刘源是南京一所高校的研究生，研究生毕业后她被上海一家单位聘用，签订了三方协议书，双方订立了劳动合同，约定合同有效期为6年，试用期4个月。合同同时约定，若任何一方未按合同期限履行完合同，在合同期内解除劳动合同的，必须向对方支付15,000元的违约金。两年后，刘源与青年于鹏恋爱，两人决定一起去美国深造。经过一年的时间，两人均考上了麻省理工大学并获得了签证。于是，刘源找到单位，跟领导说明情况后，要求解除劳动合同，并同意按合同约定支付违约金。领导为刘源考取麻省理工大学感到非常高兴，为单位增了光，向其表示祝贺。单位表示可以跟刘源解除劳动合同，但是毕业回国后刘源必须再回单位上班，对此，单位将与刘源签订协议。刘源不肯，她认为只要自己按合同支付了约定的违约金就可解除合同，单位要求其回国后继续在单位工作太过分。单位最终做出决定：如果刘源不签协议，单位将把刘源的个人档案暂时扣留。此时档案的扣留直接阻碍了出国手续的办理，刘源实在无法忍受，认为单位扣留其档案的行为太无理，立即向劳动争议仲裁委员会提起申诉。
劳动争议仲裁委员会经审理认为：单位扣留刘源个人档案的行为违反了我国法律法规的相关规定，不予支持。
对于档案的问题，原劳动部、国家档案局在《企业职工档案管理工作规定》中规定，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。可见，在企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等情况下，用人单位必须将档案转出，不得扣留。
对于本案出现的情况，上海市也制定了相关规章。上海市劳动和社会保障局根据《上海市单位招工、退工管理办法》（沪劳保就发〔2001〕13号）和《关于本市实行＜劳动手册＞制度意见的通知》（沪劳保就发〔2001〕12号）等有关规定，颁发了《关于用人单位遗失或拒退人事档案（含《劳动手册》）劳动者退工登记备案手续处理意见的通知》（沪劳保就发〔2001〕47号），对用人单位遗失或拒退劳动者人事档案（含《劳动手册》）时劳动者的退工登记备案手续做出了具体的规定。用人单位拒退人事档案（含《劳动手册》），劳动者退工登记备案手续的办理方法如下：“用人单位拒退人事档案（含《劳动手续》）是指用人单位与劳动者已没有事实劳动关系，且用人单位没有正当理由，而不为劳动者办理退工登记备案手续，拒退人事档案（含《劳动手册》）。1．用人单位无正当理由拒退人事档案（含《劳动手册》）的，劳动者本人可以在法定期内向各级劳动争议仲裁委员会申请仲裁，由仲裁委员会裁决用人单位为其办理退工退档手续。2．对用人单位仍拒绝办理退工手续的，劳动者本人可以凭已生效的仲裁文书（复印件）及本人身份证、户口簿、一寸证件照两张等相关材料到户口所在地的街道、乡镇劳动服务所进行失业登记，重新申办《劳动手册》。”
本案中，刘源与单位的劳动合同中对解除劳动合同的责任承担问题已有明确约定，即解除劳动合同一方支付违约金即可。刘源出国留学，其同意支付违约金，单位应按约定为其办理解除劳动合同的相关手续，包括向刘源出具解除劳动合同的证明、转递其个人档案等。单位扣留刘源个人档案的行为是违法的，必须纠正。不管劳动者以哪种方式离开企业，企业均应及时将其个人档案转出。新的《劳动合同法》进一步明确了这一点，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。所以，根据《劳动合同法》，单位应当在15日内为刘源办理档案的转移手续。
企业无权以任何理由扣留已离职的员工的档案。如果员工因为拒绝承担违约责任或赔偿企业的损失不辞而别，企业正确的做法应该是，通过劳动争议仲裁等法律手段来维护自己的合法权益，而不应该扣押其个人档案。大部分企业在员工离职时，还是能够按规定转移员工个人档案的，但也有一部分企业会扣留劳动者的档案或让员工本人将档案带走，这都不符合《企业职工档案管理工作规定》。用人单位应当按规定通过机要交通或派专人送取的办法转移档案，按国家规定履行相应的程序。目前，根据最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》的规定，法院已经可以单独受理此类拒移档案的案件了。
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第5条
引用法条
[2]《劳动部、国家档案局关于颁发《企业职工档案管理工作规定》的通知》
[3]《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》 第五条
