(1)信头(Letterhead) 信头是写信人公司的名称，位于信纸的上部。外贸公司或厂家一般都备有印有信头的信笺。信头通常应包括公司名称、地址、邮编、电话号码、传真号码、E-mail等。
(2)日期(Date) 日期的写法有三种：(1) 10th March,2001 (2) March 10,2001 (3) March 10th,2001
(3)引证号码(Reference) 一般有两个：Our Ref:/Your Ref: 它是发信人为了便于归档分类所作的编号，同时也是希望对方复信时指明原信编号，以便查找。引证号码通常可用文件号码、部门编码、函电书写者姓名的缩写及打字员姓名缩写等来编制。
(4)信内地址(Inside address) 收信人的公司名称及地址。
(5)称呼(Salutation) 写信给公司时常用 Dear Sir(s) [英]或 Gentlemen[美、加]，如写信给公司的某个人，可用 (My) Dear Mr. …女性用 Dear Madam…，较熟悉的人可称呼 Dear John，Dear Alice等。
(6)事由(Subject line) 位于称呼语下面，常用大写或划底线形式以示醒目，使收信人一看便知其内容，并能及时转交有关经办人。事由一般言明信件的主题，也可写明商品名称、数量、订单合同号码等。
(7)正文(Body) 大多包括三部分：第一段：引导段;第二段：提供信息或说明事实;第三段：涉及将来的打算和行动。
(8)结尾敬语(Complimentary close) 外贸函电不管什麽内容大都采用格式俗套Yours faithfully/sincerely/truly, 其中Yours可以与后面成分颠倒，如 Sincerely yours,。
(9)签名(Signature) 签名通常打印在手写签名的下面，其下打印写信人的职务或职位。
(10)附件(Enclosure) 外贸书信常有附件随信附寄，如：报价单、发票、支票等。附件位于信纸左下角，用缩写ENCL或(ENC)表示，后用冒号，然后注明附件名称，如：
