秘书服务礼仪知识思维导图

上古男污神

2023-03-15

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秘书服务礼仪知识

职场礼仪

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思维导图大纲

秘书服务礼仪知识

随着经济社会的发展和对外交往的增多，礼仪问题越来越受到党政机关、企事业单位等各类社会组织的重视。秘书的礼仪修养水平，能使其行为举止留给人们美好的印象，有助于人们获得交往活动的成功。因此，对于直接为领导者服务、代表着单位和组织形象的秘书人员来说，增强礼仪观念、提高礼仪素养显得尤为重要。

(本图转自360)

秘书服饰礼仪要求

秘书人员的着装既要体现实用性，也要体现装饰性，体现个体自身的审美素质和组织形象。要昼把服饰的自然属性、社会属性、情感属性与秘书公关活动的礼仪属性结合起来，尽可能避免因自己着装不当而使企业的声誉蒙受损失。

1、服饰要以简洁为美

简洁是当今服饰发展的大方向，服饰越简洁、越流畅，其美学效果就越好。秘书人员工作比较繁重，服饰过于烦琐不但不利于工作上轻装上阵，还会让人当做花瓶摆设看待。而简洁的服饰则会给人一种轻松、明快之感，有利于人际间的沟通。

2、扬长避短

秘书人员选择服饰一定要注意扬长避短，尽量避免穿戴与自己体形不协调的服饰，这样才能充分展示自己身材的长处，使自己充满自信地出现在各种社交场合。

3、体现个性

人们戏言鞋合不合适，只有脚知道，说的就是着装要因人而异。一件同样的衣服穿在不同的人身上会产生不同的效果，这是因为不同的人性格气质不同造成的。所以，穿什么衣服应根据个人的特点而定，只有使衣着与自己的年龄、性别、肤色、体形等特点相适应，特别是和自己的性格、气质、个性特征相吻合才是得体的。

秘书日常接待礼仪

接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何, 直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节。

一、打招呼

当客人到来时,秘书应马上停下手头的工作,抬起头,礼貌而热情地招呼来客。打招呼的用语要正式规范。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达要简洁流畅。

二、招待

秘书日常接待的来客大致分事先约好的和没有预约的两种。对经过询问、甄别,没必要由领导人会见,或经请示后领导人无意会见的来客,秘书可以婉言拒绝。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。

1、座次

秘书引导或陪同客人去面见领导时，到达接待室后应将客人引至上座的位置上。引导就座时，长沙发优于单人沙发，沙发椅优于普通椅子，较高的座椅优于较低的座椅，距离门远的为最佳的座位。

2、奉茶

上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是：双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放在临近客人的茶几上，然后右手拿着茶杯的中部，左手托着杯底，杯耳应朝向客人，双手将茶递给客人同时要说您请用茶

奉茶的顺序：上茶应讲究先后顺序，一般应为：先客后主;先女后男;先长后幼。

奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得过满，以杯深的2/3处为宜。继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。

秘书电话礼仪

一、接听电话前

1、准备笔和纸：如果大家没有准备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前。要准备好笔和纸。

2、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。

3、使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。

4、带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。

二、接听电话

1、三声之内接起电话;

2、主动问候，报部门介绍自己;

3、注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑;

4、注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;

5、转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。

6、电话留言要遵循6原则：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行等。

三、打电话礼仪

1、确定合适的时间，当需要打电话时，首先要考虑此时此刻对方是否方便听电话，应该选择对方方便的时间打电话，尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。

2、开头很重要

无论是正式的电话业务还是一般交往中的不太正式的通话，自报家门是必须的，这是对对方的尊重，即使是你熟悉的人，也应该主动报出自己的姓名，因为接电话方往往不容易通过声音准确无误的确定打电话人的身份。

3、通话尽量简单

在工作电话中一般一个电话最常三分钟，超过三分钟应该改成其他的交流方式。

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