为了使回函更加有效,在《回复函》中应包括双方主体基本信息:1.您的称呼、地址及联系方式;2.律师事务所的名称、地址、联系方式及律师的姓名;3.文件日期。
再次提示,文件务必注明双方主体信息及日期。其中称呼可以明确主体身份。而日期不仅可以用来识别文档,更是证明案件时间节点的关键信息。例如:当您致电律师事务所询问有关您的来信,您可以询问他们是否已收到您的来信"日期为2020年11月10日"此时日期发挥了识别文档的作用。此外,在法庭上,您的文件时间或许可以成为合同解除时间、利息起算点、诉讼时效中断的关键信息。
基本事实的阐述,可以帮助您更好表达观点,达到回函目的。律师建议《回复函》的事实阐述部分应尽量简洁明了,大的原则为语句陈述尽量客观减少个人主观判断部分。该部分的阐述将会对您之后在法庭上的事实陈述产生影响,此外,为进一步达到文件的目的,可进行略微倾向性的陈述,避免陈述对自己不利的事实。如双方之间已发生多次函件往来情况,如果您想要引用对方或对方律师事务所的较早来函,可以将您于什么时间收到什么文件,里面显示内容进行简要陈述。如果您想要针对性的进行回复,可在紧接着的下一行进行具体回应。
文件目的是《回复函》的核心内容。您应在回函中明确您的回函目的,即您对他们发出《律师函》的回应或者您想要他们做什么?
1.您针对来信的回应
如果您本次发函的目的是回复对方《律师函》,那么需要明确告诉对方您的答复是什么。您的答复是:拒绝/不认同对方所述的有关您疏忽或存在过错的说法、同意对方提出的和解、拒绝对方提出的和解请求、要求更多信息(更多更好的细节)、响应对更多更好细节的要求等等。
2.您想要对方做什么
如果您本次发函的目的是敦促对方采取某些举动,那么您可能希望他们:案件撤诉案件、支付费用(如有)、向您交付材料、向您传递更多信息、给您更多的时间进行处理等等。
律师建议:无论您想要什么,都应该直接写清楚,尽量避免阐述不相关的信息,防止混淆。同时,您还应该确保您的回函是礼貌和正式的。
最后,当您收到对方委托律师发来的《律师函》后,我们建议您:不要动怒也不要慌张,保存好资料文件。
在条件的情况下,应当在收到后的第一时间内寻求专业法律人士进行协助回复,因为所有的书面、语音回复都可能会作为之后案件的证据材料。