1、提高对开好工地监理会议重要性的认识。为开好工地监理会议，监理工程师应从召开第一次工地监理会议开始，应向与会人员反复讲明现场的各项工作必须服从全局的重要性，讲明召开工地监理会议的目的、作用和意义，统一大家对召开好会议的思想认识，以共同确保提高会议效率，提高会议质量。工地会议的目的和作用一般包括：①沟通情况，交流信息；②反映问题，组织协调；③制定措施，防止偏离；④确保目标，利在各方。在认识一致，目标一致的前提下，与会各方就可做到步调一致，动作协调，不仅能提高会议质量，而且工程的进度、质量、安全和费用等控制也能得到保证。在召开工地监理会议中，承包商项目经理起着至关重要的作用。监理工程师应与之保持经常性联系，加强沟通与协调，发挥承包商项目经理的作用，并对其提出严格要求，要求他们承担起责任，保证应与会专业技术人员按时到会，并能做到毫无保留地、实事求是地反映施工情况，既讲成绩，也要谈问题，既谈已完工作情况，也要谈下步工作打算，针对具体问题提出整改意见和建议。
2、建设单位应熟悉有关实施工程监理工作的规定，支持监理行使业主授权。监理向建设单位提供的是服务，支持监理亦是支持建设单位自己。为什么有的建设单位花钱请了监理却不注意发挥监理的作用呢？究其原因：我国实施工程建设监理制度起步时间不长，该项制度尚未得到有效落实，许多部门和单位对实施工程监理制度的重要性认识不足。同时，业主单位不是连续不断的上项目，在一个项目建成后另一个项目何时上、怎么上还在规划之中，也可能根本还没有规划，因此业主对工程监理的作用不了解，或有所了解，但知之甚少；另一方面，由于新的知识和管理办法尚未掌握，老办法，旧习惯仍在作祟。有的建设单位不要说在召开工地监理会议时越俎代庖，就连支付工程款也不经监理检查签证。鉴于上述情况，建议国家建设部门加大对建设单位的监管力度，要求建设单位在工程项目开展之前组织工程主管及工程管理人员，尤其是工程主要负责人学习、熟悉有关工程监理方面的有关知识和规定，了解监理的工作性质和职责，在工程监理合同中明确业主授权范围。在合同具体执行过程中支持监理行使业主授权，避免建设单位越俎代庖现象的发生。
3.监理人员会前应了解掌握情况，做到心中有数。为开好工地工程会议，总监理工程师（或总监代表）和各专业监理工程师应当十分熟悉工程建设施工要求，全面掌握工地各方面工作情况。为此，必须做到“四个充分”：
1）充分熟悉工程合同条款，了解施工进度要求、质量要求、技术规范和技术要求、安全要求以及施工技术方案和各项工作接口；明确业主、承包商和监理三方各自的责任和义务。这是开展监理工作，召开工地工程会议，进行施工组织协调、解决施工问题的依据。
2）充分了解工程施工现场情况，做到现场巡视不漏项。各专业监理工程师应按照自己的职责，深入了解，逐项巡查，包括日进度、施工质量、施工组织、施工方法、施工机具、材料供应，以及上次现场会议决定执行情况和整改通知书发出后的整改情况等等，并且在每次巡视之后都要认真做好巡视记录。记录要完整、真实。同时，在现场巡视中若发现需要立即整改的问题，监理应及时就地给予指出，避免造成不必要的返工和损失，并事后补发整改通知书。
3）充分做好与各方的会前沟通。①首先，要制定会议程序；②其次，要明确与会各方必须向会议汇报的内容，包括资料准备、工程进展情况、存在问题、需要监理协调的事项及下步将采取的具体措施等。由于工程施工分为土建施工、设备安装、试车与投料运行、竣工验收等阶段，各个阶段工作特点不同，内容也不同，因此要根据不同施工阶段的不同要求明确不同的汇报内容；③再次，要掌握各方面的信息，了解业主、承包商（包括分包商）各方对工程施工进度、质量、资源投入和安全等方面的要求或打算。第①②项应由监理方草拟，经与会各方一起讨论同意后，形成文件，共同予以实施。
4）充分思考，认真分析，理清和确定召开每次工地会议的总体思路。因为随着工程建设的深入，时间、空间、环境和工作内容都发生了变化，施工现场每天都有新的进展，施工组织、现场工作都有新的不同，涉及的工作内容、出现的实际问题也不同于以往，所以每次工地会议都会有新的内容和议题，召开会议的思路和方法不能千篇一律。为开好每次工地会议，会议之前应在总监理工程师（或总监代表）的主持下召开现场监理内部会议。各专业监理工程师应详细交流自己了解和掌握的信息，并在认真思考分析的基础上就如何开好工地会议提出意见和建议。然后，由会议主持者归纳汇总，明确提出召开工地会议的总体思路和将要解决的实际问题，以及解决问题的措施或设想。
