所有记录条目都应使用蓝色不褪色中性笔书写,确保影印清晰可辨。
记录上的签署姓名应始终都是当前的日期和时间。若补充丢失数据或更改已录入数据前应确认数据正确后签署姓名,填写当前日期;说明较晚录入记录的原因以及如何对其进行回顾性确认。
划掉:用对角线“/”划掉记录中不需要的空白页或部分填写页,标记 “N / A”,并签上名字和日期。如有需要,则在注释部分解释不适用的原因。
纠错:更正错误时,用一条横线划掉错误,并签署姓名和更正日期。录入正确的记录条目。包括对更正的解释。不得涂掉或删除错误录入。原始数据在更正后必须是可读的。必须单独地纠正每一个错误。如果对错误的解释在注释部分录入,必须署名和日期。
打印设备在更换打印纸前应确认打印纸应有警戒线,更换纸时应先关闭打印机电源键,进行换纸操作后应先走纸确认打印纸安装正确后,再开启打印机电源键进行打印,避免因打印纸安装位置不当等原因导致卡纸或数据输出不完整。所有打印输出和附件都清晰可辨。
影印热打印的打印输出,应一并提交原始记录。热敏打印,如湿热灭菌柜的打印输出,会随着时间的推移而褪色,将采用复印来保存数据,原件同时保留。
粘贴记录的骑缝签名。在粘贴到页面或其他记录上时应由操作人、复核人每页骑缝签署姓名和日期。(打印条可粘贴于明确的记录粘贴页、相应记录的背面或空白的A4纸上。)