在使用纸张文件的环境下,书面材料传统上所起的功能很多,基本上包括以下11种:
确保有可以看得见的证据,证明各当事方确有订立契约的意向以及此种意向的性质;
确保文件恒久保持不变,因而提供对于一项交易的永久性记录;
使一份文件可以复制为若干份,以便每个当事方持有一份同样的数据;
最后体现出书面文件作者的意向并提供该意向的一份记录;
在为了生效目的而要求书面的情况下,使之产生法律权利和义务。
需要注意的是,传统的书面形式所传递的信息或提出数据的要求,常常是在书面形式要求之上再加上其他不同于“
书面形式”的概念,例如签字和原件。而且还有多种层次的形式要求,各个层次提供不同程度的可靠性、可查核性和不
可更改性。甚至在某些国家,既未注明日期也无签署的书面文件,甚至没有作者姓名,只是信纸上端印上名称者,也视
为“书面”,尽管在并无其他证据(例如证词)的情况下,它在文件的作者权方面并无多大证据价值。另外,按照目前
在书面环境中对于数据完整性以及对于防止作弊等问题的处理方式,一份弄虚作假的文件也会被当作“书面”看待。总
之,“证据”和“当事方约束自身的意图”这类概念应与数据可靠性和核证等较大问题相联系,而不应作为“书面形式