由于受理工作应当为将来仲裁员的审理打好基础或作好必要的准备,所以,决定是否受理仲裁案件时,考察的形式条件包括下面主要内容。
当事人的主张、陈述、书面说明(这些内容一般构成仲裁申请书的正文)、授权委托书、法定代表人身份证明等,换句话说,为申请仲裁而现时制作的文件,必须要原件。
证据文件是仲裁申请书的组成部分,一般可只提供复印件。作为证明过去发生的事实的证据,主要是过去制作的文件、来往函电等,当事人一般只有一份原件,无法向仲裁机构和仲裁员提供多份原件,只能在开庭时用原件当庭质证。
不论是原件或复印件,只要是提交的文件,均得一式五份或三份或八份等,应足份提交;否则,无法转予对方,无法转予所有仲裁员(仲裁员分散在各个单位、各个城市、甚至各个不同的国家),无法对双方保证程序应有的透明度。(财产保全申请书需且只需两份,除非当事人另有约定或申请人愿意转予对方及仲裁员)。
⑶ 每套文件应是自足的、成型的,不需仲裁秘书机构分拣和装订制作,以免出现差错和脱节。比如,应交纳5辆汽车,不等于交纳20个车轮、20个车门、5个发动机、5个车架、5个后备箱之类的零配件。
⑷ 复印得不够清楚的文件,应要求当事人重新复印或以其他办法解决,否则,不但秘书机构人员看不清楚,将来仲裁员也难以辨认,也就只能把相应的文件当白纸甚至废纸对待,不利于查明事实和公正裁决。
⑸ 书面文件,尤其是证据文件,数量明显较多时,应该制作目录,统一编序、编号,并在正文中引用或适时适地指向;否则,仲裁员无法判断和知晓哪些证据是具体证明哪些主张或事实,甚至无法辨认和清理出头绪,除非仲裁员充当当事人的律师一般去辨明哪些证据对哪方有利,证明了哪一方的什么主张。但在当事人普遍聘用律师的情况下,仲裁员一般不会这么做,不会替当事人的律师打工,不会替当事人的律师当律师或法律顾问。结局是,如果当事人提交的书面文件数量大却没制作目录,没统一编序、编号,多半会被仲裁员束之高阁。
⑹ 当然,还应该考虑个案中仲裁条款的特殊约定,如以双语进行仲裁程序等。