档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,借助计算机和网络技术,从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面:
实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既加强企业内部文件、档案工作的一体化,也注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。
文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段,就应当树立档案管理意识,确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调,使文件、档案都能发挥最大的效用。
文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式,更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段,它需要强大的技术支持。首先,数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率,并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次,网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。