“收汇核销单”为3联单式样，第一联为企业存根联；第二联为外管局存根联；第三联是出口退（免）税专用联。
“收汇核销单”由企业根据出口货物的情况，先进行填写并盖章；再由报关的海关根据出口货物的情况进行审核并盖“出口货物验讫章”骑缝印；最后由当地外汇管理局凭银行结汇水单核销收汇情况，并盖“已核销”印。
“收汇核销单”未经外汇管理局核销，第二联和第三联不得自行撕开；出口单位填写核销单应当准确、齐全、不得涂改，并与出口货物报关单上记载的有关内容一致；出口单位无论是自营出口还是代理出口，均应当使用本单位所领的核销单办理出口报关。
出口企业在申报出口货物退（免）税时，应提供出口收汇核销单，但对尚未到期结汇的，也可不提供出口收汇核销单，退税部门按照现行出口货物退（免）税管理的有关规定审核办理退（免）税手续。但是，出口企业须在货物报关出口之日（以出口货物报关单〈出口退税专用〉上注明的出口日期为准）起180天内，向所在地主管退税部门提供出口收汇核销单（属于远期收汇的，提供外经贸主管部门出具的远期收汇证明，待收汇核销后再提供核销单）。经退税部门审核，对审核有误和出口企业到期仍未提供出口收汇核销单的，出口货物已退（免）税款一律追回；未办理退（免）税的，不再办理退（免）税。
对有下列情形之一的，自发生之日起两年内，出口企业申报出口货物退（免）税时，必须提供出口收汇核销单：
③财务会计制度不健全，日常申报出口货物退（免）税时多次出现错误或不准确情况的；
⑤有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的；
⑥有违反税收法律、法规及出口退（免）税管理规定其他行为的。
注：
①新办的外贸企业，在申报退税时必须提供纸质的收汇核销单退税联（即使外汇局未加盖已核销章）和加盖已核销章的“已倒入核销数据报表”。
②新办的外贸企业，由于在3个月内申报退税时就必须提供收汇核销单，不能像老外贸企业可以延期至180天内提供，因此新办企业收汇核销期限（自出口之日起）一定不能超过3个月，否则不能申报退税。
③对于企业已经核销而退税部门无相应的电子数据的，由国税局签发“关于核查出口货物核销单电子信息的函”，由外汇局予以查询盖章确认。
④新办外贸企业丢失收汇核销单的，仍必须凭退税部门的未退税证明到外汇局补办统一格式的“补办核销单证明”。
①未用于报关出口的空白核销单遗失后，出口单位应当在一个工作日内在“中国电子口岸出口收汇系统”进行挂失。
③已办理核销手续后遗失核销单退税专用联的，出口单位应当凭税务部门签发的退税情况证明向外汇局提出核销单退税专用联挂失、补办申请。对税务部门证明未退税的，外汇局在“出口收汇系统”进行挂失处理后，于三个工作日内为出口单位签发“出口收汇核销单退税专用联补办证明”。
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