教育机构采购流程概述思维导图

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2024-11-15

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投标与评标

评标流程

签订前的准备

教育机构采购流程概述

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思维导图大纲

1. 需求提出与论证

1.1 需求提出

由有需求的部门（如教务处、科研处等）根据实际需要提出采购申请。

需求部门需明确采购物品或服务的规格、数量、预算等。

1.2 审批流程

提交资产处或财务部相关归口管理部门进行审批。

需提供校内批文、资金来源确认表等资料。

1.3 项目论证

组织专家对项目的必要性、可行性进行论证。

确保项目的科学性、合理性，为后续预算编制提供依据。

1.4 涉及部门

需求部门（如教务处、信息中心）。

财务处。

2. 预算编制与审批

2.1 预算编制

需求部门根据专家论证结果，编制详细的采购预算。

预算编制需考虑项目的所有成本，包括货物、服务、人工等费用。

2.2 预算审核

财务处和资产管理处对需求部门提交的预算进行审核。

审核通过后，预算需提交给校分管领导审批。

2.3 预算审批

校分管领导对预算进行审批，如金额超过10万，则需报校长审批。

审批通过后的预算将作为采购的依据。

2.4 预算调整

若审批过程中预算需要调整，需求部门需根据审批意见进行相应修改。

修改后的预算重新提交审核和审批。

3 采购方式确定

3.1 采购方式选择依据

根据项目规模、性质及预算金额，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等。

考虑项目特点和学校实际情况，确保采购方式既能满足需求，又能保障资金使用效率。

3.2 预算金额对采购方式的影响

对于预算金额较大的项目，通常采用公开招标或邀请招标，确保采购过程的公平性和透明性。

对于预算金额较小的项目，可采用自主采购或委托代理机构组织采购，提高采购效率。

3.3 采购部门职责

财务处（或国资处）负责根据项目特点和预算情况，确定最终的采购方式。

需求部门（如教务处）与财务处密切配合，提供项目相关信息，协助确定采购方式。

3.4 采购方式审批流程

确定采购方式后，需提交相关部门进行审批，确保采购方式的合规性。

审批通过后，按照既定采购方式开展后续的招标文件编制和发布工作。

4. 招标文件编制与发布

4.1 招标文件编制

4.1.1 编制主体

项目负责人或采购代理机构负责编制招标文件。

需要结合项目需求、预算及采购方式来详细编制。

4.1.2 文件内容

招标文件应包括投标须知、技术规格、投标报价等关键信息。

需要明确投标截止时间、评标标准及合同条款等。

4.1.3 审核流程

编制完成的招标文件需经过财务处或国资处进行审核。

审核通过后，由项目负责人或采购代理机构签字确认。

4.1.4 文件修改

若审核过程中发现需修改的内容，应及时进行调整。

修改后的招标文件需重新审核并签字。

4.2 招标文件发布

4.2.1 发布渠道

通过学校官网发布招标公告，确保信息透明公开。

可以选择在指定的媒体或平台发布，扩大招标范围。

4.2.2 发布内容

发布的招标公告应包含项目名称、招标编号、投标截止时间等信息。

需要提供招标文件的下载链接或获取方式。

4.2.3 发布周期

招标公告的发布周期应符合相关法律法规要求。

确保给潜在供应商足够的准备时间。

4.2.4 更新维护

发布后，定期检查招标公告的状态，确保信息的时效性。

如有变更，及时更新公告内容并通知相关方。

5. 投标与评标

5.1 投标流程

5.1.1 投标文件准备

供应商按照招标文件要求，准备包含技术参数、报价、服务承诺等内容的投标文件。

投标文件需在规定的时间内提交至指定地点。

5.1.2 投标文件提交

供应商将投标文件密封并在投标截止日期前提交。

提交的投标文件需符合招标文件中的所有要求和条件。

5.1.3 投标文件澄清

如招标方对投标文件有疑问，供应商需在规定时间内提供必要的澄清或补充资料。

澄清内容需符合招标文件规定，不得实质性改变投标文件内容。

5.1.4 投标保证金

根据招标文件要求，供应商可能需要提交投标保证金。

保证金通常在投标有效期内不可退还，除非投标未被选中。

5.2 评标流程

5.2.1 评标委员会组成

评标委员会由需求部门、采购部门和相关专家组成。

评标委员会成员需具备相关专业知识和评审经验。

5.2.2 评标标准制定

评标委员会根据招标文件制定评标标准，包括价格、技术、服务等因素。

评标标准需在招标文件中明确，并告知所有投标人。

5.2.3 投标文件评审

评标委员会对收到的投标文件进行详细评审。

评审过程需保持公正、公平、透明。

5.2.4 中标候选人确定

评标委员会根据评审结果，确定中标候选人。

中标候选人需满足招标文件中的所有要求，并经得起后续的审查。

6. 合同签订与执行

6.1 合同签订流程

6.1.1 签订前的准备

与中标供应商进行合同条款的初步洽谈，确保双方对合同内容达成一致。

准备合同文本，包括采购合同条款、技术规格、质量标准等。

6.1.2 合同审查

由法律顾问或专业部门对合同进行合法性、合规性审查。

根据审查意见对合同进行修改和完善。

6.1.3 正式签订

双方代表在合同上签字盖章，正式确立合同关系。

将签订后的合同归档保存，以便日后查询。

6.1.4 合同备案

将合同备案于学校相关部门，如办公室或综合部。

确保合同内容的透明性和可追溯性。

6.2 合同执行

6.2.1 货物交付与验收

根据合同约定，供应商按时交付货物或服务。

验收小组对交付的货物或服务进行质量检验和功能测试。

6.2.2 安装调试

供应商负责对采购的设备进行安装和调试，确保正常运行。

验收小组对安装调试后的设备进行复验。

6.2.3 验收合格

验收小组对采购项目进行全面验收，确保符合合同要求。

出具验收合格报告，作为支付资金的依据。

6.2.4 异常处理

若在执行过程中出现任何问题，及时与供应商沟通协商解决。

记录异常情况，并采取相应的补救措施。

7. 资金支付与结算

7.1 支付手续办理

根据合同约定和验收结果，办理资金支付手续，确保支付金额与合同一致。

财务部门需核对发票、合同及验收报告等相关文件，确保无误后进行支付。

7.2 结算流程

完成采购项目的全部结算工作，包括供应商的尾款支付和质保金的结算。

结算过程中财务部门要确保所有结算凭证的准确性和完整性。

7.3 资金管理

财务部门需对支付的资金进行合理管理，确保资金的合理使用和合规性。

定期对资金支付情况进行审计，以防止资金滥用和腐败现象。

7.4 财务报告

财务部门需定期向学校领导报告资金支付与结算情况，确保透明度。

对于大额支付，需提供详细的资金流向和使用情况报告。

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