如何规避采购合同法律风险思维导图

活在故事里

2023-02-25

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如何

规避

采购合同

法律

风险

合同审查

合同风险

通过大量企业采购合同中发现不少企业缺乏合同风险的法律意识，不注重合同法律风险的防控，以致在发生纠纷主张权益时，因为缺乏有效、明确的合同条款以及履行事实依据，导致遭受重大的经济损失。本文就买卖合同签订及履行过程中存在的种种风险作一定的归纳总结并提出防范的建议，以供企业做规避和防范风险的有效参考依据。

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思维导图大纲

一、购销合同签订环节的法律风险及防控

在这个环节主要表现为签约方式、合同签约主体以及合同条款约定不完善、不规范或存在重大漏洞所带来的种种法律风险。实践中具体的情形有：

1、签约方式的法律风险

虽然我国的合同法规定合同也可以以口头形式订立，但本人并不提倡订立口头合同，因为实践中经常出现原本合同双方当初口头商定的合同事项，在起纷争时，总被恶意、不诚信的否认，以致使主张权益的合同一方陷入极其被动的局面。而且现况下，随着网络的普及及网络贸易高速的发展，买卖双方采用传真、电子邮件等方式往来签署合同的方式也越来越常见了。实践中也产生了诸如围绕传真件的合法有效性，电邮的收件人地址、发送人地址能否被认定为代表相对方，其发送的邮件能否作为代表相对方的意思表示，这些问题一旦在双方出现纠纷时，将会成为双方争议的焦点问题，如果一方做出一概否认，那么主张合同权益一方就会陷入极其不利的境地，甚至要面临败诉而遭受巨大经济损失的后果。

建议：合同签订方式一定要以书面形式签署，但在合同中可对传真件的效力以及电邮地址、往来电邮的效力做出明确约定，以确保在发生争执时有充足明确的事实依据。

2、签约主体的法律风险

这在实践中经常会出现的情形有：

①用无效印章签署合同。本人曾代理过众多的桥架、电缆购销合同纠纷案件，经常发现需方以“某某公司技术专用章，资料专用章”等不得用于对外建立业务关系的一些乱七八糟的印章用于签署购销合同，而供方业务经办人急于建立业务关系不加审查，等到无法追回货款双方起争议后才知道这是无效印章，不得用于签署业务合同，需方企业更是为了逃脱付款责任百端推脱、否认建立合同买卖关系，这使得合同供方企业的权益保护处于极其不利的被动境地；

②签署合同的代表人代表权限及身份不明。这种主要体现在以自然人签字签署合同的情形，合同上签字的业务经办人等相关人员在签署购销合同时未出示提供书面的授权委托书，其是否属于公司员工，什么职务，是否取得公司授权都无法确定，事后往往成为应担责的合同一方企业以未作授权，双方未建立购销关系为借口，来逃避责任承担；

③利用无履约能力、经营不善的公司签署合同，事后逃避责任承担。这在实践中诸如“两个公司牌子一套人马”，利用其中一个不加经营，实际无履约能力或经营不善的企业主体对外签署合同，事后无偿还能力借此逃脱责任承担。这里面因为涉及取证等诸多困难，给合同另一方的权益保护带来了极其不利的境地。

建议：注重对签约主体的资信调查、了解，合同方是企业的应将企业营业执照复印件作为合同附件，如果合同方是个人，应于合同上详细记录其身份证号码、家庭住址、电话，将身份证复印件作为合同附件；确保真实、有效的印章签署合同，除法定代表人签字外，对业务经办人等人员于合同上的签署，应出示提供所属公司书面的授权委托书，以避免合同的法律风险。

3、合同买卖标的物(即产品或货物)情况约定描述不清的法律风险

这在实践中具有一定的普遍性，也容易造成忽视。比如就拿本人代理过的桥架产品买卖合同纠纷案例来说，同是桥架产品却具有不同的规格型号，规格型号不同价格也不同。因为在合同履行中，实际履行供应的桥架规格型号出现了合同中所未作约定供应的规格型号，虽然这是需方事后作要求的，但因为在合同中未作体现，供方也未与需方签订补充协议，在双方起争议时，需方不仅不认可价格，而且还倒打一耙认为供方企业供应的桥架产品规格型号违反了合同约定的规格型号，要求供方承担违约责任。还有因为未约定商品品牌，以价低的产品代替质好价高的品牌产品等等情况。因为诸如在产品的名称、品牌、商标、等级、数量等等方面因为约定不明起而纷争的事例还是比较常见。

建议：如是产品或货物，应在购销合同中对产品或货物的名称、种类或者品种、规格、型号、品牌、商标、等级、花色、单价等等信息作出明确的描述约定；如果是车辆，则应详细描述车辆的品牌型号、颜色、发动机编号等等信息，如是不动产，则要详细描述具体的坐落位置等信息，以避免引起争议或者歧义。

4、数量及质量标准约定不明的法律风险

在实践中，特别是对小件的产品或货物发生的买卖合同纠纷案例中，经常会出现数量结算上的争议，这跟合同对数量结算的约定不明有很大的关系、经常会出现约定数量与实际供货不符，以及还有相应数量退货的情况存在，双方为此争论不休。

在质量标准条款的约定上，是实践中最容易被合同双方所疏忽的，对供方企业而言因为质量标准约定不明，事后往往会遭致需方企业以质量不合格拒绝付款的借口。对需方企业而言质量标准约定不明，供方以质次产品代替高质量的产品卖给需方，以致供方遭受损失。特别需要注意的是对类似成批次供应的混凝土、燃料油产品除了要在合同中明确约定质量标准外，还要明确约定做到产品封存，以防止事后质量鉴定无法取样的法律风险。这在本人代理过的混凝土、燃料油等特殊产品的买卖合同案例中所特别应予以注意的质量风险。

建议：合同应明确产品的数量及计量单位，明确作出产品的质量标准以及质量验收、质量异议期方面的约定内容。对一些较特殊的产品应做到产品封存，以确保质量取样。

5、包装条款约定不明的法律风险

因为包装约定不明确导致产品受损产生的纠纷这在实践中也是较有常见，特别是对于一些需要作特殊包装或合同一方单独提出的包转方式，应在合同中作明确。

建议：应合同中明确具体的包装标准以及包装物的回收等约定内容。

6、合同履行方式、期限、地点约定不清的法律风险。

履行方式是送货还是自行提货这不仅涉及运输费用的承担，而且还将涉及货物在运输途中发生毁损、灭失风险的承担问题；履行期限约定不明将会严重影响到合同内容的顺利履行、实施，产生逾期交货等纠纷。同样的合同履行地点不明也会容易引发争议。

建议：合同应作明确履行方式、期限、地点，明确双方的合同责任和义务，避免争执。对供方企业而言，应在合同中明确需方在货物交接中签收货物或产品的具体签收人，防止需方的无关人等随意签收，事后遭到需方否认，供方无法举证对方收取货物的事实，陷入不利的诉讼境地。

7、违约条款不明确、缺乏操作性的法律风险

现在大部分企业起草的格式合同中都会提到了违约金，但对适用违约金的具体情形、违约金的金额比例设定都是比较混乱的，有的规定了违约责任，但对违约金金额比例没有做出合理的约定，有点是狮子大张口把违约金设定的非常高，这都不利于设定违约责任条款的作用实现。

建议：客观、合理的设置违约条款的适用情形，合法有效的设定违约金金额比例，以便追责，最大限度的挽回损失。

8、合同价款或报酬支付方式、付款期限不明的法律风险

这在实践中主要出现的风险问题有：在合同价款的支付方式上，基本上大部分的买卖业务渠道都是掌握在业务经办人的手里，业务经办人将向需方收取的货款直接放进自己口袋，而没有上交公司，或挪作它途。在本人代理过的买卖合同纠纷中就曾发现过类似的情况。作为供方企业不仅要防止对外应收款成死账、呆账，而且也要防范公司业务经办人私下侵占、挪用导致公司遭受损失的法律风险。当然还有一些其他比较常见的风险：货款是否包含税金、税金的承担，以及价款的支付时间或条件不明确、或付款条件事实无法掌控，很难操作，导致事后无法举证付款条件是否已成就所带来无法顺利催款的法律风险等等。

建议：明确货款、运费以及税金的承担，对货款支付方式应作出类似“以款到供方账号为准”等特别约定，避免业务经办人与需方串通私下挪用货款。需方应尽量采取银行转账方式来履行支付货款。明确付款的具体期限及条件，尽量要简单、明确易实施，避免催款方因为无法举证付款条件成就而不能主张货款的风险。设定明确的逾期付款的违约责任，有效督促或威慑合同付款方。

9、争议解决方式无约定或约定不利的法律风险

因买卖合同纠纷提起诉讼，应作考虑目前的司法环境以及地方保护主义的因素，由合同方各自所在地的司法部门管辖处理显然具有一定优势，这也是本人多年代理案子的深切感悟。所以在做合同约定。

建议：就合同争议解决方式要争取约定在我方所在地诉讼或者仲裁。考虑到各方都有可能坚持约定在自身所在地处理的情况出现，这种情况下可就诉讼管辖做出公平、合理做出约定。

10、合同解除约定不明的法律风险

合同解除权的行使在实践中出现的争议问题是比较多的，在何种情况下可以解除、解除的程序条件，是否可以解除等等是诉讼中经常碰到的争议问题。建议：应在合同中对可行使合同解除权的具体情形，解除的程序性要求以及解除后法律后果承担做出明确的约定，以有效确保合同解除权的行使，保障自身合同权益。

11、权益保护，避免风险的特别约定——所有权保留条款的约定

建议：这是利用物权优于债权的法律原则，对合同供方权益实施保护的一个特别约定条款。可在合同中作约定在需方付清全款前货物的所有权仍归供方所有，那么可在需方无力支付货款的情况下，可请求返还货物，从而有效的降低交易风险，减少损失。

二、购销合同履行环节的法律风险及防控

1、产品、货物交付的法律风险

对供方企业而言，实践中因为送货单、购销单等等销货凭证未能记载清楚货物、产品数量、规格、金额、销货日期等等信息或货物签收人混乱，权限不明，以致事后在发生结算纠纷时遭致否认，导致损失。

若存在质量问题应在合同约定的质量异议期限内及时提出书面异议，对验收当场发现的质量问题可在对方交付的销货凭证直接签署质量意见。

建议：作为供方企业应制作规范、有效的送货单、购销单等等销货凭证，对销货凭证上署名的货物签收人应必须是合同上明确约定的有权签收货物的人员或直接加盖公司公章，确保履约交货环节具有充分的事实依据。作为需方应加强质量验收风险意识，及时有效的提出质量异议，避免风险。

2、款项交付的法律风险

买卖合同货款的支付在实践中容易引起争议的风险有：现金交付引发的支付风险；货款的支付方应对方要求将货款汇给第三方引发的风险；付款方通过第三方支付货款引发的风险。

建议：尽量不要通过现金方式支付，对于用现金支付货款的，应由收款方出具加盖公司财务印章的收款收据并注明现金收讫。若是针对个人的，除出具的收款收条人为公司法定代表人外，不得将现金交付给对方的业务经办人，或由收款方出具对该业务经办人授权收款的书面授权书。

对于通过转账形式支付款项的，应将款项转入合同约定的账户，若需要变更账户或汇入第三方账号的，则应由收款方出具书面的情况说明，避免出现付款后对方又不认账的情形。

对于通过以票据(支票、汇票、本票)形式支付款项的，在填署票据时应确保与合同署名的主体相一致，若不一致的则要让对方出具情况说明。同时要避免将空白票据交付对方，避免失控情形，遗留隐患。

3、发票交付的法律风险

实践中经常出现的问题：因为没有发票交付的签收手续，或对交付发票和付款的先后顺序做出约定，事后被利用成为没有收到发票拒付货款的借口。

建议：形成发票交付的书面签收制度，制作并保留好发票交付的签收凭证。考虑普通发票的开具有可能被认定为已收款，应在发票签收同时应注明未收款或让签收方注明未付款。

4、应合同一方要求向第三方履行合同义务的法律风险

实践中，应合同一方要求由合同另一方向第三方履行合同义务的情况，如前面讲到的合同需方应供方要求转向第三方付款的情形。这类情形还是较常见的。有的是合同履行中途改变履行对象，有的是合同签订时就已协商好但合同中未作体现的。这两种情形在双方发生纠纷时，一旦要求一方作否认，合同履行一方将会因为缺乏事实证据而陷入极其被动的法律不利境地。

建议：为避免风险，对事先商定的应明确在合同中就向第三方履行合同的具体对象等细节问题做出明确的约定，若是中途改变的，则应由双方达成补充协议或由要求方出具书面确认函件，并重申或明确权利义务的承担主体。同时，履行方还应做好向第三方履行合同义务的事实证据的收集、整理工作。

5、事实证据的收集、整理

打官司实际上打的就是证据，购销合同官司同样不例外，很多的购销合同诉讼因为当事人事前不注意收集、整理证据，等到诉讼时因为缺乏事实证据而得不到法律的保护，最终遭致经济损失的情况并不少见。

建议：注意保留和收集合同及附件以及合同履行过程中形成的补充协议、送货单、购销凭证、发票签收记录、双方的来往函件、备忘录、会议纪要、传真件，交通票据、运输单、电话记录、电子邮件等等书面、视频、录音资料，一旦发生纠纷，这些证据都将有可能成为有力的事实证据。

6、诉讼时效的法律风险

很多企业因为没有法律人才，缺乏追讨应收账款、产品质量损害赔偿的法律知识及应对举措，致使过了法律诉讼时效而得不到法律的保护，最终造成无法挽回的经济损失。

建议：为避免丧失法律的保护，应建立定期催款的应收款制度，在2年的诉讼时效期内，要定期的向对方发出要求其履行义务的催款函，保留催款函的签收件或通过特快专递寄送的邮件单证；必要的情况下可委托律师向发出律师函，并保存好函件复印件和邮寄凭证。

对已超过诉讼时效的账款则应尽快采取补救措施，防止实际损失的发生，比如：签发催款函对账款作重新确认或协商达成新的还款协议等等，具体的操作应交由专业人员来操作。

实践中无数的案例已经足以说明疏忽、不重视合同的法律风险所带来的经验教训，是沉重的、代价是巨大的，作为企业的管理层都应当将合同的法律风险，纳入企业的正常经营风险加以重视，有效的防范或规避风险，减少不必要的损失实际上就是为企业创造效益。

要想有效的防范和规避上述种种法律风险则需要借助于深谙法律实践及理论知识的法律专业人士，加强法律知识，通过法律风险评估与管理，有效规避风险将为企业切实的利益。

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