为了使回函更加有效，在《回复函》中应包括双方主体基本信息：1.您的称呼、地址及联系方式；2.律师事务所的名称、地址、联系方式及律师的姓名；3.文件日期。
再次提示，文件务必注明双方主体信息及日期。其中称呼可以明确主体身份。而日期不仅可以用来识别文档，更是证明案件时间节点的关键信息。例如：当您致电律师事务所询问有关您的来信，您可以询问他们是否已收到您的来信"日期为2020年11月10日"此时日期发挥了识别文档的作用。此外，在法庭上，您的文件时间或许可以成为合同解除时间、利息起算点、诉讼时效中断的关键信息。
基本事实的阐述，可以帮助您更好表达观点，达到回函目的。律师建议《回复函》的事实阐述部分应尽量简洁明了，大的原则为语句陈述尽量客观减少个人主观判断部分。该部分的阐述将会对您之后在法庭上的事实陈述产生影响，此外，为进一步达到文件的目的，可进行略微倾向性的陈述，避免陈述对自己不利的事实。如双方之间已发生多次函件往来情况，如果您想要引用对方或对方律师事务所的较早来函，可以将您于什么时间收到什么文件，里面显示内容进行简要陈述。如果您想要针对性的进行回复，可在紧接着的下一行进行具体回应。
文件目的是《回复函》的核心内容。您应在回函中明确您的回函目的，即您对他们发出《律师函》的回应或者您想要他们做什么?
1.您针对来信的回应
如果您本次发函的目的是回复对方《律师函》，那么需要明确告诉对方您的答复是什么。您的答复是：拒绝/不认同对方所述的有关您疏忽或存在过错的说法、同意对方提出的和解、拒绝对方提出的和解请求、要求更多信息（更多更好的细节）、响应对更多更好细节的要求等等。
2.您想要对方做什么
如果您本次发函的目的是敦促对方采取某些举动，那么您可能希望他们：案件撤诉案件、支付费用（如有）、向您交付材料、向您传递更多信息、给您更多的时间进行处理等等。
律师建议:无论您想要什么，都应该直接写清楚,尽量避免阐述不相关的信息，防止混淆。同时，您还应该确保您的回函是礼貌和正式的。
最后，当您收到对方委托律师发来的《律师函》后，我们建议您：不要动怒也不要慌张，保存好资料文件。
在条件的情况下，应当在收到后的第一时间内寻求专业法律人士进行协助回复，因为所有的书面、语音回复都可能会作为之后案件的证据材料。
