由于仲裁是律师和仲裁员唱主角，仲裁过程可能会涉及到不同国家的法律，仲裁语言也可能是外语，所以有必要聘请有经验的仲裁管理专家来组织仲裁工作，聘请专业的施工律师来准备仲裁申请或答辩书。如果合同约定国外的仲裁院，还要聘请当地的律师担任出庭律师。下文对A工程的仲裁准备进行介绍，可供类似工程借鉴。
A工程的承包商于2001年2月率先启动仲裁程序后，业主就着手准备应对和答辩工作。2001年3月业主聘请英国B公司进行仲裁管理咨询，由其制订仲裁工作大纲并统筹整个仲裁工作。2001年4月，业主指定英国的一家律师事务所担任仲裁代理律师。
由于索赔分析和反驳是专业的工作，需要投入进度分析、量费分析、设计、工程技术、地质等方面的咨询专家。因此在2001年3月底，业主成立了仲裁领导组，将答辩准备工作分配给五个专业小组：
第三组，处理与费用有关的争议，由参与该工程施工监理咨询的英国C公司和监理工程师负责。
第四组，文件资料收集和计算机信息管理，由参与该工程技术咨询的加拿大D公司负责。
第五组，仲裁总费用评估，由英国C公司和监理工程师负责。
由于监理工程师熟悉现场情况，业主安排专门的监理人员配合咨询专家工作，在资料提供、证据提供、案情基础分析等方面提供大量协助。
业主的律师负责制订答辩报告的编写体系和答辩策略等重大问题。上述五个业务小组根据律师制订的大纲准备对仲裁申请书各部分的答复草稿，由律师修改后形成答辩书初稿。答辩书初稿经业主审定后送达仲裁庭。
由于仲裁庭审过程中，需要证人作证，所以业主遴选了有关人员担任证人，证人证词的结构、内容由咨询专家负责制订、审定。
由于仲裁地点设在瑞典，瑞典法律为仲裁的程序法。所以，业主聘请了瑞典的律师担任出庭律师，并提供其他相关的法律咨询服务。
承包商则聘请英国或美国的索赔专家、设计专家、地质专家以及其他技术专家来准备仲裁工作，聘请美国的一家律师事务所担任其仲裁代理律师。
