重脚轻
阻碍我们日事日清的第三个因素为：排序不到位，或者说精力管理不到位（前两个为“柿子挑软的捏”和“新任务”）
02 结合时间记录，准确预估时长
在安排日清单的任务时，除了考虑精力外，还需考虑每个任务的时长。
尽量准确地评估每个任务所需的时长
03 日清单与日历的双app组合
把硬日程用日历类app单独管理的原因
（1）软任务的时间弹性可自行调整，而硬日程不可冲突。故当遇到硬日程邀请时，通过日历类app更便于查看已有日程，确定新日程，高效便捷
（2）日清单的时间轴显示，优势是便于把握近期的具体时间安排，能显示细节。而日历类app可以显示近一个月的硬日程安排
（3）硬日程带来连锁任务。在碎片时间里，可以根据日历类app中的硬日程，添加连锁任务到日清单
（4）硬日程越多，连锁任务越多，意味着越忙碌。通过一个月的硬日程安排，可基本了解本月的忙碌情况，以判断接受或拒绝新任务
第2章 时间记录
核心点
（1）（工具）aTimeLogger App的基础操作用法
（2）（方法）时间记录与统计带来的巨大益处
（3）（理念）长时间记录时间，养成时间意识
2-1 今天开始时间记录
01 记录10+年的收获
时间记录获得的效果
（1）时间意识强，对时间敏感。
（2）熟知自己每小时能做多少事，每件事通常需要打多少时间
（3）对前两者有了充分认识的基础上，更不断致力于精进精力和时间管理
02 名人与时间记录
推荐书籍
《奇特的一生》
《卓有成效的管理者》“现代管理之父”彼得·德鲁克的经典著作
卓有成效管理五原则
（1）掌控时间
（2）对外界贡献
（3）发挥人的长处
（4）要事优先
（5）有效决策
尽管时间记录方法成效显著，却未能引起人们足够的重视。哪怕现在看起来很“热”，也只不过是在“概念”上的流行——人人都在讨论，却没有几个人是能真正长期践行下去的。背后的原因有：
原因一：缺乏正确的记录方法指导，缺少便利的工具
原因二：很多人不自觉地抗拒时间记录，其实是来自内心的“逃避”，不愿面对、不敢面对真实的时间花销
原因三：人们总是高估自己，过渡相信自己的记忆，抱着“即使不记录，我也能知道时间去哪儿”的侥幸心理
不依靠“记忆”，而是以更客观、更公正的数据，“证明”事实的发生，并如实再现事实——这就是“记录”所起到的巨大作用
03 时间记录基本原则
（1）时间管理初阶者可以按30分钟的时间块进行记录，但最后一定是要按分钟来记录的
（2）刚开始学习时间记录的时候，如有遗漏，可以在当天补记录。但最后一定是要养成随时随地及时记录时间的习惯，杜绝补记录
（3）时间记录是一辈子的事。时间不息，记录不止
2-2 用aTimeLogger App做时间记录
01 时间记录App
名称
安卓版——aTimeLogger
ios版——timetrack
不论是手动记录还是用App，记录时间都包括三大要点
（1）设置类别
（2）计时
（3）统计与分析
2-3 随时随地记录
01 计时操作
两种计时方法：
（1）在所有任务的开始时记录
（2）在所有新任务的结束时记录
及时记录时原则，时间修改只是例外和补充
02 记满每天24小时
（1）记满24小时
（2）最常见问题：漏记
a 每天三次检查：中午吃午饭前、傍晚下班前、晚上睡觉前
b 新增一个名称为“漏记”的小项
c 每当开始日清单上的任务时，同时开启时间记录；或者，在给日清单打钩任务时，记录刚结束任务的花费时间
d 给自己建立激励系统。
03 一次只记一件事
刚开始时间记录不完整时正常的，因为大家的时间利用技能还有带改善。随着本书的学习和实践，相信对大家的时间记录会越来越完善。
2-4 时间统计的威力
01 统计时间
记录是过程，统计是结果。记录是米，统计是饭
02 优化时间分配
根据时间统计出的真相，减少不必要的时间黑洞，增加必要的有价值时间
（1）减少不必要的时间黑洞
（2）增加必要的有价值时间
我们不是没有时间，而是没有把时间花在这些重要的事和重要的人身上
03 助力日清单
知道时长后的用途
（1）做出更高效的日清单
（2）更合理的接任务
2-5 时间记录的胜利
01 时间意识
我们需要尽可能敏感地感知时间的存在，感受到时间的流逝，形成在身体里的根深蒂固的时间意识
如果我们自己慢慢吞吞，那么生活就不等人。——《奇特的一生》
02 时间是本钱
03 一辈子的精进
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