第一条 为了适应我市对外开放的新形势，加强对外开放活动档案管理工作，开发档案信息资源，为改革开放和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关涉外经济法规，结合我市实际情况，制定本办法。
第二条 凡在对外开放活动中(主要包括兴办合资、合作企业，引进技术设备，对外经济贸易，国际经济技术合作，外事交往等)直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像和机读材料以及有关实物等均属对外开放活动档案。
第三条 对外开放活动档案是我市对外开放的真实历史记录，是党和国家的宝贵财富。各涉外主管机关和企业事业单位(以下简称涉外单位)都应当把对外开放活动档案的管理工作，作为整个对外开放工作的重要组成部分，加强领导和管理。
第四条 对外开放活动中形成的全部档案资料，必须坚持集中统一管理的原则，由各有关单位统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效作用。
第五条 各涉外单位应当严格执行党和国家的保密政策和保密制度，认真做好对外开放活动档案的保密工作，维护党和国家机密。
第六条 各级涉外专业主管机关负责本专业系统对外开放活动档案工作的领导和管理;各级涉外综合部门负责对外开放活动档案工作的综合与协调。
各级档案行政管理部门负责涉外单位(包括地方代管的涉外单位)档案工作的监督、指导和帮助。
第七条 各涉外单位必须把对外开放活动中文件材料的形成、积累、整理、归档和修改补充纳入有关部门和有关人员的职责范围，在研究部署对外开放工作的同时，研究部署对外开放活动档案工作。在外事活动结束，利用外资项目竣工、验收时，同时检查验收档案资料。
第八条 各级主管机关和涉外单位的档案部门或者档案工作人员，负责管理本单位涉外活动档案。
第九条 各涉外单位应组织档案工作人员参与本单位一定的外事活动，以便使他们了解客商、外国专家来本单位考察、会谈等情况，及时收集有关文件材料。
第十条 对外开放活动文件材料的归档范围：
(一)合资、合作企业方面：包括项目建议书，可行性研究报告，与外商的来往函电、客户资信材料，出国考察调查材料和搜集的有关资料，洽谈和谈判记录，备忘录及协议，各方代表签署的合同及章程，企业负责人名单，批准证书、证件及其他审批文件，设备安装、调试、维修及产品试制鉴定材料，工程竣工图件、报告及验收材料，项目转资通知、账册、簿记及各种变更工商登记材料，合同终止、延长及结业审批文件、项目利用外资总结等。
(二)技术引进方面：包括项目意向方案，资金及技术来源，选择的调查材料，项目建议书和初步方案。可行性研究报告，谈判记录、备忘录、协议、协定、项目审批文件，引进技术、设备的合同及附件，设备开箱检验、商检、索赔材料，引进技术图件及补充修改材料，设备安装、调试、维修及产品试制鉴定材料，项目用外汇计划及执行情况材料和项目竣工验收图件、报告及鉴定证书等。
(四)对外贸易方面：包括各种形式的外资谈判准备材料，客户情况资料，国别政策，谈判过程形成的谈判记录，意向性协议及贸易合同等;贷款交接情况记录，来往账目结算材料等。
(五)对外承包劳务合作方面：包括参加国际承包市场工程投标获得的招标书、招标图纸资料，对招标书的研究论证和工程建设贷款的计算材料，有关招标国和工程项目的情况调研材料及国别政策、法令、税法，投标资格审查申请文件，投标保函存根，议标、定标记录，投标书及附函，承包合同及分包合同，劳务合作中与国外签定的劳务合同、合作经营合同等。
(六)外事活动方面：包括外事接待和出国及赴港澳地区的请示、批复、来访出访人员名单，活动内容及其它有关情况材料、专题报告、总结材料、双方签订的意向书、协议书、协定书及换文(正副本)，会议记录、往来函电，双方负责人讲话、题词及活动的声像记录材料、互赠的礼品，实物清单，外方提供的情况资料及友好城市政治、经济、文化等情况资料，国内外报刊杂志上刊登的有关本单位外事活动的报道及本单位、本地区外事活动大事记等。
第十一条 对外开放活动中签订的技术引进合同，应按照《中华人民共和国技术引进合同管理条例》的规定，明确引进技术、设备材料的名称、规格(型号)、质量、数量、价格、验收标准等，其中涉及专利和商标的应附清单。档案工作人员应当对合同中所列的技术文件材料项目进行验收。
第十二条 我市在外投资和驻外经贸机构形成的档案材料，以及我市出国的团组(人员)带回的一切材料及回国后所写的参观、考察报告等，必须有专人负责收集、保管。回国后及时向市政府有关部门办理交接手续并交档案室保管，任何个人不得留存。
第十三条 对外开放活动形成的材料，在外事活动结束，利用外资项目告一段落，有关部门应系统地收集、整理所形成的材料，组成保管单位，由有关负责人审查后，交档案室保管。
对外贸易活动的文件材料，要以项目为单位整理归档，其他外事活动形成的文件材料，以每次活动为单位整理归档。
利用外资、引进技术以及开发区基础设施建设项目竣工验收后，应向市城建档案馆提供一套竣工档案资料，并随时补报变更修改材料。
第十四条 凡属我市范围内的利用外资项目的审批文件，由项目的审批机关和承办单位分别立卷归档，其他文件材料由承办单位立卷归档。
报省以上机关审批的项目，有关文件材料由呈报单位及市有关主管部门分别立卷归档。
各县(市、区)、局审批的项目，其文件材料除由各审批机关立卷归档外，同时将有关文件材料报市有关部门备案。
第十五条 对外经济贸易方面形成的文件材料，由市对外经济贸易委员会归口建档。
有进出口权的公司在涉外活动中形成的材料，由公司自行建档;各企业委托外地进出口公司办理的引进技术和设备，以及购买物资业务形成的材料，由委托单位为主建档，并报市对外经济贸易委员会备案。
第十六条 有关外商投资事务形成的文件材料，由市外资领导小组办公室统一归口立卷归档。
第十七条 外事工作活动形成的文件材料，由市人民政府外事办公室统一归口立卷归档。
经济贸易和科技方面的处事接待工作形成的文件材料，分别由市对外经济贸易委员会和市科学技术委员会负责建档。
有关出国人员的材料，由市人民政府外事办公室汇总整理归档。
第十九条 各主管机关接收的备案材料，随同审批材料一起立卷归档。
第二十条 各类对外开放活动的工作撤销时，其档案必须向有关的主管机关或向市档案馆移交。
第二十一条 各专业主管机关和涉外单位可根据本办法，结合本部门、本单位档案工作的实际情况，制订工作细则。
