资料的完整、有效、真实是得出客观、科学、可信的结算审核报告书的保证,是做好结算审核工作的基础。进行结算审核所需的资料包括:认可的竣工图、设计变更通知单、工程竣工验收证书、隐蔽工程验收签证资料及现场签证资料、施工合同及补充协议(招投标项目要提供中标通知书及投标标书)、材料设备供应情况及加工定货合同(或确认价)、工程结算书、施工单位劳动保险核定卡等。工程结算审核时,必须依据施工合同,对工程量计算与计价,相关费用的核定,设计变更、工程签证手续及实际竣工项目状况一致性进行审核,踏勘现场、了解实际情况,确保结算审核计算无误、计价正确。在审核中,经常发现送审资料不完整、竣工图没有全面体现工程实际情况,直接以施工图代替竣工图或在施工图上做简单更改,使图纸面目全非,无法计算;设计变更手续不全,缺少变更通知及经济签证;隐蔽工程现场验收无正式签证手续等等。甚至,当在审核中发现问题及时通知委托方给予补齐时,往往由于种种原因,对原始资料保管不善,或因工期拖延,有关人员变动大,没有很好的交接,使有些资料丢失有些只口头更改、承诺,事后未及时办理签证单,这些资料很难补齐,以致影响工程结算审核的进度和质量,有的工程结算材料补了一年多才勉强凑齐;有的甚至无法补齐原始资料而用“回忆录”。因此审核的结果与原送审结算出入大,甲乙双方争议也大审核部门又得协调双方,通过现场核实,反复会商,花了很长时间,才使结算审核结果能反映工程实际情况,让甲乙双方均能接受。
有的项目虽然对设计变更、签证等资料补齐了,但是由于业主经验不足或管理不善等原因,所签数目不实,少数设计变更和签证数目惊人,明显缺乏真实性。随着社会主义市场经济体系的逐步完善,对政府投资项目的监管显得日益重要,对项目实施过程中需发生较大设计变更的,应由建设主管部门审定变更施工图,由审计部门审定变更施工预算,严格按基建程序办事,杜绝三边工程,严禁“先斩后奏”,减少不必要的签证,保证送审资料的完整性和真实性。