涉外邮件礼仪思维导图

拾人心

2023-03-15

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涉外邮件礼仪

涉外礼仪

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思维导图大纲

主题(Subject)

不要空白标题但且不宜冗长，要能反映文章的内容和重要性;

一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理;

回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、 RE一大串，容易给人留下随意不严谨印象。

称呼与问候

恰当地称呼收件者，拿捏尺度。在清楚对方姓名的时候可称呼：Dear Mr./Ms.[姓];不知道姓名的情况下称呼：Dear sir/Madam.

开头结尾都有问候语

最简单的开头写一个“Hi”，结尾写“Best Regards”或者“Sincerely”、 “Best regards”、 “Best wishes”、 “Kind regards”、 “Salutations”、 “Yours Truly······”

正文

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述;

正文行文应通顺，条理清晰，准确清晰的表达;

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件;

一次邮件交待完整信息，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

要避免拼写错误，最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

合理提示重要信息，但不要过多，否则会让人抓不住重点，影响阅读;

对方采用什么语言沟通，我们就用什么语言。有的外国人中文很好，会采用中文发邮件，这个时候我们也应该用中文;

选择便于阅读的字号和字体;

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。

电子邮件末尾加上签名档是必要的，也是宣传自己公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息也不宜过多，只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

你不得不知英文符号习惯：

称呼后面用逗号(,);

英文里没有顿号，把该用顿号的地方换成逗号(,);

英文里，某人说后面跟逗号和引号，且结束的符号放在引号里面;

两个句子之间如果加上连词符号and/or/for/but等，中间用逗号;

英文里没有书名号，语句中有书、杂志、电视剧等名词时，用斜体字表示;

附件

如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件;

附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理;

正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时;

附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件;

如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用;

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

签名档文字选择

签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，fanwenw.com以免成出现乱码。字号一般选择比正文字体小一些。

提醒对方查收

邮件发送过后，应该及时给对方打个电话或是发条短信，没有人会等在电脑前专门查收邮件，所以提醒对方注意查收也是必不可少的，有助于事情的及时解决。

及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行!

主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

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结尾签名

你不得不知英文符号习惯：

附件

结尾签名

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正确使用发送，抄送，密送

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