投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。在招标采购文件中，通常包括项目概况(含机型品牌、规格型号、配置、档次等有关重要的采购指标)、投标人须知，合同的一般条款、合同特殊条款，价格条款、技术规范以及附件等条款。投标人在编制投标文件时必须按照招标文件中规定并标明实质性要求和条件的内容，认真研读、全面领会这些要求，再编写投标文件。
投标人应认真研究、正确理解招标文件的全部内容，并按要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应，“实质性要求和条件”是指招标文件中有关招标项目的投标人资质资格要求、项目计划、计价规范和技术规范、报价、合同的主要条款等，投标文件必须对这些条款作出响应。这就要求投标人必须严格按照招标文件要求填报投标文件，不得对招标文件进行修改，不得回避或遗漏招标文件中的问题，一般不宜提出附带条件。投标文件通常可分为商务部分、技术部分和价格部分。
投标文件是招标人判断投标人是否真诚愿意参加投标并尽力获得中标的依据，也是评标组织(评标委员会)进行评审和比较的对象，中标的投标文件还和招标文件一起成为招标人和中标人订立合同的法定根据，因此，投标人必须高度重视投标文件的编制和审定工作。
存在问题及其成因：
技术部分表述空泛。有些投标文件对工程项目的施工组织设计表述过于笼统，对工程项目的重点部位、重点环节的操作工序避而不谈，只是摘抄培训时老师讲解的通用条款或购置的演示盘上表述的一般内容。这是因为编制招标文件的预算员没有细仔领会投标项目工程结构的关键部位，对一些重点难点问题，没有根据本单位的施工措施、技术能力花些笔墨科学、详细地表述。有些供应商对采购人的校园或网络教室不去实地勘察，对其实际情况不了解，网线铺设遇河或桥的处理技术这些重要部位避而不谈，编制出来的施工组织设计离题太远，故其报价即使较低，也无法让专家相信其可靠;有的投标文件的施工组织设计全文抄袭他人，竟然连项目名称都没有改过来。有些投标人对实质性内容的“工期要求”认知不足，不视具体情况而定，但不管情况如何都不能超过招标文件规定工期，哪怕是一天也不许可。
编制项目预算不合要求。 投标报价应按照招标文件指定的计价依据进行报价。不管哪一份招标文件都会十分清楚的指定，投标人编制投标文件时应套用的定额，如《江苏省建筑工程综合预算定额》、《江苏省建筑工程费用定额》(2001年)或《建设工程工程量清单计价规范》，而有些地方在编制价格文件时却套用了别的如江苏省建筑安装工程预算定额及相关费用定额，导致取费标准和套算程序错误，虽然报价、让利都适中，但就因为没有响应招标文件的“计价标准”这一实质性要求而被确认为无效标。这往往是制作投标文件的人手中资料缺乏或对招标文件的条款领会不透、不细所致;又如建设工程工程量清单计价规范中，综合单价是指完成一个规定计量单位项目所需的人工费、材料费、机构使用费、管理费和利润，并考虑风险因素在内所有内容，不能遗漏，否则会自已承担责任，作让利处理;尤其是目前大部分地方正在推行项目工程工程清单计价规范之际，存在着新旧计价规范交替使用期，更应注意和按照招标采购文件规定的要求，针对工程的施工组织设计，全面完整地编制商务标。
业绩资料不能足以证明其有效性。有些投标人提供项目经理工程业绩时，招标工程项目是框架结构而投标文件中反映的却是施工过砖混结构工程;招标采购文件要求提供近两年本省内或周边省市的城域网的施工业绩，投标文件提供的是不着边际的业绩资料特别是要求提供双方合同文本复印件的，缺少章印，严重缺乏真实性;招标文件要求提供八层类似工程而投标文件只反映施工过五层工程;招标文件要求提供24米跨度工程而投标文件只提供16米跨度;在资格审查和评标专家评标打分时，都是不会给分的，分值过低是不可能中标的;同时，招标人也不可能让没有施工过同类工程的供应商承担施工任务的。说到底是因为投标人没有针对招标文件中反映的项目概况提供符合要求的真实资料，也就是没有响应招标文件的实质性要求，换言之，评标委员会在评审时判定了投标人不具备招标文件要求的资质资格。
公司的财务报表反映的矛盾较多。有些投标人向招标人提供企业近两年经本公司组织人员审计过的财务状况、资金平衡和负债情况及下一年财务预测报表，而不是会计事务所或审计事务所等法定审计机构出具的审计资料，招标人不得不对投标人提供的财务报表的真实性提出质疑。因此引起招标人对投标人的企业运行状况担忧、经济实力和诚信情况的怀疑。因为一年一度的财务状况审计，公司都不重视或搞不了，只能说明是公司运转方面存在问题，就不会让这些建筑企业入围投标或中标的。
组建项目班子必须完全符合招标文件规定的条件和要求。项目负责人和主要技术员在项目施工中，起到关键的作用。项目负责人是招标项目工程施工的组织者，也是中标企业管理和组织工程施工的代表，投标企业选派的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩资料必须充分说明有足够的能力、在招标人规定的时间内，利用自有的机构设备施工出合格的工程。
审查复核必须过细。投标文件编制完成后应仔细整理、核对，对照招标文件的要件不放过一个环节，具体做到严把“五关”、注意“四点”和把握“三条”。即“五关”是：实质性内容排序关(就是把招标文件中的各方面关键点全部排列出来再编制投标文件)，报价履约信誉关，重点、难点部位规范程序表述关，企业、项目负责人业绩资料关和工期进度质量关;注意“四点”是：工期不能超、业绩不能降、资质不能低、表述不能省;把握“三条”是：工程量清单不能改、报价较低不能没依据、让利不能重(因为工程量清单计价规范中让利部分就含在分项计算中)。
资料必须翔实可靠。 货物类供应商应按采购人的要求提供与采购项目有关(如：生产、经营、设计、安装等环节)的许可证，营业执照、税务登记证、授权委托书和代理人身份证明，产品授权经营证书，产品质量体系认证书，信誉、业绩(须提供以前采供双方合同文本复印件)等证明资料;工程类投标供应商应按照招标人的《工程施工招标资格预审文件》和《工程施工招标文件》要求有针对性的提交资格审查的证明文件和资料，必须真实有效。招标人的资格审查小组在仔细审查过程中，发现疑点的可以组织考察以获取真实可靠的信息，得到招标投标管理机构认可后，可以取消其投标资格;对弄虚作假骗取中标供应商，招投标管理部门不仅网上予以公布，供其他招标人查阅，还应依据《招标投标法》或《政府采购法》论处。《招标投标法》第五十四条规定：对尚未构成犯罪的，处中标项目金额千分之五以上千分之十以下的罚款;有违法所得的，并处没收违法所得;情节严重的，取消一年至三年内参加依法必须进行招标的项目的投标资格并予以公告，直至由工商行政管理机关吊销营业执照;给招标人造成损失的，依法承担赔偿责任;构成犯罪的依法追究刑事责任。
总之，科学、周详的编制投标文件是建筑类、货物类或药品、医疗器械类供应商自身生存、发展和壮大的关键性问题之一。虽不可强求一投就中，但也不能出现较大失误，更不能出现无效投标或废标之类的无意义投标。在全国政府采购市场秩序逐步规范的形势下，投标文件的编制工作显得尤其重要，亡羊补牢，为时未晚，但愿各位供应商每一次投标都有意义。
