索赔小组应当是项目的常设机构，不是为某个单项索赔而临时成立的。应当说，项目的合同管理部门就是索赔小组的雏形，由主管合同的项目副经理负责，成员有：负责付款申请证书的预算人员、负责设计和施工的技术人员、负责对外的公共关系人员和法律顾问人员。班子成员应当专职和兼职相结合，以合同、预算人员为主，辅以技术、公关和法律人员。当然，这些人首先应当具备外语能力，不能设想一个小组就指望一个翻译人员去谈判。
承包商还可以通过国际市场进行合同索赔人才的配置。很多国际工程承包商经过多方推荐、慎重比较，高薪聘用了来自欧美的合同专家。根据合同专家的建议，承包商充实和完善了合同管理体系，把生产、经营各个环节纳入到合同管理的范畴之中，在合同履约的全过程中监控合同条件的变化，及时发现索赔事件，广泛收集索赔证据，恰当地参加索赔谈判，为承包商挽回损失。
中国公司在发展中国家承揽的世界金融组织贷款项目，业主一般聘用的咨询工程师都是欧美公司的，我们对应地聘请这些国家的索赔专家，他们与咨询工程师之间的交流无障碍，更容易取得信任，索赔的成功性更大一些。另外，索赔专家不必长期呆在施工现场，他们可以不定期的来项目上，指导索赔，参加谈判，他们的费用可以按天或按小时计算。事实证明，在笔者经历的很多项目上，高价聘请索赔专家是值得的。
谈判前要制订本次索赔要达到的费用和工期的目标。经过详细地测算，一般制定高、中、低三个索赔目标。
第一，高期望值目标。高期望值目标应力争调高单价，获得丰厚利润和最大限度的工期顺延。此时承包商索赔的证据充足，且该项索赔对整个工程影响大，成功的可能性很大；并且此时承包商施工进度和质量良好, 能力和信誉得到工程师和业主的认可，几方关系融洽。 第二，中期望值目标。 中期望值目标只对单价进行微调，利润适当，工期索赔没有争议，索赔证据充足，承包商的施工进度和质量符合合同要求，与业主和工程师的关系较好。 第三，低期望值目标。低期望值目标不能调整单价，微利，工期索赔没有争议，索赔证据充足，但施工进度拖期，与业主及工程师的关系一般。 研究谈判策略
为了获得索赔利益的最大化，在索赔谈判前应制订谈判策略。在制订谈判策略时要考虑承包商的当前利益和长远利益，根据不同的索赔议题确定不同的索赔策略。
2.长远利益的原则
承包商的经营战略直接制约着索赔谈判。在分析了业主情况和工程所在地情况后，承包商应考虑以后有无与业主就新项目继续合作的可能。如果希望继续与业主合作，在当地站稳脚根，开拓市场，就应当弃小就大，逐鹿者不顾兔，在不失掉原则、不过多损害自己利益的情况下做适当让步，以此换取对方的让步，把争端消灭在萌芽状态，减少双方的对立，创造和谐的合作气氛，为以后的合作打下基础。
3.双赢的原则
在处理索赔的过程中，往往牵涉到变更。如果这种变更也考虑了业主和工程师的利益，索赔和变更的谈判就更顺利，这就是所谓的双赢。新版FIDIC《施工合同条件》第13.2款指出：承包商可以随时向工程师提出变更的书面建议。他提出的变更应对业主有如下好处：
①加快竣工； ②降低业主的工程施工、维护或运行费用； ③提高业主竣工工程的效率或价值； ④给业主带来其他利益。
如果承包商提出的变更有以上四点好处中一点或几点，工程师会很容易批准，相应的索赔也就好解决了。
