规范使用安全生产行政执法文书是安全生产执法监察活动的重要内容，全面准确把握执法文书使用的各项要素，确保执法文书的使用质量，是对每个执法监察人员的基本要求。
（一）安全生产行政执法文书全部都是填充式文书，分为一联式和两联复写式两种，一联式由安全生产监督管理部门备案，两联复写式一份由安全生产监督管理部门备案，一份交相关方如被检查单位、被处罚当事人、被询问人、申请人等。文书应按照规定的格式，使用蓝色或黑色水笔、签字笔或打印填制，要保证字迹清楚、文字规范、书面清洁，语言规范、简练、严谨、真实。文书栏目应逐项填写，不得有空项。摘要填写的，应简明、准确、完整。
（二）文书中当事人情况应当按如下要求填写：当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人（负责人）、地址等事项应与工商登记注册信息一致，并填写全称。
（三）设定文号的，应在文书标注的“文号”位置填写相应的文号，文号形式为：（地区简称）+安监管+文书类别+［年份］+（序数）号，文书类别已在文书上印出，序数按各自单位的统一排序填写。
（四）文书首页不够记录时，可另附页，但应注明页码并由当事人签名并注明日期，当事人如对文书有意见，先签署意见，后签名，均填在“被检查单位负责人（签名）”一栏。
（五）当场制作的文书，应当场交有关当事人审阅或者直接向当事人宣读，并由当事人逐页签字确认。当事人认为记录有遗漏或者有差错的，应当提出补充和修改，并在改动处用指纹或印鉴覆盖。当事人认为内容真实无误的，应在文书上注明“以上属实”等内容并签名。
