企业应收账款的控制思维导图

茶饭无心

2023-02-25

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控制

企业

客户

应收账款

销售

信用

风险

情况

建立

商帐追收

账款催收

应收账款催收

【提要】应收账款是企业因销售商品,或提供劳务等活动为客户提供商业信用所形成的应收而未收的款项。形成应收账款的直接原因是赊销。在市场经济的条件下,应收款项这项赊销活动是不可避免的,虽然大多数企业希望现销而不愿赊销,但是面对竞争,为了稳定自己的销售渠道、扩大销路、减少存货、增加收入,不得不向客户提供信用业务。应收账款的形成增加了企业风险。因此,企业必须加强应收账款的管理,合理确定信用政策,及时收回应收账款。

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思维导图大纲

一、应收账款的成因

1.业务人员在开拓市场,争取客户订单的时候,通常都会遇到来自客户的要求:采取先交货后付款的方式进行交易,并且要求尽可能地提供宽松的信用条件(尽可能多的赊销数量和尽可能长的付款时间)。然而,结果往往是,相当一部分客户却未能履行付款承诺。

2.客户信息主要是掌握在业务员手中,公司各级决策者缺乏形成正确决策所需的足够信息和资信依据。对于一些信用较差的客户或交易价值不大的客户却因为业务人员盲目开发,缺乏准确的信用风险评估而放松了交易条件,为日后收款带来隐患。

3.很多企业面对激烈的市场竞争环境,采取了各种形式的层层业务承包方式(如销售额提成),然而,这些经营管理方式在追求对员工或管理者激励的同时,往往弱化了企业风险控制机制,大量的货款拖欠和坏账给企业造成了巨大的损失。

4.货款回收工作主要是依赖于业务员,在回款期限上随意性大,客户延期付款的情况过多,一些客户已形成惯性拖欠。而财务部门只是事后管理,处理长期欠款。

二、应收账款是一项风险投资

具体表现在:

1.应收款项越多,坏账损失的概率就越大;

2.为了尽快收回应收账款,向客户提供现金折扣时会损失部分现金收入;

3.催收应收账款会增加收账费用;

4.应收账款机会成本较大;

5.在通货膨胀的条件下,应收款项会给企业带来购买力的损失。更严重地说,应收账款的失控会导致企业的倒闭。

在买方市场条件下,完全实行无赊销经营是相当难的,不可避免会产生新的应收账款,关键是如何控制新增欠款,使之无风险或将风险降到最低。

三、应收账款的控制

(一)售前管理-建立健全客户信用标准

应收账款过多,会影响企业现金流、财务状况和正常经营,单纯的事后催收和控制远不能解决问题,不能清除应收账款对企业的消极影响,同时催收和控制本身也给企业带来诸如增加费用、丧失市场、内部失衡等新的麻烦,这就敦促经理人要创新思维,把眼光投向事前控制。因此,建立企业信用管理制度显得十分重要。售前管理主要是将管理重点前移到销售业务发生之前,针对客户的价值和风险进行统一的评估和预测。

1.以了解客户为前提

客户不仅是公司财富的来源,也是公司风险的来源。没有健全、科学的管理制度,再好的技术手段也不能发挥应有的作用,因此应该做好客户的资信档案管理及信用等级评估,因为给予客户一定的信用额度即意味着信赖,而信赖应以了解为前提,因此必须了解以下三个方面的风险:

(1)偿付风险-客户有破产危险吗?此方面主要是评估客户的资金实力如何,偿还能力如何?

(2)流动性风险-客户能及时付清货款吗?此方面主要是评估客户的付款情况。

(3)销售量风险-客户业务在增长还是在下降?此方面主要是评估客户的销售总量、市场占有率、销售网络及开拓能力。

通过以上三方面的评估,对客户定出一个风险级别及一个初步的赊销额度。

2. 要求客户填报赊销申请表

申请表内容包括:

(1)企业名称并说明类型,如个人、合伙或是有限责任公司。

(2)发票及账单寄送地址。

(3)独资人或合伙人的全称及家庭住址。必须清楚任何形式的非有限责任公司的独资人或合伙人的个人财产也有清偿公司债务的责任。

(4)有限责任公司的注册号、注册地点、税务登记号及联系人等。

(5)企业创建时间。创建时间不到两年的企业,破产的可能性相对较高,在双方的买卖关系进一步发展之前,尽可能压缩信用额。

(6)估计进货额。此数据一定要由客户估计,而不是销售人员估计,因为后者往往过于乐观地高估,从而为赊销额度的确定造成风险。

(7)其他赊销参考。如客户的银行信贷评级、财务报表、信贷代理机构的报告、所在地的产品市场需求、市场竞争、最终用户、客户管理能力等,甚至包括一些表面印象, 如与客户接触感觉如何?客户内部组织完善吗?他们回复电话、信件及时吗?办公室厂房情况如何等。

3.建立客户赊销表,形成客户赊销管理制度

在收到有关客户的赊销申请表后,可结合现有客户的赊销限额或信用期限,对有关客户重新评估,决定一个合乎实际销售情况的赊销额度及赊销期限。所以要确定一个原则:就是只有那些有偿付能力的客户才应列入公司赊销对象。建立每个客户赊销表,以此为赊销行为的依据,随着客户资信情况及销售情况的变化及时调整赊销表,对客户增加及更名按同样程序进行,这样使赊销行为有法可依,赊销对象具体化,用以控制赊销风险。

(二)售中控制

1.加强销售合同的管理

对客户进行信用等级评估后,与客户签订销售合同。赊销限额及信用期限是销售合同其中一个重要的内容。依合同开展销售的各环节,并按合同与订单组织生产与销售,杜绝无合同或不按合同发货。

2.运用ERP系统,建立健全新增应收账款的销审批制度

企业要建立一个以财务为中心,以销售为龙头,进销存一体化的ERP系统,通过销售系统,建立客户资信等级评估,确定信用条件,并即时反映该客户的销售情况、收款情况及赊销情况,由信用管理部门随时掌握客户的状态,对不符合信用条件的,如到期货款未付清的不予发货,实现系统自动拒绝处理超出信用条件的客户订单,使每个客户的销售与资金回笼按合同及信用条件操作,保证应收账款良性循环,最大限度地减少赊销的风险。

3.定期对账

制订一套规范的、定期的对账制度,避免双方财务上的差异而造成呆、死账现象,同时对账之后要形成具有法律效应的文书,而不是口头承诺。

4.制定合理的激励政策

5.建立经销商的库存管理制度

通过对经销商库存的动态管理(销售频率、销售数量、销售通路、覆盖区域等),及时了解经销商的经营状况,保证销售的正常运转,有效地控制应收账款。

(三)售后控制--应收账款管理制度

一般而言,客户逾期拖欠账款时间越长,账款催收的难度越大,成为呆坏账损失的可能性也就越高。企业必须要做好应收账款的账龄分析,密切注意应收账款的回收进度和出现的变化。

1.对应收账款实行动态管理。财务部应每月做好应收账款明细表及账龄分析表。账龄分析表应列示如下内容:

(1)各客户最近四个月的销售额、收款额、余额。

(2)账龄情况。时间包括数期内、超数期30天内、超数期30~60天内、超数期60~90天内、超数期90~120天内、超数期120天外。

(3)对余额大或数期长以及销售量或收款有异常的情况,要用文字说明,以引起高度重视。

(4)对接近超过时效期限的欠款客户,提前半年采取发对账函或催收函的形式让对方确认欠款并延长时效期,以便以后诉讼需要。

(5)对赖账的客户或发现客户有异常情况的,要及时通过法律诉讼。

2.建立应收账款分类建档制度

为了增加将来的营业机会必定产生应收账款,但不能忽视应收款项产生的风险。客户危险信号包括:①发出空头支票;②承诺付款未能兑现;③永不回复留言;④发出期票;⑤支票被银行退回;⑥转换银行;⑦卷入法院诉讼;⑧以低于成本倾销货物;⑨增长速度过快。当出现以上信号时,企业要将该客户列入重点跟踪对象。

3.建立应收账款催收责任制度

在国外,大部分的赊销额度与风险级别确定都是根据客户的财务状况及银行资信获得的。但在国内,因资料相对缺乏,建议结合使用风险级别及二八定律来进行赊销管理。即20%的客户占销售额的80%,应先集中力量将这20%的客户管理好。给予客户一定的信用期。比如对有信用的大客户的信用政策是"货到30天"的次月5日付款。

4.企业对各种不同逾期账款的催收方式(即收账政策)是不同的。对逾期较短的顾客,不过多地打扰,以免将来失去这一市场;对逾期较长的顾客,频繁地信件催款并电话催收;对逾期很长的顾客,可发律师函,必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼等等。

5.追款

(1)联系。销售人员要适时与客户保持电话联系,随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖欠款的原因。

(2)信函。销售人员要对客户进行全程跟进,与客户接触率与成功回收率是成正比的,越早与客户接触,与客户开诚布公的沟通,被拖欠的机会就会越低。

(3)走访。销售人员要定期探访客户,客户到期付款,应按时上门收款,或电话催收。即使是过期一天,也应马上追收,不应有等待的心理。遇到客户风险时,采取风险预警和时时、层层上报制,在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下,由主管、经理等参与分析,及时对下属申报的问题给予指导和协助。

6.对已拖欠款项的处理

(1)文件。检查被拖欠款项的销售文件是否齐备;

(2)收集资料。要求客户提供拖欠款项的事由,并收集资料以证明其正确性;

(3)追讨文件。建立账款催收预案。根据情况不同,建立三种不同程度的追讨文件--预告、警告、律师函,视情况及时发出;

(4)最后期限。要求客户了解最后的期限及其后果,让客户明确最后期限的含义;

(5)要求协助。使用法律手段维护自己的利益,进行仲裁或诉讼。