法院在裁定启动清算程序后成立清算组之前,首先指令公司或股东提交债权人债务人名册和财务账册。因为要完成对公司的清算,必须能够确认公司的财产、债权债务,因此,提交债权人债务人名单及财务账册是必备的前提条件。如果公司无法提供或者拒不提供上述材料,则导致事实上的清算不能,成立清算组反而会产生不必要的费用。故指令提交债权人债务人名单和财务账册,应在成立清算组之前。而且也可以据此确定是否需要根据债权的大小和多少确定是否需要债权人参加清算组。
在公司股东或高管人员提交债权人、债务人名册及财务账册凭证,具备清算的初步前提下,确定清算组成员。对于是否需要所有股东参加,《台湾公司法》第七十九条规定:公司之清算,以全体股东为清算人。《日本商法典》第一百二十一条规定,清算由业务执行股东实行。14笔者认为,原则上应通知所有的股东参加,如果无法有效通知所有的股东,或者有部分股东不愿参加,但不影响清算工作的进行的,则不需要所有的股东必须参加清算。如果股东太多,可以推荐股东代表组成清算组。至于债权人是否需要参加清算组,则应视情况而定。如果是债权人申请对公司进行强制清算,则申请人应成为清算组成员,其他债权人是否需要成为清算组成员,可以根据债权额度的大小来确定。
成立清算组后7日内,清算组应将公司清算司法介入、清算组组成等事项书面通知公司登记机关、税务机关、劳动部门以及开户银行,涉及国有资产的,还应当通知国有资产管理部门。我国可借鉴法、英、美、德等国的做法:清算期间,在公司前加上“清算中的公司”字样可突出公司处于清算状态,便于识别。现实中债权人和小股东权益受到损害的主要原因就是由于信息的滞后,如果能够及时得到公司解散的信息,就不会发生到采取诉讼手段保护自己的合法权益时才发现该公司已人去楼空以至于债务不能实现的情况。
清算组清理公司财产时,需要通过必要的诉讼予以确认的,则以清算组名义提起诉讼。对于需要法院采取强制措施如进行财产保全、查封银行存款等措施的,则由清算组向法院提出申请,经法院审查确认后予以采取。并对公司的非金钱财产进行财产估价。
确认债权债务时,清算组应通知和公告债权人申报债权,核对其证明材料,包括对异议债权的认定和处理及必要的诉讼确认。并处理与清算相关的公司未了结的业务,终结公司的各种法律关系,包括:为了结公司现有业务而对尚未履行完毕的合同进行清理,包括继续履行或终止履行或解除合同;催收应收款,收回债权;代表公司参与民事诉讼活动等。
在公司的债权清理完毕,债务登记清楚和财产变价处理完以后,清算组应当重新编制资产负债表和财产清单,制定清算方案,并报法院确认。清算组制定的方案经确认后,清算组即可按清算方案执行。公司清算结束后,清算组应制作清算报告,提交法院确认。对于清算结束前发现的遗漏债权,可予一并纳入清算。如清算结束后发现遗漏债权的,如在剩余分配财产范围内的,则由各股东按所得剩余分配财产限额内承担清偿责任;对于超出剩余分配财产范围外的数额,根据清算组成员在清算过程中是否存在过错来确定是否应承担赔偿责任。