“预付账款”舞弊表现及其审计思维导图

何苦孤独

2023-02-25

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及其

审计

表现

预付

账款

单位

是否

采购

业务

进行

商帐追收

账款催收

预付账款

【摘要】预付账款是企业的一项流动资产，目前利用预付账款舞弊的现象日见增加，因此，对预付账款的舞弊和审计进行分析有着重要意义。

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思维导图大纲

一、预付账款存在的舞弊表现

(一)利用“预付账款”狼狈为奸

有的单位的相关人员故意和供货商勾结起来，利用签订不谨慎的订购合同或者签订不合理、不合法的合同，造成支付预付账款后不能按期收到货物或不能收到货物，使预付账款消失，造成坏账，给企业带来经济损失。

(二)利用“预付账款”移花接木

“预付账款”的核算范围有明确规定，它只能反映按购货合同规定，在取得合同规定的货物之前预先支付给供货方的定金或部分货款。不属于“预付账款”的经济事项不应在其中核算。有的单位将购置机器设备、厂房的预付款或预付在建工程款等应该列入“工程物资”或“在建工程”的款项故意列入“预付账款”。有的单位将应该列入“应收账款”账户的销售材料货款列入了“预付账款”账户;有的单位将应该列入“其他应收款”债权账户中的存出保证金列入了“预付账款”账户;有的单位将应该列入“主营业务收入”账户的销售商品收入款列入了“预付账款”账户;有的单位将应该列入“其他业务收入”账户的副营业务收入款列入了“预付账款”账户;有的单位将应该列入“营业外收入”账户的收入款列入了“预付账款”账户。存在着不按规定范围核算的现象，造成账户对应关系混乱，使反映的经济内容不真实、不合法、不合理，以达到截留收入、推迟纳税或偷税的目的。

(三)利用“预付账款”往来搭桥

按照规定，企业的预付款业务必须以有效合法的供应合同为基础，而有的单位的预付款业务根本无对应的合同，而是利用预付款这一“中转站”往来搭桥，为他人进行非法结算，将所得回扣或佣金据为己有或者利用该项业务转移资金予以贪污，隐匿收入，挪用或私设“小金库”。如甲单位本与乙单位无任何业务往来，但甲单位的负责人与乙单位的财务主管有亲戚关系，于是，甲单位以收取一定“使用费”为条件，在审计人员的函证中证明该企业收到乙单位的预付款，给审计人员的工作制造了很大的障碍，使甲单位和乙单位的会计核算失去了真实性。

(四)利用“预付账款”瞒天过海

有的单位利用“预付账款”账户发挥“回收站”的作用。具体做法是将已经销售的商品不确认为主营业务收入，而是暂时存放在“预付账款”账户中作为预付款，日后再作相反的会计分录，视同退款。这样可以达到偷逃收入、偷逃税金、隐匿收入的目的。

(五)利用“预付账款”张冠李戴

有的单位职工借支而预付的材料款应该列入“预付账款”，却故意列入“其他应收款”科目。企业采购部门人员借支去采购材料等货物时需要先付款，财务部门却只持有采购人员的借条，发票和供货企业的收据在当月收不到，会计人员在做账时往往故意用“其他应收款”核算预付材料款。在一般情况下，与主营业务无关的业务都可以用“其他应收款”核算，而“预付账款”一般核算与主营业务有关的项目，如采购材料等，所以职工借支预付的材料款应记入“预付账款”而不是“其他应收款”科目。有的房地产开发单位将应该列入“预付账款”账户的预付工程款列入了“在建工程”账户，在房地产开发企业日常核算中，其预付工程款应该使用“预付账款”科目进行核算，而不是记入“在建工程”。

(六)利用“预付账款”长期挂账

有的单位按购货合同预付货款后，由于对方(供货单位)不开发票或可能倒闭或撤消或未倒闭但时间达两年以上不可能开发票，其财务人员故意不对这笔经济业务进行账务处理，致使预付账款长期挂账，影响当期损益。在这种情况下正确的处理是：如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款,并计提相应的坏账准备。“预付账款”长期挂账会影响损益和税收。

二、预付账款的审计

(一)审计目标

制定合理的预付账款审计目标，为实现预付账款审计指明方向。预付账款审计目标具体包括：

1.确定预付账款是否存在;

2.确定预付账款是否归被审计单位所有;

3.确定预付账款增减变动的记录是否完整;

4.确定预付账款期末余额是否正确;

5.确定预付账款在会计报表上的披露是否公允。

(二)审计程序

确定科学的预付账款审计程序，使预付账款审计不偏离审计目标并有条不紊地进行，从而提高审计工作质量。预付账款具体审计程序如下：

1.预付账款业务处理流程审计;

2.预付账款业务控制审计;

3.预付账款会计信息审计。

(三)业务处理流程审计

重视对预付账款业务处理流程审计，最大限度地降低审计风险。预付账款业务处理流程是：编制计划—→签订合同—→记账—→付款四个基本环节，其业务处理流程审计具体包括：

1.审计被审单位是否编制计划。即审计被审单位的采购部门是否会同材料使用部门、会计等部门编制了可行性的采购计划。

2.审计被审单位是否签订合同。即审计被审单位的采购部门是否根据采购计划组织采购，与供货方或劳务提供方签订了合理性的采购合同。

3.审计被审单位是否记账。即审计被审单位的财务部门是否根据采购部门递交的发票账单和仓储部门送交的商品验收入库单进行核对，并且在单实相符的基础上进行了合规性账务处理。

(四)业务控制审计

及时对预付账款业务控制审计，为实现预付账款审计目标打下坚实的基础。预付账款业务控制审计具体包括：

1.对预付账款职责分离控制的审计。被审单位应当建立采购与预付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与预付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与预付款业务不相容岗位至少包括：(1)请购与审批;(2)询价与确定供应商;(3)采购合同的订立与审计;(4)采购与验收;(5)采购、验收与相关会计记录;(6)预付款审批与预付款执行。

2.对预付账款订货控制的审计。被审单位应当对于大宗实物要做到公开招标采购，并与供应单位签订合同。同时，将合同副本分送会计及请购等部门，以便于检查合同的执行情况。为防止盲目进货，对于合同以外的进货必须得到另外的批准;对于经常性消耗物料用品的购买，则不必采用定货单程序，而是采用市场定点采购的方式。但购货发票必须有购货人、收货人和部门负责人员的签字;对于小批量的材料则实行比价采购，即同等材料比价格、同等价格比质量、同等质量比服务的原则，综合分析进行采购。

3.对预付账款货物验收控制的审计。被审单位仓库部门应在其可能的范围内对货物购进日期、品名、规格、供货单位、质量及数量等进行检验。对于特殊标准的货物，仓库部门还应将部分样品送交有关专家和实验室对其质量进行检验。仓库部门检验货物后，应填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货定单编号等内容的收货报告单，经部门主管签字后，及时交给购货和会计部门，以便于支付货款及进行相应的账务处理。

4.对预付账款入账付款控制的审计。被审单位应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范——货币资金(试行)》等规定办理采购付款业务。

5.对预付账款催货控制的审计。被审单位对超过合同期的预付账款，应由采购人员和专人调查合同的逾期原因，并根据实际情况采取催货等得力措施，保证快速收货和预付账款的安全。

6.对预付账款会计核算控制的审计。企业的预付账款如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤销等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款，并计提相应的坏账准备。

(五)审计切入点

慎重地选择预付账款审计的切入点，确保预付账款审计目标的实现。由于预付账款具有一定的流动性，发生舞弊的可能性也日益增加，因而，也是必须审计的对象。预付账款的审计切入点具体包括：

1.核对预付账款明细表和有关账目

获取或编制预付账款明细表，并与总账数和明细账核对是否相符。同时请被审计单位协助，在预付账款明细表上标出截止审计日已收到货物并冲销预付账款的项目。

2.执行预付账款分析性复核

主要审计：

(1)将期末预付账款余额与上期期末余额进行比较，分析其波动原因。

(2)了解预付账款惯例以及收回货物的平均天数，并分析预付账款的账龄;查明有确凿证据表明被审单位的预付账款不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤销等原因已无法再收回所购货物的，是否将原计入预付账款的金额转入其他应收款项目。

(3)计算预付账款与主营业务成本的比率，与以前各期末比较，分析异常变动的原因。

(4)将预付账款余额的增减幅度与主营业务成本的增减幅度比较，分析异常变动的原因。

3.函证预付账款

分析预付账款账龄及余额构成，根据审计策略选择大额或异常的预付账款重要项目(包括零账户)，函证其余额是否正确，并根据回函情况编制函证结果汇总表;回函金额不符的，要查明原因作出记录或建议作适当调整;未回函的，可再次函证，也可采用替代审计程序进行审计，如审计该笔债权的相关凭证资料，或抽查资产负债表日后的预付账款明细账及存货明细账，核实是否已收到货物、转销预付账款，并根据替代审计结果判断其债权的真实性或出现坏账的可能性。

4.审计预付账款的主要账务处理是否正确

主要审计：

(1)被审单位因购货而预付的款项时，是否借记本科目，贷记“银行存款”科目。

(2)被审单位收到所购物资时，是否按计入购入物资成本的金额，借记“物资采购”或“原材料”、“库存商品”等科目，按可抵扣的增值税额，借记“应交税费——应交增值税(进项税额)”科目，按应付金额，贷记本科目。补付款项时，是否借记本科目，贷记“银行存款”科目;退回多付的款项时，是否借记“银行存款”科目，贷记本科目。

(3)被审单位转销预付的赔付款项时，是否借记“赔付支出”科目，贷记本科目。

5.对重复挂账的预付账款进行审计

审计预付账款是否根据协议、合同规定预付，有关凭证和会计记录是否齐全，数额计算有无差错和遗漏。如有，则应进一步查明原因。结合应付账款明细账，抽查入库记录，审计有无重复付款或将同一笔已付清的账款在“预付账款”和“应付账款”这两个项目同时挂账的情况。

(1)追溯查验汇出款项的原始凭证、授权等有关资料;(2)要求被审计单位提供书面材料，说明此款项的用途和未能清算的原因;(3)由审计人员第二次发出函证，获取肯定或否定的证明。

6.对存在贷方余额的预付账款进行审计

预付账款期末借方余额，反映企业预付的款项;期末如为贷方余额，反映企业尚未补付的款项。分析预付账款明细账余额，对于出现贷方余额的项目应查明原因，必要时建议重新进行分类调整。

7.对长期挂账的预付账款进行审计

对长期挂账的预付账款进行审计并查明预付账款长期挂账的原因。

8.审计预付账款的披露是否公允

审计预付账款是否已在资产负债表上公允披露。如果被审计单位是上市公司，应在其会计报表附注中按不同账龄段列示预付账款余额、各账龄段余额占预付账款总额的比例;说明账龄超过一年的预付账款未收回的原因以及持有5%以上(含5%)表决权股份的股东单位账款等情况。

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