提升工作效率的时间管理技巧思维导图

boaboa

2022-11-18

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工作效率

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现状

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企划

报告

日常工作

为了使工作效率化，首先要掌握自己的现状。在制作企划书、总结报告等时候，如果知道自己日常的工作标准时间，就可以预防拖延工作了

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思维导图大纲

1.尽量把不擅长的事情交给“专业”人士

工作中把专业性不强的工作和不擅长领域的业务，交给专业人士效果会更好。

比如打扫卫生、搬家之类的工作，交给专业的保洁人员和搬家人员，会为自己节省不少时间。

2.外出时要记下“出发时间”和“所需时间”

在笔记本上记下约会预定时，不要只写约会时间，而要把“出发时间”和“路程所要花费的时间”等，也都事前调查好、填写上比较好。

3.写下实际花费的时间，宏观观察自己的工作

偶尔在一天结束时，打开笔记本，在当天日程表的空白处写下实际花费的时间来比较。

观察下有哪些时间被浪费了或者有哪些时间远远超出预期。

4.在工作的间隙设置一定时间的“预备时间”

不要把自己的日程安排的分秒不差，一旦有一项任务出现变故或延期就会影响下面的一长串任务。

要在任务和任务的间隙设置一个“预备时间”。即使工作延迟了，也可以利用预备时间解决，避免影响下一项任务。

5.在间隙时间内插入5分钟能完成的任务

会议或商谈的前后，在路程中产生的短暂时间，若是累积起来，就会成为很长的时间。

为了不浪费这些时间并有效地利用起来，可以事先准备好以利用这个间隙时间为目标的“5分钟就能完成的任务”，会收到很好的效果。

6.利用“计时器”熟悉工作的标准时间

为了使工作效率化，首先要掌握自己的现状。在制作企划书、总结报告等时候，如果知道自己日常的工作标准时间，就可以预防拖延工作了。

7.以“15分钟”为单位设置任务

在工作的过程中，有时会感到厌烦或没效率。这是注意力被打断的证据。

把眼前的工作以15分钟为单位进行划分，一个一个地处理，就能让注意力得以持续。

8.1分钟以内决定，1分钟以内行动

适当的紧张感，有提高判断力和行动力的效果，建议设定为“1分钟以内”。

首先是身体，要渗透进“1分钟以内决定，1分钟以内行动”的感觉。其结果是，不会浪费时间思考，就能直觉性地展开正确的行动。

9.让行为“可视化”，客观分析每一天

你是怎样度过一天的呢？回忆自己的行动，也只剩下粗略的印象。把自己一天的行动好好地做一次“可视化”整理，就能进行客观的分析了。

10.将工作进度“可视化”，然后多次确认，避免风险

工作周期长或是很复杂的话，出现各种各样错误的概率也会越来越高。为了避免这样的危机，有必要采取制作进度表之类的措施，将工作的进展状况“可视化”并多次反复确认。

11.用“5%的空余时间”来做改善

挤出“5%的空余时间”。如果按照工作8小时来算的话，大概就是25分钟。

在早起等方面确保自己的时间，就会觉得自己是工作的主导。然后仔细地思考，脑海中就可能闪现出被工作塞满时没注意到的提高业务效率的方法，就会发现自己也许做了没必要的工作。

12.上班后不要立刻打开电脑

很多人一启动电脑，首先要做的就是检查邮件和阅览网页。于是，或是写着邮件回复，或是一个接一个地浏览相关信息，时间一眨眼就过去了。

上班最初应该做的是制作“TO-DO”列表，决定好回家的时间，决定好当天该做的工作的截止时间，就不难实现作业的效率化。

13.不要把时间花费在谁做结果都一样的工作上

简单的工作短时间就能做完，重要的工作则必须多花费时间。

根据工作的难易度，重新制订工作计划和分配时间，这将使工作成果最大化。

14.“拒绝”时不要犹豫

在不了解的情况下被卷入紧急工作的话，要毫不犹豫地拒绝。要把拒绝的理由简洁、认真地表达出来。

15.如果想不明白的话，与其烦恼不如直接问别人

如果工作中有不明白的地方，首先要自己思考。如果还是不明白的话，最好早点儿询问别人。

向前辈或有相似工作经验的人请教的话，很多时候也能不浪费时间地做好。而且，你向对方求教的姿态，也会让对方想向你伸出援手。

16.把谁都能做的工作交给别人

要一个一个地重新审视，如果是“即使不是自己也能做的工作”，就有必要交给别人。工作刚开始的时候自己全权处理，之后就成了例行工作，毫无波澜地顺利进行着——这样的工作可以分配给任何人。

17.商务服装的搭配要模式化

聚餐日或接待日的服装、办公室业务集中的日子的服装、发表演讲的日子的“决胜服装”等，如上所说，事前考虑好各种商务场合最适合的搭配，然后重复这种穿法是最有效率的办法。

18. “站着工作”处理能力会上升

实际上，坐在椅子上工作很容易让人陷入沉思，也经常导致会谈延长。特意“站着工作”的话，因为这个姿势很难受，为了早点儿结束工作，处理能力就会自然地提高。

会谈之类的事，站着的话，应该也会进展得更迅速。

19.把步幅增加10厘米来走路

要试着问一下亲近的人，自己走路是不是没干劲地趿拉着步子。如果走路无精打采的话，就把步幅增加10厘米，这样看起来的形态和感觉都会不同。

20.日常工作中使用检查列表来防止犯错

明明是自己做的工作，却总是意想不到地犯错误。对于做过很多次的业务，要做好检查列表，不要放过习惯性的错误。

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