写收账信是一门艺术,如何不让你与客户的关系因收账信而恶化,又可以达到收账的目的,的确不太简单。如果你的收账信能合以下这些原则,便是一封有效的收账信,就可以达到催账的目的。
* 清楚——要求支付的货款金额写在信函的突出位置。
* 简明扼要——信的长度不能超过一页,内容应直截了当。如果问题经较复杂,则可以通过附件的方式,比如附合同,对帐单等。
* 容易阅读——语言要确切、简明、直接、没有套话的问讯,使用简短的句子与段落。
* 具体——地址要具体,收信人要具体到某某人以及某一具体职位。
* 措辞要谨慎——要有长远合作考虑,不能想说什么就写什么。特别注意不要对对方进行人身攻击,要就事论事,要从有利于合作的角度谈问题。
* 合理的——例如,必须向客户解释为何要将这件事交给律师处理。
* 指引的——要求客户在收信当天就必须寄还一些钱给你。
* 反馈的——要有具体人签字并写明职位,写明电话以主便客户回话。
* 不要透露以后还有几封信,并且只能有一封最后通知信,保证自已的言行一致。
* 避免时间段写法,要写具体日期,如2003年10月5日。
* 最后以非常婉转而客观的态度告诉客户,如果未履行付款协议会有什么后果。