职场新人电邮使用指南, 你都会了吗思维导图

落魄潦倒

2023-03-21

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电子邮件

商务沟通

每个职场伙伴在工作中避免不了邮件的日常汇报,那么在发邮件汇报时知晓越多才能凸显出你自己的才能,让在职场大军脱颖而出。

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思维导图大纲

1.今日电邮的地位：正式的商务沟通工具和工作档案

习惯使用即时信息交流的人，还需要邮件吗？当然。电子邮件在职场至少能起到以下不可替代的作用：

跨部门联系的统一语言；

阐述难以简单用口头表达说明清楚的事项；

正式工作报告，日常请示和审批；

工作项目的历史档案；

展示责任、维护权益，作为意见不合时和争端解决的依据。

电子邮件的出现，打破了人际沟通在时间和空间上的限制。电子邮件的概念借自白纸黑字书写的邮件，而当年的邮件已经可以实现所谓“异步沟通”。但是一来一往可以长达几个月，信息的传输效率极低，根本不能作为可依赖的方式。因此在中间的过渡期还是需要电话这样的工具，使得人们不得不回到同步沟通。电子邮件的出现既免费又快速，真正使得异步沟通成为了可能。人们可以在收到邮件之后几个小时或者一两天之内进行回复，这个时间既不短又不会太长。

在空间上，人们以前要想打电话必须在固定的处所，收发邮件也需要有一个固定的信箱。而电子邮件的地址是随着人的身体携带的，尽管后来手机也实现了同样的目的，但电子邮件是一切的开端。同时，电子邮件也比其他的方式更早地实现了，即使不是在自己本人的设备上，也可以登录后查收属于自己的信息。

因此，对于现阶段的人来说，在确保邮件不会被过滤入垃圾邮件的前提下，电子邮件是一种比较保险和正式的沟通方式，商务往来中一般使用邮件作为沟通结果的存档。相对而言，比电子邮件还要保险的沟通方式应该是电话，打电话往往可以确保你联系到对方。但是因为电话很多时候都起到确认收到邮件与否的作用，所以有时并不是最正式的沟通手段。

2.商务邮件的几条基本原则

谨记每一封邮件都是正式存档。所以，不要在邮件中聊天。邮件作为沟通的成果固定，没必要给老板展示你们讨论问题的全过程。

不要把自己的脾气和意见带入邮件当中。私下交流怎么说都好，但作为“呈堂证供”的邮件，要是引起歧义和误解，麻烦就多了。

邮件是“笔谈”，对内宽松，对外正式。内部沟通讲究效率，邮件应该直奔主题。而对外邮件，则一定程度代表自身素质和公司形象。

私人问题和网购等场合不要用公司邮箱。实际上，非常多的公司都会完全监控你的工作邮箱里的每一封邮件。让公司知道你下班时在干什么不是个好主意。

3.第一步——选择合适的邮箱

刚刚走入社会的求职者，可能会面对重新选择一个适合的邮箱的问题。有不少我接触过的公司都会拒绝使用QQ邮箱，或者把自己的邮件签名设置成火星文或奇怪名字的人。至少对于互联网公司而言，一个人不会修改默认设置，只能随波逐流，给什么用什么，似乎不是一个好兆头。即使并非互联网公司这么挑剔，对其他公司最好也遵循同样的规矩。

选用不存在网站旗下的Gmail是一个不错的主意。国内大多数邮箱都可以收到来自Gmail的邮件，所以不用担心。用Outlook或者苹果的@me.com邮箱都可以。确实要选择国内邮箱的话，网易系列邮箱，或者QQ邮箱的别名——@foxmail.com邮箱都可以选择。尽可能的选用姓名拼音全拼作为邮箱地址的前缀。

你可以把新申请的求职邮箱的邮件，以及未来单位给你的邮箱的邮件都自动转发到你常用的邮箱，但请务必注意接下来的设置：

在信箱的寄件人姓名以及邮件签名的设置中，一定要写清楚真实姓名，以及必要的联系方式。在设置当中去掉信纸等花哨的东西。因为在网速不好的条件下，光是加载这些信纸就会耗费很长时间，使得邮件的真正内容被淹没。

总而言之，在拿不准领导喜好如何的情况之下，需要把邮箱当中体现自己个性的部分全都先去掉。如果公司有要求，还应该按要求给自己的邮箱签名换上公司的统一模板。

还有，请记得把简历保存为PDF格式。

4.确定主题和收件人

在写信时有一些基本的原则，但是很容易被人们忽略。哪怕是已经工作几年的人，有时候也会犯这个毛病。

一封邮件只写一个主题。在一封家书之中包罗万象那是上辈子的事情。电子邮件是没有成本和时间差的，所以宁可把所有的主题都拆开，分成四五封邮件发送，也不要把所有东西都写在同一封信里。

主题应包含所有核心关键点。邮件的主题应该怎么写呢？比较下面两个主题：——“报告”——“XX部门3月1日下午关于XXX问题的处理结果报告”不用说大家也知道该选择哪一种写法。

同一件事情的发起——跟进——考核在同一个线程完成。所谓线程，是指原邮件，回复邮件，回复上次回复的邮件等组成的一长串邮件的集合。多数邮箱服务的网页版，都支持把同一线程的邮件及其回复放在一起，看起来像是聊天界面。所以，多次回复之后邮件标题有一长串的“Re:Re:Re:Re:Re:Re:”，可以删掉多余的，只留下一个Re:就行。

紧急邮件发布同时在聊天工具，电话等地通知。就像上面说的一样，打电话往往可以确保你联系到对方，起到确认收到邮件与否的作用。

仔细检查收件人。首先，区分“回复”和“回复全部”。公司群发邮件一般是通知，如果确有必要回信，只回复发件人，不要群回。其次，“抄送”的意思是抄送给的那个人必须知道，但没有义务回复。一般是抄送给上级领导或者大Boss。只有和你的直接主管达成共识以后，才抄送更高的领导。