在工程实施过程中发生索赔事件以后，或者承包商发现索赔机会，首先提出索赔意向，即在合同规定的时间内，将索赔意向通知书及时通知发包人或者工程师，向对方表明索赔愿望、要求或者声明保留索赔权利，这是索赔工作程序的第一步。承包人向发包人的索赔应当在索赔事件发生以后，持证明索赔事件发生的有效证据和依据正当的索赔理由，按照合同约定的时间向发包人递交索赔通知，发包人应按照合同约定的时间对承包人提出的索赔进行答复和确认。根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书，意向书中应包含索赔桩号(结构物名称)、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失，无须附有详细的计算资料和证明。这样，使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。
在索赔资料准备阶段，主要工作有：跟踪和调查发生的事件，掌握事件发生的详细经过;分析事件产生的原因，划清各方责任，确定索赔依据;损失和损害调查分析和计算，划清各方责任，确定工期索赔和费用索赔值;收集证据，获得充分和有效的各种证据;起草索赔文件。
提出索赔的一方应该在合同规定的期限内向对方提交正式的书面索赔文件，索赔文件包括总述部分、论证部分、索赔计算部分及证据部分。
对于承包人向发包人的索赔请求，索赔文件首先应该提交工程师审核，工程师根据发包人的授权和委托，对承包人的索赔的审核工作主要分为判定索赔事件是否成立和核查承包人的索赔计算是否正确，合理，并在授权范围内初步作出判断，初步确定补偿额度，或要求补充证据，或者要求修改索赔报告，对索赔的初步处理意见要提交发包人。
对于工程师的处理意见，发包人需要进行审查和批准，然后工程师才可以签发有关证书。
对于工程师的初步处理意见，发包人或承包人可能都不接受或其中的一方不接受，三方可就索赔进行协商解决，达成一致意见，如协商无法达成一致意见，则发包人或承包人可根据合同约定选择仲裁或诉讼的方式解决。
