根据招标文件及合同中的有关规定提出索赔意向书，意向书中包含索赔桩号或结构物名称、索赔事由和索赔依据、事件发生起算日期和估算损失。索赔意向书中无须附详细的计算资料和证明。这样，监理工程师通过意向书就可以把索赔事件的起因、地点及索赔数额有大致地了解。
索赔意向书递交监理工程师后，需经专业监理工程师签字确认。必要时单位负责人或项目经理、现场负责人及现场监理工程师、专业监理工程师要一起到现场，核对与所报的资料是否一致。
索赔意向书送交监理工程师签字确认后，需及时收集相关的证明资料，即证据。收集的证据要确凿，理由要充分，所有工程费用和工期索赔应附有现场监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明材料。
2.1.1 延期发出图纸引起的索赔 当接到中标通知书后28天之内，承包方有权得到免费由业主或其委托的监理单位提供的全部图纸、技术规范和其他技术资料，并且向承包方进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料，作为承包方应依照合同提出索赔申请。接中标通知书后的第29天为索赔起算日，收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日。
2.1.2 恶劣的气候条件导致的索赔 此类索赔分为工程损失索赔及工期索赔。业主一般对在建项目进行投保，故由恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用。在建项目未投保时，应根据合同条款及时投保，及时进行索赔。该类索赔计算方法：在恶劣气候条件开始影响的第一天为起算日，恶劣气候条件终止日为索赔结束日。
2.1.3 工程变更导致的索赔 分为工程施工项目已进行施工又进行变更、工程施工项目增加或局部尺寸、数量变化等。计算方法：项目部收到监理工程师工程变更指令或业主下达的变更图纸日期为起算日，变更工程完成日为索赔结束日。
2.1.4 以承包商之能力不可预见引起的索赔 由于在工程投标时图纸不全，部分项目承包商无法作准确计算，如地质情况，软基处理等，该类项目一般索赔工程数量增加或需重新投入新工艺、新设备等。计算方法：在承包商未预见的情况开始出现的第一天为起算日，终止日为索赔结束日。
2.2.1 索赔意向书提交后，从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止，认真做好同期记录，每天均需记录，且有现场监理工程师的签字;索赔事件造成现场损失时，还需做好现场照片、录像资料，并保证该资料的完整性，且粘贴打印说明后请监理工程师签字。否则在索赔时难以成为有利的证据。
2.2.2 同期记录的内容有 事件发生时及过程中现场实际状况，导致现场人员、设备的闲置清单;对工期的延误;对工程的损害程度;导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量及有效票据等。
2.3 详细情况报告 在索赔事件的进行过程中(每隔一星期，或更长时间，或视具体情况由监理工程师而定)，项目部向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告，说明索赔事件目前的损失款额、影响程度及费用索赔的依据，同时将详细情况抄送、抄报相关单位。
2.4.1 当索赔事件所造成的影响结束后，项目部在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告，同时抄送、抄报相关单位。
2.4.2 最终报告应包括以下内容：①项目部的正规文件。②索赔申请表：填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。在高速公路工程施工中，索赔项目一般包括工程变更引起费用、工期增加;由于地方关系影响，造成局部或部分地段停工等引起的机械、人员停滞，相应工期及费用增加等。索赔依据一般包括在建工程技术规范、施工图纸、工程承包协议、业主对单位施工进度计划的批复、业主下达的变更图纸、变更令及大型工程项目技术方案的修改等。索赔证明文件包括业主下达的各项往来文件及项目部在施工过程中收集到的各项有利证据，此方面多数施工单位往往在施工过程中只对存在的问题向上级主管单位进行口头汇报或只填写索赔意向书，而不注重证据的收集，故业主对很多本来对施工单位有利的索赔项目不进行最终的批复，导致索赔不成。索赔金额及工期的计算一般参照承包单位与业主签订合同中，包含的工程量清单、交通部公路工程概预算定额、定额编制办法、机械台班单价，地方下达的定额补充编制办法及业主、总监下达的有关文件进行计算。③批复的索赔意向书。④编制说明：索赔事件的起因、经过和结束的详细描述。⑤附件：与本项费用或工期索赔有关的各种往来文件，包括项目部发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料等。
