第1条当建筑区划内入住率等达到规定的召开首次业主大会会议的条件时,应提示业主督促建设单位按照规定办理相关手续,提示业主按照相关规定成立首次业主大会会议筹备组。
第2条首次业主大会会议筹备组组成后,律师为筹备组提供法律服务。
2.1筹备工作的主要内容为:
(3)确定首次业主大会会议召开的时间、地点和内容;
(4)确定业主委员会委员候选人人数和产生办法,组织业主自荐或推荐产生业主委员会候选人;
(5)拟订《业主大会议事规则》(草案)、《管理规约》(草案)、《业主委员会章程》(草案)等文件。
(6)其他召开业主大会会议应准备的事项。
2.2帮助草拟或审查《业主大会议事规则》、《管理规约》、《业主委员会章程》等需要在大会上通过的文件。
3.1业主大会是由建筑区划内全体业主参加,依法成立的自治组织,是建筑区划内建筑物及其附属设施的管理机构。
3.2业主大会会议分为定期会议和临时会议。召开的条件由法律法规或业主议事规则规定。召开业主大会会议,应当于会议召开15日以前通知全体业主。住宅小区的业主大会会议,应当同时告知相关的居民委员会。
3.3业主大会会议可以采用集体讨论的形式,也可以采用书面征求意见的形式,但应当有建筑区划内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。
3.4业主大会决议分为普通决议和特别决议。业主大会作出普通决议,应当经建筑区划内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主通过。业主大会作出特别决议,应当经建筑区划内专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主通过。
3.5业主人数及面积的具体计算如下:
业主人数,按照专有部分的数量计算,一个专有部分按一人计算。但建设单位尚未出售和虽已出售但尚未交付的部分,以及同一买受人拥有一个以上专有部分的,按一人计算;总人数,按照前项的统计总和计算。
《物权法》第76条第2款和第80条规定的专有部分面积和建筑物总面积,可以按照下列方法认定:
专有部分面积,按照不动产登记簿记载的面积计算;尚未进行物权登记的,暂按测绘机构的实测面积计算;尚未进行实测的,暂按房屋买卖合同记载的面积计算;建筑物总面积,按照前项的统计总和计算。
4.1业主委员会由业主大会从全体业主中选举产生,是业主大会的执行机构,对业主大会负责,受全体业主监督。业主委员会应当自选举产生之日起30日内,向物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门和街道办事处、乡镇人民政府备案。
4.2业主委员会的职责:
(2)代表业主与选聘的物业服务人签订物业服务合同;
(3)及时了解业主、物业使用人的意见和建议,监督和协助物业服务人履行物业服务合同;
第5条为“破解”小区业主大会召开难问题,律师可以提出以下建议:
5.1应在法律规定业主大会的相关制度内,选择可操作性的方式、方法召开业主大会,比如说就业主大会的召开形式而言,尽量采用书面征求意见的方式召开业主大会,在大型社区,尽量采用业主代表或业主小组代表人的方式收集业主的意见。业主大会同时采用以下形式进行表决:
(1)设投票箱。在物业管理区域内设投票箱,由业主自行将个人意见投入投票箱内,经业主委员会(换届工作小组)统计汇总,公布表决结果。
(2)专人送达、回收意见。由业主委员会(换届工作小组)组织有关人员逐户派发、回收业主意见,经业主委员会(换届工作小组)统计汇总,公布表决结果。
(3)通过业主提供的电子邮箱地址向表决专用电子邮箱发送电子邮件。
5.2在业主大会议事规则中尽量规定一些实用性的有关业主大会召开的制度,业主大会议事规则是小区业主大会、业主委员会活动的“根本大法”,规定了业主大会的基本制度,将业主大会召开的一些制度写进议事规则,作为首次业主大会以后再召开业主大会的准则,可以有效减少业主大会召开过程中一些障碍性因素,比如说将在规定时间内“不表态视为同意”写进规则,就可以大大减少业主大会的召开时间,将电子邮件、传真等方式送达业主征求意见表写进规则,也可以及时回收业主的意见等。
5.3通过第三方介入召开业主大会。业主大会一般是由业主委员会召集召开的,在目前情况下,业主委员会难以做到职业化,业主委员会成员都有固定的工作,不太可能有较多的时间和精力投入到小区的公共事务中去,所以通过第三方介入的方式召开业主大会可以大大节省业主委员会成员的时间成本,保障业主大会的顺利召开。通过第三方介入的方式主要有:业主委员会通过其专职秘书来组织业主大会召开的文件的准备、征询表的发放与回收等;通过中介机构,包括律师事务所来全程负责业主大会的召开,在上海、深圳等一些大城市,已经出现专门为业主委员会服务的中介公司和专业律师。