(一)谈判人员的组成根据所要谈判的项目，确定己方谈判人员的组成。工程合同谈判一般可由三部分人员组成：一是懂建筑方面的法律法规与政策的人员。主要为了保证所签订的合同能符合国家的法律法规和国家的相关政策，把握合同合法的正确方向。平等的确立合同当事人的权利与义务，避免合同无效、合同被撤消等情况，发挥合同的经济效用。二是懂工程技术方面的人员。建筑工程专业性比较强，涉及范围广，在谈判人员中要充分发挥这方面人员的作用。否则，会给企业带来不可估量的损失。三是懂建筑经济方面的人员。因为建筑企业是要通过承揽项目获得利润，所以，要求合用谈判人员必须有懂得建筑经济方面专业知识的人员。
(二)注重相关项目的资料收集工作谈判准备工作中最不可少的任务就是要收集整理有关合同对方及项目的各种基础资料和背景材料。这些资料的内容包括对方的资信状况、履约能力、发展阶段、已有成绩等，还包括工程项目的由来、土地获得情况、项目目前的进展、资金来源等。这些资料的体现形式可以是我方通过合法调查手段获得的信息，也可以是前期接触过程中已经达成的意向书、会议纪要、备忘录、合同等，还可以是对方对我方的前期评估印象和意见，双方参加前期阶段谈判的人员名单及其情况等。
(三)对谈判主体及其情况的具体分析在获得了上述基础材料、背景材料的基础上，我方即可作一定分析。孙子兵法道：“知彼知己，百战不殆”，谈判准备工作的重要一环就是对己方和对方情况进行充分分析。首先是要对己方进行客观的分析。
1、发包方的自我分析签订工程施工合同之前，首先要确定工程施工合同的标的物，及拟建工程项目。发包方必须运用科学研究的成果，对拟建项目的投资进行综合的分析、论证和决策。发包方必须按照可行性研究的有关规定，作定性和定量的分析研究、工程水文地质勘察、地形测量以及项目的经济、社会、环境效益的测算比较，在此基础上论证项目在技术上、经济上的可行性，经济方案比较、推算出最佳方案。依据获得批准的项目建议书和可行性研究报告，编制项目设计任务书并选择建设地点。
其次要进行招标投标工作的准备。建设项目的设计任务书和选点报告批准后，发包方就可以进行招标或委托取得工程设计资格证书的设计单位进行设计。随后，发包方需要进行一系列建设准备工作，包括技术准备、征地拆迁、现场的“三通一平”等。一旦建设项目得以确定，有关项目的技术资料和文件已经具备，建设单位便可进入工程招投标程序，和众多的工程承包单位接触，此时便进入建设工程合同签订前的实质性准备阶段。
再次要对承包方进行考察。发包方还应该实地考察承包方以前完成的各类工程的质量和工期，注意考察承包方在被考察工程施工中的主体地位，是总包方还是分包方。不能仅通过观察下结论，最佳的方案是亲自到过去与承包方合作的建设单位进行了解。
最后，发包方不要单纯考虑承包方的报价，要全面考察承包方的资质和能力，否则会导致合同无法顺利履行，受损害的还是发包方自己。
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