在出口合同的履行过程中包括备货、催证、审证、改证、租船订舱、报关、报验、保险、装船和制单结汇等多种环节。其中又以货(备货)、证(催证、审证、改证)、船(租船订舱)、款(制单结汇)4个环节最为重要。
备货工作是指卖方根据出口合同的规定,按时、按质、按量地准备好应交的货物,并做好申请报验和领证工作。
备货是进出口公司根据合同和信用证规定,向生产加工及仓储部门下达联系单(有些公司称其为加工通知单、或信用证分析单等)要求有关部门按联系单的要求,对应交的货物进行清点、加工整理、刷制运输标志以及办理申报检验和领证等项工作。联系单是各个部门进行备货、出运、制单结汇的共同依据。在备货工作中,应注意经下几问题:
a. 货物的品质、规格,应按合同的要求核实,必要时应进行加工整理,以保证货物的品质、规格与合同规定一致。
b. 货物的数量:应保证满足合同或信用证对数量的要求,备货的数量应适当留有余地,备作装运时可能发生的调换和适应舱容之用。
c. 货物的包装和唛头(运输标志):应进行认真检查和核实,使之符合信用证的规定,并要做到对保护商品和适应运输的要求,如发现包装不良或破坏,应及时进行修或换装。标志应按合同规定的式样刷制。
d. 备货时间:应根据信用证规定,结合船期安排,以利于船货衔接。
凡属国家规定,或合同规定必经中国进出口商品检验局检验出证的商品,在货物备齐后,应向商品检验局申请检验,只有取得商检局发给合格的检验证书,海关才准放行。凡经检验不合格的货物,一律不得出口。
申请报验的手续是,凡需要法定检验出口的货物,应填制“出口报验的申请单”,向商检局办理证件取验手续。“出口报验申请单”的内容一般包括:品名、规格、数量(或重量)、包装、产地等项。如需有外文译文时,应注意中,外文内容一致。“申请单”还应附上合同信用证副本等有关单据,供商检局检验和发证时参考。
申请报验报验后,如出口公司发现“申请单”内容填写有误,或因国外进口人修改信用证以致货物规格有变动时,应提出更改申请,并填写“更改申请单”,说明更改事项和更改原因。
货物经检验合格,即由商检局发给检验证书,进出口公司应在检验证书规定的有效期内将货物出运。检验证书的有效期,一般货物是从发证之日起两个月内有效;鲜果、鲜蛋类为两星期,植物检疫为3星期内有效;如超过有效期装运出口,应向商检局申请展期,并由商检局进行复验合格后才能出口。