1、必要的准备会。在开标日前一两天，由单位或者部门负责人召集，有关人员参加。项目负责人提出具体工作任务，人员需要和安排以及问题等等，充分进行协调，准备和安排妥当。特别要明确：主持人，唱标人和记录人。任务一定要落实到人，同时大家注意团结配合。
A谁主持?b谁负责签到和“接标书”?(如果人多，应该分开，投标方不能和评委等等在一块签字);c谁负责收投标保证金?d谁负责在外面接，引导?e谁负责“留守”(招标公司人员都到开标会议室去了，万一有事，原办公室是否需要留人以便于不间断联系。)f谁唱标?(特别国际招标投标书常常是英文写的，要求熟悉英文和有关专业词汇;)g谁记录?等等。目前我们一般不再用双语唱标了，如果需要，应该考虑唱标人的英语口语能力。H谁负责分发投标文件?一般我们保留正本，不可修改、涂抹;副本可以分发给评委……
2、必要时，核实能够参加投标的潜在的供应商。特别是在特殊情况下，投标人可能只有3家的情况下，一定要争取做到事先心中有数。万一不够法定的家数，提前向上级有关部门汇报请示，避免临时被动。反之，如果投标商来的很多，就要多组织人力，做到人再多也能有条不紊。
3、根据投标方的情况，综合估算评标工作量;并据此安排会议室、评标时间以及询标时间等进度安排和必要的人员食宿等等生活措施。
4、准备开标会议室、开标会议的布标(也可用计算机加投影仪打在大屏幕上显示)，有关的投影仪，大屏幕，计算机，实物投影仪，话筒音响，电源和插座、接线板(必要时，要有较长的连线)以及座椅等等。
(在外面开标，有时会遇到有比较复杂功能的系统，需要事先弄清其功能，包括接线端子的情况。)
5、抽取评委并通知确认能够参加。事先，要考虑到回避问题。(部分工程招标和政府采购招标工作，完全由计算机抽取和通知，强调保密，事先谁也不知道评委情况，我以为那是有点片面的。导致只强调程序公正，不管实际效果和评标质量。)以及落实评委的活动细节：自行到达?外地需要接站?安排住宿?等等。如果，专家库里面评委人数不足或者缺某专业，还需赶紧补充。
6、落实“业主”单位参加开标大会和评标工作的代表以及其他工作人员名单和大致人数。如果，业主单位有领导或者上级领导同志(集团公司等)参加以表示重视，则应该汇报，安排招标公司相应的领导也参加。
7、落实其他监管、公正部门参加的人员。如果，招标项目需要请公证处派员参加，事先应该落实人员，清楚地告知时间，地点等等，通知公证处人员必须“着装”，提前到达。
8、落实本单位参加开标工作的财务人员。如果在外开标，需带好有关的空白收据(盖章);点钞验钞机等等。
9、落实所有开标、评标需要的印刷、打印材料：投标签到表;投标文件收到登记表;评委和其他人员签到表;投标文件密封情况检查表(有时与前述合一);唱标记录表;投标情况(或者分包情况)汇总表;以及13号令规定的和国际招标范本使用的几种评标表格：符合性检查表;商务评议表;技术参数比较表;评标价格对比表;授标建议表等等。
10、上述这些表格，尽可能做成针对本项目的，含有评标细节内容的对照表格。如果招标项目是有分包的，表格也要作成按照分包的。把事先可以填写的内容，如具体的技术指标，交货期、质量保证期、投标保函和履约保函等等商务要求，都一一列上。以便评委可以很容易的把投标方的情况对比填入，那样可以大大节省时间，还可避免不应有的错误。
项目的标书，最好能带2份 ，一份自用，一份给评委或者其他人传看。技术规格部分，可以多印几份，使得评委和业主代表都人手一份。
11.开标一览表(唱标表格)，事先做好电子版。最好是有一个数据库式的专门软件;起码，用word模板做一个。省得届时每一项都得打字输入，浪费时间。
12、国际招标的投标保证金有多种形式：保函、汇票、支票、现金等等。其中，有些国外的投标商是采用国外的银行开出保函，通过中国银行提交的(最正规的)。这些保函，需要在接到中国银行的通知后，派人到银行去领取。先要安排好人做这项工作。
13、国际招标需要公布开标当日的“外汇牌价”，主要是中国银行公布的外汇卖出价。一般需要的是几种国际流行的“硬通”货币：美元，欧元，英镑，瑞士法郎，日元，澳元等等。当日的汇率一般要在早上8：30，中国银行的网站才公布。如何保证及时得到，保证大家知晓和评委依据此汇率进行计算?必须有专人负责。
14、落实开标会议主持人的致辞和说明。一般有几个要点：对出席会议的领导、专家、监督公正人员以及投标方代表，表示感谢和欢迎;说明投标情况符合法定，可以开标;或者，有什么特殊情况，某一个“包”不能开标，或者审批部门已经同意另办法处理等等。开标会场纪律，如，关闭手机，请勿喧哗，有问题举手请求发言说明等等。重申投标方代表留下临时通讯联络方式(如手机号码)等等，以便及时联络和询标。
15、落实开标会议室场地。特别是在外面宾馆或者其他场地开标时。租用多大的开标场所以及评标用的会议室?大致多长时间?要不要“拖晚”?要不要提前布置好?
16、在预计好几天才完成评标定标工作的情况下，需要安排外地评委的住宿和其他生活措施。
17、事先预领开标用的支票，现金等。准备付给专家评委的咨询费以及签收条、信封等;准备预付给专家的交通费用报销费用，等等。需有专人负责。
18、准备开标、评标当天中午的定餐，一般是“盒饭”，也可能是宾馆的餐厅。一般事先考虑到出席人员中是否有回民或者其他特殊需要者，有个意向性，记住餐厅的联系电话。开标后，及时统计人数，打电话定餐，并说明特殊需求，数量上可稍稍留有余地。
20、项目的主要经办人最好也带上有关投标人，评委，业主联系人的电话、手机号码(也许带上其名片)，以备万一联系时用。
21、必要时，带上英汉技术词典和专业词典。虽然，一般笔记本电脑安装有“金山词霸”等工具软件，但是，恐怕届时不够使用，也不方便。(作者:原天津国际招标公司高级工程师 高子正)
