正常情况下，名片是一个人身份、地位的象征，也是使用者要求社会认同、获得社会尊重的一种方式，对于商务人员来说，它还是所在组织形象的一个缩影。所以名片交换应重视其礼仪效应。恰到好处地使用名片，会显得彬彬有礼，令人肃然起敬。
交换名片是建立人际关系的第一步，一般宜在与人初识时自我介绍之后或经他人介绍之后进行。递送名片的先后没有太严格的讲究，一般是地位低的人先向地位高的人递名片，男性先向女性递名片，出于公务和商务活动的需要，女性也可主动向男性递名片。当对方不止一人时，应先将名片递给职务较高或年龄较大的人;如分不清职务高低和年龄大小时，则可依照座次递名片;应给对方在场的人每人一张，以免厚此薄彼。如果自己这一方人较多，则让地位较高者先向对方递送名片。因名片代表一个人的身份，在未弄明对方的来历之前，不要轻易递送名片，否则，不仅有失庄重，而且有可能被冒用。
递送名片时，应面带微笑，正视对方，将名片的正面朝着对方，恭敬地用双手的拇指和食指分别捏住名片上端的两角送到对方胸前;如果是坐着，应起身或欠身递送，递送时可以说一些"我叫× _ ，这是我的名片，请笑纳"或"请多关照"之类的客气话。如果同外宾交换名片，可先留意对方是用单手还是双手递名片，随后再跟着摹仿。因为欧美人、阿拉伯人和印度人惯于用一只手与人交换名片;日本人则喜欢用右手送自己的名片，左手接对方的名片。
接受他人名片时，应起身或欠身，面带微笑，恭敬地用双手的拇指和食指接住名片的下方两角，并轻声说"谢谢" ，"能得到您的名片十分荣幸" 。如对方是地位较高或有一定知名度的，则可道一句"久仰大名"之类的赞美之辞。接过名片后，应十分珍惜，并当着对方的面，用30 秒钟以上的时间，仔细把对方的名片"读"一遍，并注意语音轻重，有抑扬顿挫，重音应放在对方的职务、学衔、职称上;不懂之处应当即请教："尊号怎么念?"随后当着对方的面郑重其事地将他的名片放人自己携带的名片盒或名片夹之中，千万不要随意乱放，以防污损。如果接过他人名片后一眼不看，或漫不经心地随手向衣袋或手袋里一塞，是对人失敬的表现。倘若一次同许多人交换名片，又都是初交，那么最好依照座次来交换，并记好对方的姓名，以防搞错。在公共场合如欲索取他人名片，可以婉转地说："以后怎样向您请教?""以后怎样同您保持联系?"如自己无意送人名片时，可婉转地说："对不起，名片未带。"为了查找和使用起来方便，宜分类收藏他人的名片。对个人名片则可按姓氏笔画分类，也可依据不同的交际关系分类。要留心他人职务、职业、住址、电话等情况的变动，并及时记下有关的变化，以便通过名片把握每位客户、每个朋友的真实情况。
