工程项目管理中档案资料质量的控制思维导图

我有一颗少女心耶

2023-03-01

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建筑工程管理

工程档案管理

工程项目管理是以工程项目为对象的系统管理方法，通过一个临时性的专门性的柔性组织，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。它可以被称为一项复杂的管理过程。工程项目管理的目标是完成工程项目任务，其中包括工程档案的审核与归档。工程项目管理部门档案资料质量的控制重点在以下三个方面：施工图设计文件（含变更）、厂家资料、现场施工文件。

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思维导图大纲

1、施工图设计文件（含变更）质量的控制：

施工图设计文件由设计院编制，是现场施工的依据，也是编制竣工图的依据。广东石化炼油千万吨改扩建工程由洛阳院、南京院、中元公司、东华科技股份有限公司等多个设计单位设计，各设计院有其独特的编制方式，如洛阳院的设计文件以文表号代替专业，不再在图标中增加“专业”栏，南京院的图纸可能出现图纸、目录、分目录同时出现在一个目录号中，而中元公司的设计图纸的图号则由工号、专业、年号等组成，各专业一目了然，不足之处则是同一个项目可能有多个工号，同一工号可能有数个总目录，给人以混乱的感觉……。各设计院所出的变更单也基本存在工程名称、单元名称、项目号、图号等与规定的有所差异，重号、缺号情况较为普遍，并有大量的传真件、大量的变更内容。同时，代材单、变更单不注明原图号，给编制竣工图增加了难度。

做好设计文件质量的控制，首要的一点是资料人员要了解各设计院的特点，做好验核工作，验核的要求包括：

①清单与实物是否相符，目录与内容是否一致；

②图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的一致；

③本次来图与历次的来图有无矛盾或错误，代材单、变更单、工程联络单是否规范、有无重号或空号，存在哪些复印件、传真件，修改量大约占多少等情况。来目录时核该目录及目录下的所有文件，来分目录时核整个专业的所有文件，来总目录或总分目录时核整个装置或单元的所有文件。验核应做到：发现问题及时进行汇总、处理，不能及时处理的应做好跟踪。所有设计文件存在的问题都应在项目中交前全部解决。

2、厂家档案质量的控制

厂家档案资料由厂家提供，经采购方验核后移交，有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容，包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别，有国产和进口之分，资料本身复杂繁多，加之涉及厂家多，各厂家提交的资料又各有其特点，情况复杂，给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般情况下，商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求（也有未要求提交资料的），就我厂而言，参与签订合同的部门有采购部门、使用单位、专业管理部门等，工程管理单位及档案管理部门被排除在外，而在厂家提交资料时，采购人员不予把关，在将资料发给使用和管理部门后，这些部门也很少核实其完整性，造成长期以来工程管理部门只能是被动的接收，即交什么收什么。而商务合同或协议的多头签订造成归档难，档案部门难以了解项目的应交资料情况，也只能是被动的归档。

①规范合同内容；

②全面了解施工图纸中应采购的设备仪器仪表情况，并进行汇总；

③要求EPC单位及时移交商务合同及其技术附件，并把资料内容补充到汇总表中；

④要求供使用及专业管理部门的资料提前移交，以掌握厂家资料提供的进度和初步审核资料情况，及时做好反馈和督促EPC单位进行完善，尤其是做好厂家现场安装调试资料的及时收集。

3、施工文件质量的控制

做好施工文件的质量控制，档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任，档案人员从档案的角度进行把关，其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，即不只是从档案的角度把关，也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关，与项目经理和监理工程师的把关，有一定的互补性——资料员清楚项目共包含哪些的内容（图纸），现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。

档案资料管理是工程管理的一部分，工程的内容体现在项目图纸之中，若干套图纸构成一个完整的项目，这一点，项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚，因而，项目管理单位应做好：下达计划要科学，图纸发放要严格按计划，资料的归档严格根据图纸的发放情况，如此环环相扣，方可做好资料工作。

进行施工文件的质量控制，主要分以下几步：

①对照合同、计划及图纸发放情况，验核竣工图及设计变更单是否齐全；

②验核交工记录是否齐全；

③验核设计变更是否已全部在施工图上体现；

④验核所有资料是否符合归档的要求，包括：表格的填写、会签、盖章，综合卷册及专业卷册组卷是否合理，竣工图的折叠是否符合规范等。

档案资料质量控制包含在整个项目管理的过程中，上述的一点尝试虽不愧为行之有效的办法，但在实际的操作中，遭遇的困难也是显而易见的，主要有：

由于项目复杂，涉及多套装置或单元同时进行，工期紧，在一切为了进度的前提下，出现了大量的设计变更。一方面，无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图，均不能全面反映真实的最终情况，遗漏现象较为严重；另一方面，项目经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个项目，现场任务重，未能尽职做好交工资料的审核工作。

制度不健全。资料作为档案的前身，没有一个主管单位，也没有一个完整规范的管理制度。如的《设计文件发放暂行规定》仅规范了内部发图的程序，对设计院的设计出图并没有统一的规定；《随货资料的管理规定》仅规范了作为甲方的采购部门采购时随货资料的内容和份数，并没有规范资料的质量及验核的责任，更没有包括对EPC项目中随货资料的管理要求。

设备仪器仪表的采购合同及技术协议的签订没有固定的主管部门，造成技术协议归档困难，按协议执行的难度也大。

各施工及工程管理单位，大多不重视档案资料工作，一些施工单位无资料员，有资料人员的单位也往往将资料员按最低的待遇，在一定程度上打击了人员的积极性。对项目管理单位而言，一方面，在施工阶段，需要和着现场紧张的节拍而忙着资料的验发，同时需兼顾归档的要求和为归档而准备，另一方面，在工程完工后，又要忙着交工资料的编制和审核，无休无止，成了整个项目阶段最饱和和繁忙的岗位，而资料岗位却是唯一的一个享受“二线”待遇的技术岗位（甚至低于招标和计划人员），因而，存在责任心不强、人心不稳的情况，一些资料员干脆就装聋作哑，不认真把关就直接移交档案馆，等档案馆发现问题再来解决……

刘月华

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