政府采购招标文件(或称标书)是向承包商、供应厂商(投标人)提出任务、条件、要求的综合性文件。招标文件的编制，是政府采购招标准备阶段中的第一道工序，也是关系到政府采购目标实现的前提。自1997年浙江省金华市推行政府采购制度以来，笔者一直在一线担负采购工作，负责执行招投标。在实际中不断地探索和总结，现就编制规范的招标文件与同仁磋商。
招标文件是整个招标过程所遵循的法律性文件，是投标和评标的依据，而且是构成合同的组成部分。投标人只能根据招标文件的要求，编写投标文件。招标人能否编制出完整、严谨的招标文件，直接影响招标的质量，也是招标成败的关键，由此可见招标文件的重要性。笔者认为招标人编制招标文件时，应注重以下几个方面的工作：
对投标人做出严格的限制 在保证充分竞争的前提下，尽量使合格的供应商和承包商参加投标，以避免投标人过多，给各方面造成不必要的负担。这项工作建立在掌握投标商大量信息的基础上，而专职招标机构有条件做到这一点。
对招标文件的制作做出详细的规定 使投标人按照统一的要求和格式编写投标文件，达到准确响应招标文件要求的目的。
为采购人当好技术规格和要求的参谋 使采购者获得合乎要求和经济实用的采购品。
保证招标文件的科学、完整，防止漏洞，不给投标人以可乘之机
工程类招标文件编制在全国已有范本，故不在此赘述。货物类采购在整个政府采购中占有的比重很大，但是全国并没有统一的招标文件格式。笔者在进行货物类政府采购时碰到了不少问题。政府采购执行机构除各级政府采购中心外，还有其他采购代理机构。主要问题是编制的招标书既不规范也不统一，编制招标书的人水平高低也不尽相同。我们时常听到一些投标人抱怨，“看不懂标书”;有时还发现标书中的某些条款缺乏法律依据。
为解决上述问题，加强政府采购工作的管理，进一步规范政府采购招标投标活动，笔者所在的金华市政府采购中心制定了货物类招标文件文本，印发各县、市、区和机关行政事业单位，供招标人编制招标文件时使用。
通用文本包含了适用所有货物类采购的基本条款，具体内容包括：投标人须知、合同一般条款、合同格式和附件。
专用文本则是由招标人根据具体招标货物特点进行组织和编写，其中商务、技术方面的特别要求都在该文本中体现。具体内容包括投标邀请、投标人须知资料表、合同特殊条款和货物需求一览表及技术规格。
把货物类招标文件分成通用和专业文本两本，在实际操作上的好处主要体现在5个方面：第一，招标文件更加规范、统一、公开，体现了政府采购公开、公平、公正原则。
第二，对招标人来说，不仅节省了精力，而且招标文件编制工作有了重点。依据招标文件范本，招标人编制招标文件时，没有必要把精力放在整个标书上，只需把重点放在专用文本，即把对招标货物的特殊要求编写好就行了。
第三，对投标人来说，因重点突出，废标率降低，使劳动有效性提高了。凡是参加金华市货物类政府采购招投标的投标人，重点编制专用文本中规定的技术要求标书(称技术标)，并作出实质性的响应;科学运用报价决策和技巧，编制完整、准确的投标报价(称商务标)。
第四，对评标人来说，可以节省时间和精力。对所有的投标人，通用文本都是一样的，把精力放在各投标人的技术标上就行了，免去了大量重复阅读标书的麻烦。
第五，从总体上说，通用本和专用本分开，“一分为二”，重点突出，采购周期缩短，效率提高。
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