如何编写办公手册思维导图

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2022-11-25

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如何编写办公手册思维导图

职场

工作方法

讲述了如何编写办公手册：注意事项和具体编写内容

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思维导图大纲

注意事项

指派项目经理。

编写办公室手册是一项艰巨的工作，因此您需要有人负责。根据您组织的规模，可以把任务分配给个人或团队。

人力资源部通常负责编写员工手册，但部门经理可能更适合编写政策和程序手册。

确保编写手册的负责人具有较强的写作能力。手册清晰易读非常重要。

使用适当的语言。

手册需要尽可能有效地将政策传达给所有员工，因此它应该简单明了且易于阅读。

谨慎使用过多的行业术语

确保手册的语言符合贵公司的文化

格式化也很重要。确保你的标题是粗体的，你有一个清晰的目录，并且有足够的空白

鼓励员工投入。

为了确保您充分发挥每个人的作用，请务必向所有员工传达手册的目的以及他们的意见的重要性。

尽量强调该手册将给您的员工带来的好处

例如澄清令人困惑的程序或减少新员工安顿下来所需的时间。否则他们可能只是将手册视为纪律文件。

了解审核流程。

在开始您的项目之前，您应该清楚地了解谁将从事该项目以及以何种身份开展工作。

经常更新它。

办公室手册将是一个不断变化的文档，因此您需要计划经常更新它。您需要从一开始就决定谁将负责更新手册以及修订的频率。

鼓励员工在发现需要对手册进行更改时通知相关人员。

可以选择电子手册，这将更容易经常更新。

编写程序手册

按部门划分。

列出您组织中每个部门负责完成的任务。

此任务分配给一个人或每个部门的一个人。如果它落在一个人身上，确保他或她得到部门负责人的支持。

写职位描述。

定每个员工在每个部门内执行的任务。这将帮助您平均分配工作量，并让您在时机成熟时更好地准备雇用新员工。

创建一个组织结构图来概述每个员工应该向谁报告可能会有所帮助

列出任务列表。

深入地研究每个任务并编写有关如何完成它们的分步说明。

写出详细信息，例如文件保存位置、某些用品的保存位置以及如何联系供应商和客户。

考虑每月和每年的任务。

考虑不经常发生的较大项目，例如季度审查或年度报告。

尝试为每项任务制定时间表

为新员工提供有用的信息。

为新员工提供一些额外的提示，以帮助他们熟悉办公室。

浴室、休息室和收发室的位置

如何使用电话、打印机、计算机和其他设备

在哪里停车

如何订购耗材

编写雇员手册

包括有关工作时间和出勤率的信息。

告知员工预计何时在办公室工作以及预计每周工作多少小时。

还包括有关加班费的信息，确保清楚说明谁有资格和没有资格获得加班费。

确保员工知道如何报告缺勤。

如果您提供灵活的工作时间，请概述利用此优势的程序。

让员工知道他们应该何时以及如何期待他们的薪水。

说说福利。

带薪休假、医疗保险、人寿保险等等。

制定行为准则。

制定纪律处分程序，但要确保它不会太具体以至于在某些情况下可能不合适。

无故缺席和迟到

着装规范

药物/酒精政策

如何与客户和同事互动

社交媒体政策

描述审查过程。

在说明时尽可能具体

办公程序

考虑新员工可能对您的办公室运作方式提出的所有问题

如何打卡进出

午餐和休息政策

远程办公政策

如何请假

如何投诉同事

恶劣天气政策

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